Tobábbi dokumentációk:
› Kezelési útmutatók

A jelenlegi jogszabályok lehetővé teszik ún. "Elektronikusan továbbított PDF formátumú számla" készítést, amely értelmében az elkészített számla PDF formátumban kerül megküldésre a vevőnek. Az első példányt ez esetben a vevő nyomtatja ki.

A PDF formátumban kiállított számla nem minősül elektronikus számlának, mivel sem elektronikus aláírással, sem azt hitelesítő időbélyeggel nincs ellátva.

 Figyelem

Az "Elektronikusan továbbított PDF formátumú számlát" a vevőnek ki kell nyomtatni, és azt a normál (papír alapú) számlákkal együtt kezelni. Ezt az információt célszerű belefogalmazni a kísérő E-mail szövegbe. Hasonlóan célszerű feltüntetni a számla zárószövegben, hogy a számla "aláírás és bélyegző nélkül is érvényes".

Az elektronikus aláírással, időbélyeggel ellátott ún. hiteles E-számlák készítéséről dokumentáció az  E-számlák kállítás - általános ismertető útvonalon található.

 Javaslat

Az "Elektronikusan továbbított PDF formátumú számla" egy rosszul szabályozott terület. Az ilyen számlák jelenleg a NAV által "megtűrt" kategóriában vannak. A SUP rendszerben lehetőség van PDF formátumú számlát kiállítani, a használata azonban nem javasolt.

1. E-számla küldés rendszerparaméterek beállítása

A SUP® rendszerben az E-számla küldés alapvető rendszerbeállításait a QSoft Kft. munkatársai végzik, a Szerviz | Paraméterek | Könyvelt cég általános adatai | Egyéb paraméterek | E-számla kezelés adatlapon.

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

  • Szolgáltatás elérhetősége, URL, stb.   Az e-számla hitelesítési szolgáltató kiválasztása után be kell állítani, hogy milyen webcímen/URL-en érhető el a a webszolgáltatás.
 Megjegyzés

Pl.:
   https://e...c.qsoft.hu/api

  • SUP E-számla értesítő E-mail küldése Igen | Nem
    Az elkészült E-számlákról a vevő E-mailen kap értesítést, az értesítő E-mailt küldheti a SUP rendszer, vagy az E-számla szolgáltató. A SUP rendszer az értesítőt E-mailben, a számlát PDF csatolmányként küldi.

  • E-számla értesítő E-mail szöveg   amennyiben az előző paraméter "Igen", a számla nyomtatással párhuzamosan kiküldésre kerül egy elektronikus üzenet a partnere törzsben beállított e-mail címekre, az E-mail szöveg szerkeszthető a Szerviz | Paraméterek | Levél és számla szöveg menüpontban, a sablonok szerkesztéséhez kezelési útmutató Levél és számla szövegek dokumentációbán található.
    Abban az esetben, ha nincs meghatározva E-mail szöveg  a SUP rendszerben az alapértelmezett értesítő sablon alapján készül az E-mail.

  • Admin (hiba esetén értesítendő) E-mail  be lehet állítani, hogy az E-számlák hitelesítése, kiküldése során felmerülő esetleges problémákról milyen E-mail címre (ki tudjon a felmerült hibákról) küldjön értesítést a rendszer.
    Kitöltése nem kötelező, ez esetben a support@qsoft.hu címre megy a hibajelzés.

  • Archívumba küldés E-mail a számla kiállítónak az E-számlákat elektronikus formában a törvényben meghatározott ideig meg kell őrizni. A SUP® rendszer a saját adatbázisában tárolja a hiteles E-számlákat. Ettől függetlenül be lehet állítani, hogy a kiküldött számlák egy belső e-mail postafiókra is elküldésre kerüljenek, mint "rejtett másolat". Ez a kiküldött e-számlák másodlagos archívuma lehet.

  • Másolat az akt. ügyintéző postafiókjába Igen | Nem

  • Válaszcím amennyiben  az előző paraméter "Igen" az ügyintéző E-mail címe itt rögzíthető. A mezőbe több E-mail cím is rögzíthető, a címeket vesszővel kell elválasztani.

     Javaslat

    A hitelesített elektronikus számlák automatikusan archiválásra kerülnek az adatbázisba. Így az eredeti számla bármikor ismét újraküldhető.
    A (hitelesítés nélküli) Elektronikusan továbbított PDF formátumú számla esetén adatbázison belüli megőrzésre nincs lehetőség, az első példányt célszerű egy számla archívum E-mail címre is elküldeni, így az újra küldhető az ügyfélnek szükség esetén.

2. Levelezési szerver paramétereinek beállítása

A "Elektronikusan továbbított PDF formátumú számla" kézbesítéséhez az SMTP levelező szerver elérése szükséges. A beállításhoz rendszergazdai hozzáértés szükséges. A beállítandó paraméterek a Szerviz | Technikai funkciók | Rendszerinformációk | Technikai beállítások menüpontban találhatóak.

Beállítandó elnevezések, paraméterek:
E-mail küldés

  • Kiszolgáló   Meg kell adni az SMTP szerver host nevét vagy IP címét.
  • Port   Az SMTP szerver portja. Normál esetben: 25.
  • Felhasználó név   A kapcsolódáshoz szükséges felhasználó név.
  • Jelszó   A kapcsolódáshoz szükséges, felhasználó névhez tartozó jelszó.
  • Kapcsolat biztonsága   A szerveren beállított biztonsági szempontok szerinti beállítandó.

3. Ügyintéző E-mail cím beállítás

A Szerviz | Ügyintézők és jogosultságok menüpontban az ügyintézőnként be kell állítani az [F8-Részletek] funkciógomb segítségével felhasználó E-mail címét.

4. Partnertörzs  E-mail cím beállítás

Az általános rendszerbeállítások mellett szükséges még, hogy a Vállalati törzsek | Partnerek menüpontban be legyen állítva, hogy mely partnernek készülhet PDF formátumú számla, és az milyen E-mail címre kerüljön kézbesítésre.

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

  • Számla küldés   PDF formátumú számla.
  • E-mail cím   A számla küldés E-mail címe. Több cím is megadható vesszővel elválasztva.


 Megjegyzés

A TIP modul használata esetén lehetőség van arra, hogy a kimenő számla első példánya a nyomtatásakor automatikusan iktatásba kerüljön, paraméterezése itt található. Az iktatás hasznos, amennyiben a számla első példányát újra kell nyomtatni.

Összefoglalva a PDF formátumú számla első példánya a vevő részére elektronikusan kerül megküldése. A számla másod-példányok nyomtatása PDF nyomtató esetén a C:\Qsoft könyvtárba kerülnek. A fájl név alap értéknek megfelelően kerül meghatározásra ezen a felhasználó módosítani nem tud. Ez a következő: "Szamla"_<adatbázisneve>_<számlaszám>_<cégnév>."pdf",  pl.: Számla_QSoft_SZ0001-17_QSoftKft.pdf .