Abban az esetben, ha a beérkező számlák rögzítése elsődlegesen pénzügyi jogcímek alapján történik fontos, hogy a jogcím alapján végzett előkontírozást megfelelő képzettségű munkatárs ellenőrizze. Ez a szolgáltatás támogatást ad ahhoz, hogy a könyvelő a más ügyintéző által végzett jogcímes adatrögzítést kontrolláltan tudja kontírozni.
A csak pénzügyi jogcímre rögzített, még nem ellenőrzött tételek eltérő színnel jelennek meg. Az ellenőrzés után ezek normál színre váltanak, és a jogcímre rögzítő ügyintéző ezeken az ellenőrzött állapotú bizonylatokon már nem tud módosítani. A rendszer a havi számviteli záráskor is vizsgálja, hogy vannak-e olyan bizonylatok, melyeket könyvelő még nem ellenőrzött.
1. Ügyintézők beállítása
A Szerviz | Ügyintézők és jogosultságok menüpontban fel kell venni külön egy jogcímre rögzítő ügyintézőt és egy könyvelőt.
Beállítandó elnevezések, paraméterek:
Jogcímes ügyintéző
- Ügyintéző neve Jogcímes Júlia
- Kontírozás Jogcímre
Könyvelő ügyintéző
- Ügyintéző neve Könyvelő Katalin
- Kontírozás Mindkettőre | Főkönyvi számra
2. Főkönyvi naplók beállítása
A Vállalati törzsek | Főkönyvi naplók menüpontban beérkező számla, pénztár napló valamint bank napló esetén a szolgáltatást be kell kapcsolni. A naplóra állva, a [Beérkező számlanapló adatok] vagy [Pénztárnapló adatok] ill. [Banknapló adatok] között, a "Jogcímes kontírozás kötelező könyvelői ellenőrzése" paramétert Igen értékre kell állítani.
3. Adatrögzítés jogcímre
A rendszerbe a jogcímre rögzítő ügyintéző lép be. A Pénzügy | Beérkező és kimenő számlák rögzítése menüpontban, a számára elérhető adatokat rögzíti. Ezeket a rendszer megjelöli, hogy könyvelő még nem látta/ellenőrizte.
4. Könyvelői ellenőrzés
A rendszerbe a könyvelő ügyintéző lép be, akinek a feladata a jogcímre rögzített tételek ellenőrzése. A Pénzügy | Beérkező és kimenő számlák rögzítése ill. a A Pénzügy | Pénztárbizonylatok, avagy a Pénzügy | Bankkivonatok rögzítése menüpontban a rendszer eltérő színnel (piros) jelzi azokat a bizonylatokat, melyek még nem ellenőrzöttek.
A bizonylat tételre lépve el kell végezni az ellenőrzést, javítani a kontírozást, elvégezni az elhatárolást, stb...
A bizonylat tételt bezárva, a [Szürke-Plusz] gombbal lehet a bizonylatot ellenőrzött állapotra jelölni. A rendszer feljegyzi az ellenőrzés dátumát, és ügyintézőjét. Az így ellenőrzöttre jelölt bizonylatokat a jogcímre rögzítő ügyintéző már nem módosíthatja.
Az ellenőrzöttség állapota visszavonható a [Szürke-Plusz] gomb újbóli megnyomásával.
Megjegyzés