Az e-számla egy elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott dokumentum, mely hitelesen csak elektronikus formában érvényes.
Az e-számla előállításához szükséges egy EU-n belüli fokozott biztonságú hitelesítés szolgáltató szervezet bevonása, aki Fokozott vagy Minősített aláíró tanúsítvánnyal (certificate) és Minősített időbélyegzővel hitelesíti a számlát.
Magyarországon két ilyen szervezet van: Netlock Kft., Microsec Kft.
A hitelesítés szolgáltató (hasonlóan a közjegyzőhöz) egy olyan szervezet, akit számla kiállító és a befogadó is elismer. A hitelesítés szolgáltató minősített technikai háttérrel rendelkezik a tanúsítványok és időbélyegek kezelésére.
A hitelesítés szolgáltatás mellett még további technikai feladatok is vannak, ezért a QSoft Kft. e-számla megoldása a hitelesítés szolgáltatók közvetlen bevonása helyett e-számla hitelesítéssel foglalkozó portálok bevonásával készítette el az e-számla megoldását. Ezek a portálok is a fenti hitelesítés szolgáltatók bevonásával érvényesítik az e-számlákat.
Jelenleg a következő szolgáltatók bevonásával lehet a SUP® rendszerből e-számlát kiállítani:
- QSoft Kft.
- Netlock yaqud
Az e-számla kiállításhoz szerződést kell kötni a SUP® rendszerhez illesztett szolgáltatók egyikével.
QSoft Kft.
A SUP®rendszerből történő e-számla kiállításra lehetőség van a QSoft Kft. saját szolgáltatásával is.
Beállítások
Az alábbiakban szereplő beállítások bemutatása segít abban, hogy a konkrét megvalósítás működéséről képet lehessen alkotni. Ezek egy részét az e-számla modul telepítésekor a QSoft végzi el, más beállítások a felhasználó hatáskörébe tartoznak.
1. Levelező szerver beáallítása
A SUP®rendszer az elkészült elektronikus számlákat e-mail csatolmáynként juttatja célba. Ehhez biztosítani kell, hogy a rendszer leveleket tudjon küldeni SMTP szolgáltatás használatával.
A levelek feladójaként egy technikai e-mail címet célszerű létrehozni.
Pl.: kiszamla@cegnev-domain.hu
Ezt kell megadni a Szerviz | Technikai funkciók | Rendszerinformációk menüpontban, a Technikai beállítások adatlapon.
2. Általános rendszerbeállítások
Beállítandó elnevezések, paraméterek:
- Szolgáltató alap beállítás <Nincs>. Az e-számla készítéshez be kell állítani az e-számla szolgáltató nevét. Az elérhető hiteles e-számla szolgáltatók mellett, lehetőség van ún. (hitelesítés nélküli) Elektronikusan továbbított PDF formátumú számla beállítására is.
- Szolgáltatás elérhetősége, URL, stb. Az e-számla hitelesítési szolgáltató kiválasztása után be kell állítani, hogy milyen webcímen/URL-en érhető el a a webszolgáltatás.
Megjegyzés- SUP E-számla értesítő E-mail küldése Igen | Nem
Az elkészült E-számlákról a vevő E-mailen kap értesítést, az értesítő E-mailt küldheti a SUP rendszer, vagy az E-számla szolgáltató. A SUP rendszer az értesítőt E-mailben, a számlát PDF csatolmányként küldi.
E-számla értesítő E-mail szöveg amennyiben az előző paraméter "Igen", a számla nyomtatással párhuzamosan kiküldésre kerül egy elektronikus üzenet a partnere törzsben beállított e-mail címekre, az E-mail szöveg szerkeszthető a Szerviz | Paraméterek | Levél és számla szöveg menüpontban, a sablonok szerkesztéséhez kezelési útmutató Levél és számla szövegek dokumentációbán található.
Abban az esetben, ha nincs meghatározva E-mail szöveg a SUP rendszerben az alapértelmezett értesítő sablon alapján készül az E-mail.
- Admin (hiba esetén értesítendő) E-mail be lehet állítani, hogy az E-számlák hitelesítése, kiküldése során felmerülő esetleges problémákról milyen E-mail címre (ki tudjon a felmerült hibákról) küldjön értesítést a rendszer.
Kitöltése nem kötelező, ez esetben a support@qsoft.hu címre megy a hibajelzés.
Archívumba küldés E-mail a számla kiállítónak az E-számlákat elektronikus formában a törvényben meghatározott ideig meg kell őrizni. A SUP® rendszer a saját adatbázisában tárolja a hiteles E-számlákat. Ettől függetlenül be lehet állítani, hogy a kiküldött számlák egy belső e-mail postafiókra is elküldésre kerüljenek, mint "rejtett másolat". Ez a kiküldött e-számlák másodlagos archívuma lehet.
Másolat az akt. ügyintéző postafiókjába Igen | Nem
Válaszcím amennyiben az előző paraméter "Igen" az ügyintéző E-mail címe itt rögzíthető. A mezőbe több E-mail cím is rögzíthető, a címeket vesszővel kell elválasztani.
Javaslat3. Partnertörzs beállításai
Beállítandó elnevezések, paraméterek:
- Számla küldés Hitelesített e-számla
- E-mail cím Az e-számla küldés e-mail címe. Több cím is megadható vessző karakterrel elválasztva.
4. Opcionális beállítások
Amennyiben e-számla rendszergazda nincs beállítva, az értesítés a support@qsoft.hu címre lesz küldve.
Az e-számlákkal kapcsolatban a kiállítónak szigorú megőrzési kötelezettsége van, ezért a SUP® rendszer eltárolja az adatbázisban az elkészült számlákat. Emellett lehetőség van beállítani egy e-számla archiválási e-mail címet is.
5. Számla kiállítása
Az e-számlákat ugyanúgy kell felvinni, mint a normál számlákat. A különbség a nyomtatáskor mutatkozik, mivel az e-számlák esetén nyomtatás helyett a számla hitelesítése történik. A hitelesített e-számlák - a normál kinyomtatott számlákhoz hasonlóan - a későbbiekben már nem módosíthatók.
További információk: