Az elektronikus módon hitelesített számla feldolgozása könyvelési szempontból megegyezik a hagyományos számlák rögzítésével. A fő különbség a megőrzés módjában van, mivel az e-számlák kinyomtatott verzióban már elvesztik az érvényességüket, hiszen csak eredeti E-dokumentum formában hitelesek. Ezért gondoskodni kell az eredeti (elektronikus formában) történő tárolásról.
A SUP® rendszer lehetőséget biztosít az elektronikus számlák tárolására/archiválására azáltal, hogy a kapott elektronikus dokumentum csatolható a felvitt könyvelési tételhez. Az így csatolt E-számla a könyvelési adatbázis részét fogja képezni, így a későbbiekben bármikor megjeleníthető.
A bizonylat kontírozására a számviteli törvény ad leírást. Az alapelv, hogy a számviteli bizonylat és a számviteli nyilvántartások közötti kapcsolat egyértelmű, visszakereshető, könnyen ellenőrizhető legyen.
A jogszabályból több megoldás olvasható ki, melyek közül a SUP® rendszer az alábbit támogatja:
Számla egyedi azonosítójának rögzítése a könyvelési tételhez a rendszerben. (Egyedi azonosító lehet például a számlaszám, mely azonosítóval az E-számla logikailag hozzárendelhető a bizonylathoz)
A Pénzügy | E-számlák nyilvántartása menüpont lehetőséget biztosít, az adatbázisban tárolt E-számlák exportálására, ellenőrzésre átadás céljából.
Az E-számlák fizikai megjelenési formája:
- Egyedülálló PDF dokumentum: ez a jelenlegi leggyakoribb forma. A PDF formátum lehetőséget biztosít arra, hogy egyetlen file létrehozásával teljesen biztosított legyen az E-számlák követelményrendszere. Ez esetben az ellenőrzéshez szükséges XML file a PDF dokumentumon belül, csatolmányként van tárolva.
A számla befogadásakor az elektronikus aláírás és időbélyeg érvényességének ellenőrzése szükséges. Csak hiteles E-számlák esetén van lehetőség az ÁFA levonásra. - PDF + XML dokumentum: a számla olvasható formátumát elektronikusan hitelesített PDF dokumentum biztosítja, az ellenőrzési formátumként előírt XML file külön dokumentumban van. Ilyen E-számla esetén két dokumentumot kell eltárolni a rögzített könyvelési tételhez.
- X132 dokumentum: ez egy régebben használt formátum. Az ellenőrzéshez és megtekintéshez külön szoftver telepítése (pl.: E-szignó) szükséges.
FigyelemA beérkező E-számlák a következő csatornákon érkezhetnek:
- E-mail csatolmányban. Az így érkezett számla (a levelezőprogramtól függően) ún. Drag & Drop módszerrel becsatolható a könyvelési adatbázisba, a számla rögzítését követően.
- E-mail internetes linkként. Az e-mail csak értesítést, esetleg internetes linket küld a számla befogadónak. Ez esetben a hiteles E-számlát ki kell menteni egy munkakönyvtárba, ahonnan - a számla rögzítését követően - file megnyitás módszerében be kell csatolni a könyvelési tételhez.
- Internetes portálról letölthető: A megtekintéshez le kell tölteni a kapott számlát. El kell menteni egy munkakönyvtárba, ahonnan - a számla rögzítését követően - file megnyitás módszerében be kell csatolni a könyvelési tételhez.
Javaslat
Megjegyzés- Az E-számlák rögzítése során az "E-számla" nevű adatmezőt Igen -re kell állítani. Az egyéb tevékenységek megegyeznek a normál számla könyvelése során megismert móddal.
E-számla megjelölése
- Az E-számla dokumentum(ok) csatolása a teljeskörű rögzítést követően, a bizonylat-fej adatok kötött az [E-számla] fül kiválasztásával történik.
E-számla csatolása
- Drag & Drop. A legtöbb levelezőprogramból a csatolmány a Windows-ban használatos Drag & Drop módszerrel közvetlenül kapcsolható a könyvelési bizonylathoz.
- File megnyitás. Az előzetesen elmentett E-számla a Windows-ban szokásos dialógus ablakkal megnyitható, és csatolható az előzőleg berögzített könyvelési bizonylathoz.