A főkönyvi könyvelés Főkönyv | Könyvelés menüpontból, illetve a rendszer fő ablakán látható eszköztár Főkönyv szekciójában a könyvelés ikont kiválasztva aktivizálható.
Ezzel a funkcióval lehet a könyvelési bizonylatokat rögzíteni, javítani, karbantartani. Bizonyos feltételek teljesülése esetén a rögzített bizonylatok törölhetők is. A napló forgalmi listák lekérdezése is innen végezhető el.
A teljes számviteli rendszer üzemeltetése esetén a bizonylatok feldolgozásának súlypontja nem itt, hanem a pénzügyi modul adatrögzítő funkcióinál van. A pénzügyi, házi pénztári modulban rögzített bizonylatok azonnal láthatóvá válnak a könyvelésben és viszont. A rendszerrel készített kimenő számlák (a rendszerrel előállított bizonylatok) azonnali könyvelődésének lehetősége paraméterezhető, amennyiben be van kapcsolva az automatikus könyvelés, az elkészült számlák azonnal látszanak a könyvelésben és a vevőfolyószámlán.
A pénzügyi modul üzemeltetése esetén a főkönyvi könyvelés funkcióval csak a pénzügyhöz nem kapcsolódó vegyes bizonylatok rögzítése történik.
MegjegyzésA könyvelési bizonylat rögzítését vezérli a könyvelési napló jellege. A pénzügyi modul üzemeltetése nélküli szituációban is a banki, pénztári, vevői, szállítói bizonylatoknak csak az egyik „lábát" kell rögzíteni (pl.: kimenő számla esetén csak az árbevétel oldalt), ami az adatrögzítési munkát nagy mértékben felgyorsítja.A hagyományos értelemben vett „kétlábas" bizonylatrögzítésre csak a vegyes jellegű naplók esetén van szükség. Ebben az esetben természetesen gondoskodni kell arról, hogy a bizonylat tételeinek egyenlege nulla legyen.
Természetesen a berögzített bizonylatok módosítására is lehetőség van. A módosítás végrehajthatósága a bizonylat jellegétől és a lezártság állapotától függ. Pl.: a rendszerrel előállított kimenő számla alapján készült könyvelési bizonylat nem törölhető!
ÁFA zárás utáni állapotú bizonylatok kontírozási adatai még módosíthatók, de az összeg és az ÁFA kód már nem. A számviteli zárás után a bizonylat egyáltalán nem módosítható. A zárást arra jogosultsággal rendelkező személy visszanyithatja.
Módosítható a bizonylatszám és a könyvelési időszak is, melynek módosítását általában más rendszerek nem engedik meg.
A könyvelési bizonylatok felviteli rendjét és bemutatását gyakorlati példákon keresztül ismertetjük.
A könyvelés megkezdése előtt minden könyvelési bizonylatot a megfelelő könyvelési naplóba be kell sorolni. A könyvelési naplók és a hozzájuk szükséges főkönyvi számok kialakítását a rendszer felparaméterezése során kell kialakítani a Paraméterezési útmutatóban leírt szempontok szerint.
A rendszerben a feldolgozás alapegysége a könyvelési bizonylat (nem a könyvelési tétel). A bizonylatok, bizonylatfej és bizonylattétel részekre tagoltságának megfelelően történik az adatrögzítés.
Könyvelési bizonylat
Használható funkcióbillentyűk
- Új bizonylat
Új bizonylat rögzíthető a kiválasztott naplóba.
Bizonylat klónozása (segéd funkció)
A bizonylat klónozására van lehetőség új könyvelési bizonylat számmal.
- Del-Biz törlés
A már berögzített (nem zárt) bizonylat törlését lehet elvégezni.
- F3-Módosítás
A SUP Rendszer naplóiban levő bizonylatok kontírozásának módosítása kezdeményezhető.
- F4-Keresés
A már berögzített bizonylatok közti keresést teszi lehetővé, Bizonylatszám, Alapbizonylatszám és Érték szerint.
- F7-Egyeztet
Pénztárnapló kiválasztása esetén lehet a bizonylat dátuma szerinti pénztár egyeztetést végrehajtani.
- F8-Részletek
A bizonylat tétel rögzítését lehet megtekinteni.
- F9-Könyvel
Ezzel a funkcióval lehetőség van az olyan tételek lekönyvelésére amik a rögzítés során nem könyvelődtek le. A SUP rendszer alapbeállítása, hogy minden tétel rögzítése során lekönyvelődik. Ha ez a beállítás ki van kapcsolva, akkor szintén ezt a funkciót kell használni arra, hogy a tétel a rögzítés után lekönyvelődjön.
- F10-Lista
Ezzel a funkcióval lehetőség van naplószám-független, ún. idősoros listát is nyomtatni.
Bizonylat fej adatai
- Napló
Meg kell adni azt a naplószámot ahová a feldolgozás alatt álló bizonylat-csomag kerüljön.
- Knyv.bizszám
Könyvelés belső bizonylatszáma. A rendszerben tárolt könyvelési tételeket a naplószám, bizonylatszám, bizonylaton belüli tételsorszám azonosítja egyértelműen.
- Számv.időszak
Számviteli időszak. Minden bizonylatot, ami a rendszerbe bekerül, kötelezően számviteli időszakba kell sorolni. Az időszak megadásánál a SUP rendszer alapesetben az 1+12+1 időszak modelljét valósítja meg (nyitó - normál havi adatok – záró).
- Ellenszámla
Az a főkönyvi szám ami a nyitó, bank, pénztár, vevő, szállító, záró naplóknál a teljes bizonylat ellenszámlája. Pl.: pénztár esetén a 381.Vegyes napló esetén nem adható meg.
- Partner
Vevő és szállító jellegű naplóknál a számla partnerkódja. Az [F2] billentyűt megnyomva, láthatóvá válik a partnerek listája ahonnan kiválasztható a szükséges partner, ha nincs még törzsesítve a szükséges partner, az [F8-Karbantartás] funkcióval közvetlenül felvihető az új partner a rendszerbe.
- Részletező szla.
Csak akkor kell megadni, ha a bizonylat ellenszámlájaként részletező típusú folyószámlás főkönyvi szám lett megadva. - Megjegyzés
Csak vegyes jellegű napló esetén használható, megadása nem kötelező. Pl.: 'Bér'
- Bizonylat összesítés
A berögzített tételsorok összesítése.
- Eltérés
Csak vegyes jellegű napló esetén látható. Mivel a vegyes bizonylatoknak mind a tartozik, mind a követel oldalát le kell könyvelni, az „Eltérés" adatmező segítségével nyomon követhető, hogy mennyi a már eddig berögzített tételsorok egyenlege. A bizonylatot addig kell könyvelni, míg az „Eltérés" adatmező nulla lesz.
A bizonylat fej adatainak berögzítése után megjelenik a tételsorok berögzítését szolgáló adatlap.
Könyvelési bizonylat tétel
- Biz.sor
A rendszer automatikusan felkínálja a bizonylat következő tételsorát. A bizonylaton belüli tételsorok száma nincs korlátozva.
- Tartozik/Követel
A könyvelési bizonylat tételsorának Tartozik / Követel jellege. (T / K).
Javaslat- Esemény
A gazdasági esemény rövid szöveges leírása. Ha a rövidítésszótárban van a beírás alatt állóhoz hasonló szöveg, a rendszer automatikusan kiegészíti a szöveget.
- Főkönyvi szám
A könyvelési bizonylat tételsorának főkönyvi száma.
- Partner
Csak akkor kell megadni, ha az előző mezőbe beírt főkönyvi szám a számlatükörben partner típusú folyószámlaként lett felvéve.
- Részletező szla.
Csak akkor kell megadni, ha az előző mezőbe beírt főkönyvi szám a számlatükörben részletező típusú folyószámlaként lett felvéve.
- Rendezési szám
Folyószámlás tételeknél illetve a bejövő és kimenő számlák rögzítésénél rendezési számot kell megadni, ami alapján a későbbiekben lehetőség van az azonos rendezési számon nyilvántartott tételek rendezésére.
- ÁFA időszak
A tételsor ÁFA időszakának meghatározása. Kitöltése csak akkor szükséges, ha ÁFA kód is megadásra kerül. A tételsor alapesetben a teljesítési dátumának vagy a bizonylat keltjének megfelelő ÁFA időszakba kerül. Az ÁFA kimutatás/bevallás az ÁFA időszak alapján mutatja ki az ÁFA analitika tételeit. A korában definiált ÁFA időszakok közül lehet választani. Lezárt ÁFA időszak esetén a teljesítési dátumnak megfelelő önrevíziós időszakba kerül. Az ÁFA időszakok egy normál, és max. négy önrevíziós ÁFA időszakból állnak. Az ÁFA időszak eltérhet a számviteli időszaktól, ez esetben automatikusan ÁFA átvezetési tételek könyvelődnek a rendszerparaméterként beállítandó ÁFA átvezetés fők. számokon.
Speciális ÁFA időszak a Pénzforgalmi ÁFA. Ennek a célja, hogy elkülönítse azokat a tételeket, melyeket a pénzforgalmi szemléletű bevallási lehetőség miatt a kiegyenlítésig el kell különíteni.
- ÁFA kód
Tételsor ÁFA kódja. Az ÁFA besorolás ÁFA kódok segítségével történik. A tétel csak akkor kerül be az ÁFA analitikába, ha az ÁFA kód meg van adva. Amennyiben az " ÁFA időszak" meg van adva, kitöltése kötelező.
- ÁFA fők. Szám
Tételsor ÁFA főkönyvi száma.
- Devnem
Tételsor devizaneme. Csak akkor aktív, ha a korábban megadott főkönyvi szám a számlatükörben devizás.
- Adatrögzítés
Az adatmező az adatrögzítés módját szabályozza. Lehetővé teszi, hogy devizás tétel rögzítése során a felhasználó előre megmondja, melyik irányból akar számoltatni a programmal.
- Árfolyam
Az előzőleg megadott devizanemet milyen árfolyamon kell forintosítani.
- Dev. adóalap, Dev. ÁFA, Dev. érték
Az adatrögzítés módjától és a megadott ÁFA kódtól függően kerülnek bevitelre a tételsor devizás értékei.
- Adóalap, ÁFA érték, Összesen
Szintén az adatrögzítés módjától és az ÁFA kódtól függően kell rögzíteni a tételsor értékeket.
- Ellenszámla
Tételsor ellenszámlája. Csak vegyes bizonylat esetén adható meg.
- Gyűjtők
A számlatükörben kialakított gyűjtési paraméterek (gyűjtő csoport) alapján a bizonylat tétel gyűjtő azonosítója. Ennek segítségével lehet a bizonylat tételhez pl.: munkaszámot, költséghelyet, üzletkötőt, stb. rendelni. A témáról további információ a Paraméterezési útmutatóban található. Egy bizonylat tétel a főkönyvi számon kívül további négy szempont (könyvelési dimenzió) szerint gyűjtőzhető, de mivel a gyűjtőzés főkönyvi számonként szabályozható, ezért különböző főkönyvi számok esetén négynél több gyűjtő csoport is használható. Egy gyűjtő csoport "számtalan" gyűjtő azonosítót tartalmazhat. Másképp kifejezve a gyűjtők segítségével a főkönyvi és folyószámla könyvelés mellett további analitikákat is lehet vezetni.
Könyvelés végrehajtása
A naplóvezérelt könyvelési elveknek megfelelően elsőként meg kell adni, ill. ki kell választani a feldolgozandó bizonylat-csomagnak megfelelő könyvelési naplót.
Mivel az adatfeldolgozás súlypontja a pénzügyi modulban van, itt csak a nyitó, vegyes és záró bizonylatok kerülnek berögzítésre.
Nyitó könyvelés
A rendszer indításakor a nyitó napló, nyitó időszakába kell berögzíteni az előző évi nyitó tételeket.A későbbi évváltások során a rendszer automatikusan létrehozza a nyitó naplót az előző év alapján. Az így keletkezett nyitó naplóhoz nem célszerű hozzányúlni, az esetleges módosításokat célszerűbb egy másik pl.: nyitó rendezés nevű naplóba, vagy az általános vegyes naplóba tenni.
Bank könyvelés
A bankkivonatok alapvetően a Pénzügy | Banki kivonatok rögzítése funkció segítségével kerülnek be a rendszerbe. A pénzügyi modulban berögzített kivonatok azonnal és automatikusan megjelennek a könyvelésben is, ahol ellenőrizhetők, átkontírozhatók.
Pénztár könyvelés
A pénztárbizonylatok alapvetően a Házi pénztár | Pénztárbizonylatok készítése, vagy a Pénzügy | Pénztárbizonylatok rögzítése menüponton keresztül kerülnek be a rendszerbe. A berögzített pénztárbizonylatok berögzített kivonatok azonnal és automatikusan megjelennek a könyvelésben is, ahol ellenőrizhetők, átkontírozhatók.
Kimenő számlák könyvelése
A kimenőszámlák alapvetően a Pénzügy | Beérkező és kimenő számlák rögzítése funkció segítségével kerülnek be a rendszerbe. A pénzügyi modulban berögzített számlák azonnal és automatikusan megjelennek a könyvelésben is, ahol ellenőrizhetők, átkontírozhatók.
Beérkező számlák könyvelése
A beérkező számlák alapvetően a Pénzügy | Beérkező és kimenő számlák rögzítése funkció segítségével kerülnek be a rendszerbe. A pénzügyi modulban berögzített számlák azonnal és automatikusan megjelennek a könyvelésben is, ahol ellenőrizhetők, átkontírozhatók.
Vegyes könyvelés
A bérfeladások, és egyéb vegyes bizonylatok kerülnek ebbe a naplóba. A tárgyi eszköz modulból érkező automatikus főkönyvi feladást célszerű egy külön erre a célra felvett másik vegyes naplóba tenni.