A céghez érkező bizonylatok (postán keresztül, e-mail, dolgozók által leadott) elsőként szortírozásra majd ezt követően érkeztetésre iktatásra kerülnek a TIP modulban. Itt történik a besorolásuk, továbbá rögzítésre kerülnek az alapvető adatok. Így minden bizonylat, irat egy-egy iktatási tételként, saját iktatószámmal ellátva szerepel a továbbiakban a nyilvántartásban. Az iktatási tételeket az iktatószám azonosítja.
Irat típusonként különböző iktatókönyvek létrehozása ajánlott, mivel az iktatókönyvek használatán keresztül történik az iktatási tételek csoportosítása.
Fontos, hogy az iktatási tételhez az irat elektronikus dokumentumként csatolható. A csatolni lehetséges az elektronikusan megküldött dokumentumot, de a leggyakrabban alkalmazott csatolási mód a szkennelt dokumentum kapcsolása az iktatási tételhez.. Így az iktatási tétel részévé válik a papír alapon kapott dokumentum elektronikus képe vagy az e-mail csatolmányként megküldött dokumentum.
Az iktatás különös figyelmet fordít a számvitelhez kapcsolódó bizonylatok, azon belül a beérkező számlák kezelésére. Ezért az iktatókönyvbe sorolás és a partner azonosítása mellett már az iktatási tételen rögzítésre kerülnek a számla legfontosabb adatai. Az így előkészített számlák továbbkerülnek a SUP® rendszer számviteli moduljába, ahol az iktatott tétel és ezen keresztül az elektronikus dokumentum a könyvelési tételhez kapcsolódik. Ez a technika biztosítja, hogy a könyvelési bizonylat elektronikus formában a bizonylat fizikai mozgatása nélkül megtekinthető legyen a képernyőn.
Az iktatás használatához előzetes beállítások szükségesek, a paraméterezésről további információ az Iktatás beállításai c. oldalon található.
Az Iktatás funkció a TIP modulban a baloldali lapon érhető el.
Iktatott tételek
Megadható szűrőfeltételek
- Cég
A listában megjelennek az iktatásra előírt cégek, így a listából lehet céget választani. - Kelttől; Keltig
Időszakra történő szűrési lehetőség. - Szótöredék
Szövegrészre kereséséi lehetőség. - Iktatókönyv
Iktatókönyv csoport szerinti lekérdezési lehetőség. - Szem ikon
A képernyőn megjelenített oszlop alapértelmezett módba állítása. - Zöld nyilak ikon
Adatok frissítése.
MegjegyzésHasználható funkcióbillentyűk
- Ins-Felvitel
Új iktatási tétel felvitel, további információ az Iktatott tétel kezelése c. részben. - F8-Részletek
Az aktuális, kiválasztott tétel részletes adatainak megtekintése. További információ az Iktatott tétel kezelése c. részben. - F9-Export
Átvétel külső iktatási rendszerből. Cégspecifikus. - F10-Nyomtatás
Iktatott tételek listája. - Utalványlap
Bizonylatkísérő dokumentum, teljesítés szakmai igazolása. - F11-Átadás -Átvétel
QR Kódos iktatás esetén az iktatott tétel és a szkennelt dokumentum összekapcsolás. Továbbá a külső rendszerből átvétel. - Regatta átvétel
Cégspecifikus fejlesztés. - F12-Cimke feldolgozás / Címke nyomtatás
A korábban rögzített iktatási tételek és a kapcsolódó szkennelt dokumentumok automatizált összekapcsolása. Az iktatási tételhez a kép többféle módon is hozzákapcsolható. Nagyobb mennyiségű bizonylat, irat esetén a leghatékonyabb megoldás a szkennelés előtt egy egyedi azonosító címkét (pl.: QR kód) ragasztani az eredeti példányra. További információ a TIP modul, címke nyomtató használata c. részben található. - Feltöltés
Távoli asztal használat során van jelentősége a funkciónak.