A könyveléskor használatos különböző naplók karbantartására szolgáló funkció a Vállalati törzsek | Főkönyvi naplók menüpontból érhető el. Könyvelni csak az előre definiált naplókba lehet. A naplók alapvetően a bizonylatok lefűzési rendjét követik.
- Napló jellege / Naplószám kiosztás
- Nyitó
Javasolt számtartomány: 101-199 - Bank
Javasolt számtartomány: 201-299 - Pénztár
Javasolt számtartomány: 301-399 - Vevő
Javasolt számtartomány: 401-499 - Szállító
Javasolt számtartomány: 501-599 - Vegyes 2 o.
Javasolt számtartomány: 601-699 - Vegyes 1 o.
Javasolt számtartomány: 601-699 - Záró
Javasolt számtartomány: 901-999
Minden főkönyvi napló számos paraméterrel rendelkezik, mely alapvetően befolyásolja a bizonylatok rögzítését. A paraméterek egy része általánosan minden naplóra értelmezhető, míg más paraméterek a napló jellegétől függően kerülnek megadásra.
Általános napló adatok
Könyvelési naplók - Általános adatok
Könyvelési naplók - Kimenő számla adatok
Használható funkcióbillentyűk
- Ins-Felvitel
Új napló rögzítése.
- Del-Törlés
Napló törlése, amennyiben a naplóra történt hivatkozás az adatbázisban a napló nem törölhető.
- F3-Módosítás
A napló adatainak részleges módosítására lehetőség. - F5-Gyűjtők
Naplóhoz beállítható gyűjtő kezelés,
- F10-Listázás
Napló adatainak listázása.
Az adatmezők értelmezése
- Naplószám
A QSoft Kft. által kiadott naplószám kiosztásnak megfelelő még nem létező naplószám.
- Megnevezés
A napló tetszőleges neve pl. Kimenős belföldi számla napló.
- Jelleg
A napló jellegének kiválasztása. A jelleg irányítja a bizonylat rögzítés helyét és módját.
- ÁFA elszámolás
A naplóban ÁFA-val vagy ÁFA nélkül kezelendő a bizonylat könyvelés.
- Egyeztetés
A bank és pénztár jellegű naplók esetén lehetőség van egyenleg lekérdezésre, ellenőrzés céljából.
- Könyvelési időszak
Választható könyvelési időszak napi vagy havi. Napi könyveléskor a kelttel azonos nappal kerül a könyvelési tétel a főkönyvi kartonra, míg havi könyvelés esetén a hónap utolsó napjával.
- Bizonylatszám adás módja
Gépi sorszámozás választások a már rögzített - Szerviz | Paraméterek | Sorszám tartományok- törzsből választható. Kézi sorszámozás választásakor bizonylat rögzítéskor rögzítendő a sorszám. Kézi sorszámozás használandó főkönyvi adat átvételkor.
- Sorszám tartomány
A naplókhoz lehetőség van sorszámtartomány hozzárendelésére amit előzőleg a Szerviz | Paraméterek | Sorszámtartományok menüpontban kell felvenni.
- Főkönyvi szám
A SUP® Rendszer -a gyors munkavégzés elősegítése érdekében- az egyoldalas könyvelést részesíti előnyben, ezért a nem vegyes jellegű naplókhoz meg kell adni egy főkönyvi számot.
- Érvényes
A napló érvényességét lehet beállítani, amennyiben a naplót már nem akarja a felhasználó használni, vagy másikat készít helyette akkor az érvényességet 'Nem'-re kell állítani. Ebben az esetben a rendszerben tovább nem lehet hivatkozni az érvénytelenített naplóra. A már nem használt naplókat célszerű érvénytelen-re állítani. Így a korábban bekönyvelt tételek továbbra is lekérdezhetők, de új tételek nem rögzíthetők be. Pl.: megszűnt bankszámlák esetén. - Iktatókönyv
Az adatmező abban az esetben aktív, amennyiben a TIP iratkezelő és információs modul licencelve van. Célja a TIP iktatókönyv és a főkönyvi napló összerendelése.
Bank jellegű napló
Könyvelési naplók - Banknapló adatok
Az adatmezők értelmezése
- Bankszámlaszám
A bank naplóhoz tartozó bankszámlaszám.
- Bank neve
A bank naplóhoz tartozó bank megnevezése.
- IBAN-szám
Nemzetközi utalások esetén a nemzetközi szabványnak megfelelő bankszámlaszám.
- SWIFT kód
Külföldre történő utalások során van szükség erre a kódra. Ez a kód a könyvelt cég szerződéses bankjának nemzetközi banki azonosítója.
- Jogcímes kontírozás kötelező könyvelői ellenőrzése
Kapcsolódó paraméterezési útmutató: Pénzügyi jogcímes bizonylatok rögzítésének könyvelői ellenőrzése
- Devizás mozgások értékelése
A csökkenő pénzmozgások értékelésének módja. Lehetőségek: MNB árfolyam, Súlyozott átlag árfolyam.
Pénztár jellegű napló
Könyvelési naplók - Pénztárnapló adatok
Az adatmezők értelmezése
- Bevételi pénztárbizonylat nyugta nyomtatása
Bevételi pénztárbizonylat esetén a „Példányszám"-ként előírthoz képest a nem nyomtatott pénztárbizonylatoknál egy további példány kerül nyomtatásra, mint „Nyugta".
- Saját példány kontírozott nyomtatása
A bizonylat nyomtatásánál eldönthető, hogy a saját példány kontírozott (feltüntetett főkönyvi szám) legyen, vagy sem.
- Visszajáró pénz kezelése
A befizetés esetén, úgynevezett segítőablakban megtekinthető a visszajáró összege.
- Engedélyezett napi záró pénzkészlet
A rendszer figyelmeztet, ha túllépjük a záró pénzkészletet. (Akkor van szerepe ha a cég könyvelési időszaknak napi könyvelést választ.)
- Példányszám
A még nem nyomtatott pénztárbizonylatok példányszámát lehet szabályozni. A már nyomtatott bizonylatok esetén mindig egy példány lesz nyomtatva. Amennyiben be van kapcsolva a "Bevételi pénztárbizonylat nyugta nyomtatása", akkor egy további példány is nyomtatásra kerül, mint „Nyugta".
- Devizás adatrögzítés alapérték
A bizonylatok rögzítése során a rendszer által ajánlott alapértéket lehet fölülbírálni az adott naplóhoz rendelt adatrögzítési móddal. - Jogcímes kontírozás kötelező könyvelői ellenőrzése
Kapcsolódó paraméterezési útmutató: Pénzügyi jogcímes bizonylatok rögzítésének könyvelői ellenőrzése
Vevő jellegű napló
Könyvelési naplók - kimenő számlanapló adatok
Az adatmezők értelmezése
- Bankszámlaszám
A bank naplóhoz rendelt bankszámlaszám.
- Bank neve
A bank naplóhoz rendelt bank neve.
- IBAN előtag
Nemzetközi utalások esetén a nemzetközi szabványnak megfelelő bankszámlaszám.
SWIFT kód
Külföldre történő utalások során van szükség erre a kódra.- Nyomtatási forma
A számla nyomtatás grafikai megjelenítését lehet beállítani. Üres lap kerettel az alap beállítás, illetve díjbekérő a lehetőség.
- Példányszám
A még nem nyomtatott számlák példányszámát lehet szabályozni. A már nyomtatott számlák esetén mindig egy példány lesz nyomtatva.
- Telj. igazolás nyomt.
A beállítás a teljesítés igazolás nyomtatására ad lehetőség a számlával párhuzamosan.
- Többpéldányos papír használata
Amennyiben leporelló papírra nyomtatja a felhasználó a számláit abban az esetben a mezőt 'Igen'-re kell állítani.
- Kimenő számla logó használata
Céges logó használata a kimenő számlán.
- Zárószöveg
Tetszőleges szöveg adható zárószövegként ami a számla alsó részén jelenik meg a nyomtatás során.
- Gyűjtők
A gyűjtők segítségével a főkönyvi könyvelés és folyószámla analitika mellett, további -maximum, főkönyvi számonként- négy analitikát (könyvelési dimenziót) lehet vezetni.
Szállító jellegű napló
Könyvelési naplók - Beérkező számlanapló adatok
Az adatmezők értelmezése
- Telj. igazolás nyomt.
A beállítás a teljesítés igazolás nyomtatására ad lehetőség. - E-számla kezelés
Amennyiben a paraméter 'Igen'-re van állítva, a naplóban, a Pénzügy | Beérkező és Kimenő számlák rögzítése menüpontban lehetőség van E-számlát rögzíteni, csatolni az adatbázisba.
- Igazoltatás
Amennyiben a mező 'Igen'-re van állítva, az átutalás csak akkor történhet meg, ha valaki a számlát igazolta, vagyis elismerte a követelést.
- Alapértelmezett igazoltató
Adott naplóban a beérkező számla rögzítésekor megjelenik az alapértelmezett igazoltató. Szabadon módosítható.
- Jogcímes kontírozás kötelező könyvelői ellenőrzése
Kapcsolódó paraméterezési útmutató: Pénzügyi jogcímes bizonylatok rögzítésének könyvelői ellenőrzése.
Banki közlemény átutaláshoz
A rendszer alapesetben az "xxxxxxxx sz. szla kiegy." szöveget generálja az átutalási megbízás közleményeként ( a számlaszámot a program automatikusan rögzíti).
A paraméterrel ezt fölül lehet bírálni egy saját szöveggel. Pl.: "xxxxxxxx hiv. számú pályázatra"
MegjegyzésVegyes jellegű napló
- SpecKezel
Pü vegyes speciális kezelési mód alkalmazásával megadható a vegyes naplóban rögzített bizonylat fej adatai között a határidő. Ez hasznos funkció a pénzügyi nyitó tételek kézi rögzítése esetén.