A gyűjtők segítségével a felhasználó igényeinek megfelelően kialakított csoport kódokat lehet megadni, abban az esetben, ha a könyveléskor egyéb olyan nyilvántartásra van szükség, amit a rendszer alapértelmezésben nem tartalmaz. Egy főkönyvi számhoz maximum négy gyűjtőcsoport határozható meg, és minden egyes gyűjtő csoportban tetszőleges számú gyűjtő azonosító lehet. Az előírt csoportkódhoz a könyveléskor kell megadni a konkrét gyűjtő azonosítót. A gyűjtők alkalmazása lehetőséget nyújt, a könyveléshez kapcsolódó egyéb analitikus nyilvántartások vezetésére, amely speciálisan az adott cégre jellemző. Például az árbevételek könyvelésénél rögzíteni lehet a bevételhez kapcsolható üzletkötő kódját, s így a gyűjtők lekérdezéseknél üzletkötőkre összevontan, vagy bizonylat tételesen kigyűjthetők az ügynöki tevékenység naprakész adatai. A leggyakoribb gyűjtőcsoportok : kötésszám, munkaszám, költséghely, üzletkötők.
1. Gyűjtő csoportok meghatározása
A SUP® Integrált Számviteli Rendszer egyik erőssége a felhasználó által szabadon paraméterezhető gyűjtőzés. A gyűjtők segítségével a főkönyvi könyvelés és folyószámla analitika mellett, további - főkönyvi számonként maximum négy - analitikát (könyvelési dimenziót) lehet vezetni. Gyűjtőcsoportok paraméterezése a Szerviz | Paraméterek | Gyűjtő csoportok menüpontban végezhető. Néhány gyűjtőcsoportot a rendszer ún. kiemelt gyűjtőként értelmez: költséghely, munkaszám, kötésszám, üzletkötő.
2. Gyűjtő azonosítók meghatározása
Minden gyűjtőcsoporton belül tetszőleges számú gyűjtő azonosító lehet. Pl.:
- Egy üzletkötő gyűjtőcsoportnál az üzletkötő nevei a gyűjtő azonosítók
- Egy gépkocsi rendszámos gyűjtésnél a gépkocsik rendszámai a gyűjtő azonosítók
Az adatok rögzítésének gördülékenyebbé tétele érdekében célszerű a használandó gyűjtő azonosítókat előre fölvenni:
A Gyűjtő azonosítók paraméterezése Vállalati törzsek | Gyűjtők menüpontban végezhető.
Az általános gyűjtő csoportokon belüli gyűjtő azonosítok meghatározása a Vállalati törzsek | Gyűjtők menüpontban történik. Ezek kezelésére külön menüfunkciók vannak.
3. Számlatükör főkönyvi számainak kijelölése gyűjtőzésre
Meg kell határozni, hogy az előzőekben definiált gyűjtőcsoportokat milyen főkönyvi számoknál használja. Pl.:
- Egy ügynök-üzletkötő gyűjtőcsoportot a megfelelő költségszámlákhoz és árbevétel-számlákhoz kell rendelni.
- Egy gépkocsi rendszámos gyűjtést a gépkocsikkal kapcsolatos költségszámlákhoz kell rendelni.
A bizonylatok rögzítésekor a program kérni fogja a főkönyvi számhoz meghatározott gyűjtő csoportnak megfelelő gyűjtő azonosítót.
A Gyűjtőcsoportok főkönyvi számokhoz való rendelését a Vállalati Törzsek | Főkönyvi számlatükör menüpontban végezhető.
Javaslat4. Esetleges könyvelési naplók kijelölése gyűjtőzésre
A rendszerben a Gyűjtőcsoportokat Kimenő számlanaplókhoz lehet rendelni. Ebben az esetben a kimenő számla készítése során lehetőség van az árbevételek közvetlen gyűjtőzésére. A felparaméterezés eredményeképpen a kimenő számla készítése során a bizonylat fejben lehetőség van a megfelelő Gyűjtőazonosító kiválasztására.
A Kimenő számlanaplóhoz való Gyűjtő csoport rendelése a Vállalati Törzsek | Főkönyvi naplók menüpontban végezhető.