Minden olyan cégnek, szervezetnek aki készlet nyilvántartást vezet, kötelező évente legalább egyszer leltározást végezni. A készlet főkönyvi számon mérlegben szerepeltetett értékeit a leltárnak analitikusan alá kell támasztani. Esetenként ez gyakoribb is lehet a szervezet belső szabályzatától vezetői, tulajdonosi rendelkezésektől függően. A leltározás menüpont ezt a tevékenységet hivatott meggyorsítani, pontosítani és egyszerűsíteni. A leltározás munkák sikeres elvégzése jórészt a helyes szervezéstől és előkészítéstől függ. A leltározás az év végi zárlai tevékenységek legfontosabb része.
A leltár különbözetet legkésőbb a könyvviteli zárlat (leltár kezdete +30 nap) alkalmával kell rendezni. A vállalkozás éves mérlegében csak a leltárkülönbözetekkel módosított eszközérték vehető fel!
Leltározás módja
- leltározási ütemterv ( körzetek fizikai elhatárolása, leltárívek előkészítése), mérőeszközök ellenőrzése, személyi feltételek megteremtése)
- készletek előkészítése ( saját - vásárolt, előállított, idegen készlet elkülönítése, úton lévő készlet)
- mennyiségi felvétel (tényleges, megszámlálás, megmérés)
- egyeztetés (nyilvántartás alapján, a leltár felvételt követő összehasonlítás)
Leltározást megelőző tevékenységek
Készlet nyilvántartás előkészítése ( különbözetek feltárása)
- beszerzési számlák ellenőrzése a könyveléssel (beszerzési számlák likvidálása)
- önköltségi ár megállapítása
- szállítói szállítólevelek összevetése a számlákkal ( minden szállítólevélhez megérkezett a számla)
- úton levő készlet ellenőrzése, kizárólag ezek lehetnek nem számlázott státuszú szállítólevelek
- az úton levő raktárban "ragadt" készlet visszavezetése a megfelelő raktárba ( adminisztrációs hiba, nem megfelelő raktárból számlázás)
- minőségben csökkent termékek értékelése (készlet áron kivezetés, új beszerzési/önköltségi áron visszavételezés)
- sérült termékek kivezetése a készletből, selejtezés ( nem selejt az év közben a vállalkozás céljára felhasznált készlet!!!)
- készlet tárgyi eszközzé átsorolása
- leltár ívek elkészítése, (leltár ívre mennyiség, érték áttöltés)
- "vak" leltár esetén a leltár ívre az aktuális készlet nem kerül kiírásra, nem összehasonlítás történik
- a leltár kezdetének dátumának és a raktári karton készletérték egyeztetése még a felelt mennyiség visszarögzítését megelőzően ( ennek pontosan egyezni kell, ellenkező esetben a leltár hibás)
Leltár könyvelés
- készletezési hiba, amely kompenzálható (hasonló cikkszámú cikken többlet, a másiknál azonos mennyiségű hiány)
- készlet természetéből eredő hiány ( nem pontos mérés)
- tényleges hiány (jegyzőkönyv)
- tényleges többlet ( adminisztrációs hiba)