Általános dokumentum csatolás lehetőség

A SUP^® Rendszer több moduljában lehetőség van egyéb dokumentum csatolásra, amely során a könyvelési tételhez a tételsort alátámasztó képek, szerződések egyéb dokumentumok, jegyzetek csatolhatók. Például beérkező számlához szerződés, tárgyi eszköz kartonhoz munkanapló csatolható.

A csatolmányok tárolása több féle módon megoldott, az elsődlegesen általunk javasolt tárolási mód a "TIP iktatás", amely a TIP Iratkezelő és Információs modul -ban tárolt iktatási tétel.

Csatolt dokumentumok

Használható funkcióbillentyűk

• Ins-Felvitel
  A funkció használatával új dokumentum kapcsolható a bizonylathoz. A csatolások során többféle tárolási mód közül lehet választani.
  
  
• Del-Törlés
  A csatolás törlésére szolgál. Csak a hivatkozást törli, magát a csatolt dokumentumot nem (kivéve: SUP adatbázison belüli tárolási mód esetén a dokumentumot is törli).
  
  
• F3-Módosítás
  A már csatolt dokumentum módosítása.
  
  
• F8-Megnyitás
  Az operációs rendszerben beállított alapértelmezett programok segítségével megnyitható a csatolt dokumentumot.

 

Csatolt dokumentum tárolási módok

• SUP File tároló
  Abban az esetben, ha nincs használatban a TIP Iratkezelő és Információs modul, ez az elsődlegesen javasolt csatolmány tárolási technika. A csatolásra kiválasztott file bemásolásra kerül a SUP ® Rendszer file tárolójába. Emellett az eredeti helyéről sem törlődik.

   Megjegyzés
  

  A SUP® Rendszer file tárolója egy könyvtárszerkezet, nem az SQL adatbázis. Ezért az adatbázis mentést, és az ide elhelyezett csatolmányok mentését és archiválását külön kell biztosítani.
  További információ: Szerver oldali könyvtárszerkezet

• TIP iktatási tétel
  A  TIP Iratkezelő és Információs modul használata az elsődlegesen ajánlott csatolási forma a SUP® Rendszerben könyvelt cégek bizonylatainak csatolásának (archiválásának) igénye esetén. A TIP modul használatával iktatókönyvekbe rendezhetők a dokumentumok, így azok rendszerezésük miatt könnyen kereshetők és csatolhatók.
  Ez a csatolási mód egy olyan dokumentum csatolását teszi lehetővé, mely már tárolva van a TIP modulban.
  
  

• Teljes file hivatkozás
  A tárolási mód az operációs rendszer által (helyi vagy hálózati meghajtón), valamely mappában tárolt file hivatkozás megadására ad lehetőséget. A file-ok továbbra is az eredeti helyükön maradnak, csak az elérhetőségük kerül tárolásra.

   Megjegyzés
  

  Az első dokumentum tárolása előtt a 'Dokumentum mappa:' adatmezőben regisztrálni kell a csatolásra váró dokumentumokat tároló mappá(ka)t.

  
  

• HTTP hivatkozás
  A tárolási mód internetes vagy intranetes oldalakon tárolt dokumentumok csatolására ad lehetőséget.
  
  

• SUP adatbázis
  A tárolási mód a SUP® Rendszerben az aktuálisan kiválasztott cég adatbázisba tárolja a csatolt dokumentumot. A tárolási mód esetén a csatolható file méret korlátozva van.

   Figyelem
  

  A könyvelési adatbázisok alapvetően nem nagy méretű dokumentumok tárolására vannak optimalizálva. Ezért korlátozott a csatolható file-ok mérete. Az így kezelt csatolmányok a könyvelési adatbázis részét képezik, erőteljesen növelik annak méretét.
  Csak különlegesen fontos dokumentumok esetén javasolt ez a tárolási mód!

• Tárolási mód
  Több különféle file tárolási mód közül lehet választani a dokumentum csatolás során.
  A következő adatbeviteli mezők a kiválasztott tárolási módtól függően jelennek meg.

• • Iktatószám (TIP iktatási tétel esetén)
    A TIP modulban tárolt iktatási tétel iktatószáma.
    
    
  • Dokumentum mappa, File név (SUP file tároló esetén)
    A dokumentum tárolásra regisztrált mappák listájából kell választani, ill. a [+] nyomógombbal új mappa regisztrálható. A csatolt file neve csak az aktuálisan kiválasztott mappában, vagy az abból nyíló almappában tárolt dokumentumok közül választható.
    
    
  • HTTP hivatkozás
    Internetes vagy intranetes oldal hivatkozás a böngészőkben szokásos formátumban.
    
    
  • Dokumentum neve (SUP adatbázis esetén)
    A SUP adatbázison belüli tárolási mód esetén a tárolni kívánt file neve teljes elérési úttal. A sikeres tárolás után csak a file név lesz csak látható.
• Típus
  A bizonylat típusa. Lehetséges érték; Számla vagy Szerződés.
  
  
• Érvényes
  Szerződés esetén értelmezhető a bizonylat, dokumentum érvényessége.
  
  

A csatolt dokumentumok megjelenési sorrendje jobb oldalon található nyíl gombok segítségével megváltoztatható. Pl.: fontosság alapján.