Nagy mennyiségű számla esetén kézenfekvő megoldást nyújt a kézi feldogozást kiváltó automatikus számlafeldolgozó rendszer bevezetése. A Pénzügy | Automata számlafeldolgozó menüpontban található automatikus számlafeldolgozás professzionális megoldást biztosít a számlák automatizált tömeges rögzítéséhez, mely segítségével jelentősen csökken a ráfordított munka idő.
Míg a hagyományos rögzítés esetén minden számla egyesével teljeskörűen könyvelésre kerül, ennél a módnál az egyes munkafázisok külön hajtódnak végre az összes feldolgozás alatt álló számlán. Az első lépés a fájl betöltést követően a még nem azonosított számlák azonosítása, ezen belül is a könyvelt cég azonosítás, második lépés a partner (vevő/szállító) azonosítása a cégen belül - szükség esetén új partner felvitele, ezt követi a könyvelési naplóba sorolás, stb.
MegjegyzésNem azonosított számlák
AIDMS, illetve NAV XML fájl betöltést követően a bizonylatok azonosításáig itt láthatóak.
Számlák automatikus tömeges feldolgozása - Nem azonosított számlák
Használható funkcióbillentyűk
- F4-AIDMS file betöltése
AIDMS számlafeldolgozó rendszerből kapott fájl betöltése. Segéd funkcióval a könyvelt cég partner törzse átadható az AIDMS részére.
- F4-NAV XML betöltése
NAV feladás előkészítésekor előállított XML fájl betöltése.
- F5-Automata feldolgozó
A nem azonosított számlák, azonosítása a már eltárolt azonosítási feltételek (szótöredékek) alapján.
- F6-Könyvelt cég azonosítása
A könyvet cég azonosítására alkalmas szótöredék minta, illetve azok használatának módját kiválasztó funkcióbillentyű. A könyvelt cég azonosítása a kézi megadás mellett, automatikusan, a listában felvett szótöredékek alapján is történhet. - F10-Számla adatok
Számlák eredeti adatainak megtekintése.
Beérkező / Kimenő számlák
Könyvelt cég azonosítást követő számla csoportok.
Számlák automatikus tömeges feldolgozása - Kimenő számlák
Használható funkcióbillentyűk
- F4-AIDMS file betöltése
AIDMS számlafeldolgozó rendszerből kapott fájl betöltése.
- F5-Automata feldolgozó
A nem azonosított számlák, azonosítása a már eltárolt azonosítási feltételek (szótöredékek) alapján.
- F6-Partnerek azonosítása
Váltás a partnert azonosító képernyőre. Partner azonosítás szótöredék alapján vagy a már meghatározott feltételek alapján automatikusan lehetséges.
- F7-Kontírozás
Váltás a kontírozó képernyőre. Kontírozás képernyőn szükséges azonosítani a könyvelési naplót, főkönyvi számot, fizetési módot. A bizonylat fej kontírozást követi a tétel kontírozás, főkönyvi szám, ÁFA kód megadás, esetlegesen számla sor bontás.
- F10-Számla adatok
Számlák eredeti adatainak megtekintése.
- F11-Számla kép
Számla kép megtekintése (XML fájl esetén nincs számla kép).
Az adatmezők értelmezése
Eredeti számla fej adatok
- Számlaszám
Eredeti számla száma.
- Vevő neve
Eredeti számlán szereplő vevő neve.
- Összeg
A számla bruttó értéke. - Teljesítés
Számla teljesítésének dátuma.
- Kelt
A számla kiállításának dátuma.
- Határidő
A számla fizetési határideje.
- Fiz. mód
Fizetési mód választható.Lehetséges értékek: Készpénz | Csekk | Postai átutalás | Bankkártya | Átutalás | Előre utalás | Csoportosított utalás | Inkasszó | Paypal | Halasztott készpénz | Faktoring1 | Váltó | Akkreditív | Kompenzáció | Utánvét | Voucher | Engedményezés | Barter | Faktoring2.
- Dev. nem
Külföldi pénznemre szóló követelés vagy kötelezettség pénzneme.
Számla fej kontírozása
- Napló
Könyvelési napló választás.
- Fiz. mód
Fizetési mód választás.
- Fők. szám
Számla irányától függően a vevő vagy szállítói főkönyvi szám.
- Partner
A partner azonosítás során választott partner kódja, partner neve a partner törzsből kerül beolvasásra.
Tétel kontírozása
- Kont.csop
Kontírozás csoport
- Fők. szám
A számla tételsor kontírozása, főkönyvi szám választás. A tételek kontírozási képernyőn megjelenítésre kerülnek a feldolgozás során leggyakrabban használt főkönyvi számok. - Megnevezés
A számla tükörből választott főkönyvi szám megnevezése.
- ÁFA kód
ÁFA kód rövid megnevezése, az ÁFA törzsből.
- Adóalap
A bizonylat tételein, főkönyvi számonként, ill. ÁFA kódonként rögzített összesen adóalapja.
- ÁFA érték
A bizonylat tételein, főkönyvi számonként, ill. ÁFA kódonként rögzített összesen ÁFA érték.
- Érték
A bizonylat tételein, főkönyvi számonként, ill. ÁFA kódonként rögzített összesen bruttó érték.
- Gy. csop.1.
1-es indexen szereplő gyűjtőcsoport kódja.
- Gy. azon. 1.
Gyűjtőcsoporthoz rendelt gyűjtő azonosító.
- Esemény
Esemény szöveg rögzítés.
Eredeti számla tételek
- Kon.csoport
Tétel sor bontás, hoz kapcsolható csoportok. - Fök.szám
Tételsor kontírozása, tételsoronként eltérő kontírozás lehetséges. - Számla tétel szöveg
Számlán szereplő tételsor szöveg. - H
Hiba jelülése *-val. Hibás sor lehet főkönyvi szám vagy ÁFA kód nélküli. - Adóalap
Tételsor adóalap. - ÁFA érték
Tételsor ÁFA értéke. - ÁFA%
ÁFA százalék kiírása. - ÁFA kód
ÁFA kód választás. - Cikkszám
- KSH azon
KSH azonosító kiírása, számláról. - Mennyiség
Számla tételsor mennyisége. - Me
Számla tételsor mennyiségi egység. - Egységár
Számla tételsor egységára.
Használható funkcióbillentyűk
- Ins-Fők.szám szótör. létrehozása
Egyedi azonosításra alkalmas szótöredékek illesztés.
Választható illesztések
Az adatmezők értelmezése
- Tartalmazza a szöveget - változás nélkül
Azon illesztési mód, ahol a szótöredék változtatás nélkül kerül felvitelre.
- Tartalmazza a szöveget - nagybetűssé konvertálva
A szótöredék nagybetűssé konvertálva kerül illesztése.
- Tartalmazza a szöveget - ékezet nélk. nagyb. konv.
A szótöredék ékezet nélkül, nagybetűs formátumban kerül illesztésre.
- A szöveggel kezdődik - változtatás nélkül
A szótöredék csak részben, kezdő karakterek változtatása nélkül kerül illesztésre.
- A szöveggel kezdődik - nagybetűssé konvertálva
A szótöredék csak részben, kezdő karakterek változtatása nélkül, de nagybetűssé konvertálva kerül illesztésre.
- A szöveggel kezdődik - ékezet nélk. nagyb. konv.
A szótöredék csak részben, kezdő karakterek változtatása nélkül, de nagybetűssé, ékezetek nélkül konvertálva kerül illesztésre.
- Fizetési mód alapján - ékezet nélk. nagyb. konv.
A fizetési mód alapján történő szótöredéket illesztés lehetősége, tömegesen előforduló, azonos fizetési módú bizonylatok egy csoportba való sorolása fizetési mód alapján.
- Kézi azonosítás szükséges - több egyforma nevű
Kézi azonosítás felhasználó általi besorolás.
A nagy méretű ablak miatt a SUP® rendszerben szokásos funkcióbillentyűk mellett az egér [Jobb-egérgomb] lenyomására ún. helyzet-érzékeny menüs kezelési mód is használható. A feldolgozásra váró tételsoron jobb egér gombbal további választási lehetőségek:
- Kontírozás
Azonos az [F7] funkciógombbal. Kimenő/bejövő számlák tételsoron jobb egérgomb - Könyvelt cég azonosítása
Azonos az [F6] funkciógombbal. Nem azonosított számlák tételsoron jobb egérgomb.
- Számla eredeti adatok megtekintése
Azonos az [F10] funkciógombbal. Nem azonosított számlák, kimenő/bejövő számlák tételsoron jobb egérgomb. - Számla kép megtekintése
Azonos az [F11] funkciógombbal. Nem azonosított számlák, kimenő/bejövő számlák tételsoron jobb egérgomb.
- Feldolgozás visszavonása
A feldolgozott tételek visszaállítása eredeti állapotba.
- Kijelölt tétel törlése - hibás adatok
Kijelölt bizonylat törlésére alkalmas funkcióbillentyű.