A céghez érkező bizonylatok, iratok elsőként az iktatás modulba kerülnek. Itt történik az azonosításuk, illetve rögzítésre kerülnek az alapvető adatok. Így minden bizonylat, irat egy-egy iktatási tételként, saját iktatószámmal ellátva szerepel a továbbiakban a nyilvántartásban. Az iktatási tételeket az iktatószám azonosítja.
Az iratok típusonként különböző iktatókönyvekbe kerülnek így az iktatókönyvek végzik az iktatási tételek csoportosítását.
Fontos, hogy az iktatási tételhez a bizonylat, irat dokumentumként csatolható. A csatolás számos formátum kezelésére ad lehetőséget. Ezek között a leggyakrabban használt a beérkező bizonylat, számla scannelése. Így az iktatási tétel részévé válik az eredeti dokumentum scannelt képe is.
Az iktatás különös figyelmet fordít a számvitelhez kapcsolódó bizonylatok, azon belül a beérkező számlák kezelésére. Ezért az iktatókönyvbe sorolás és a partner azonosítása mellett már az iktatási tételen rögzítésre kerülnek a számla legfontosabb adatai. Az így előkészített számlák továbbkerülnek a SUP rendszer számviteli moduljába, ahol az iktatott tétel és ezen keresztül a scannelt kép a könyvelési tételhez kapcsolódik. Ez a technika biztosítja, hogy a bizonylat képe a bizonylat fizikai mozgatása nélkül is megtekinthető legyen bármikor a monitoron.
Az iktatás használatához néhány előzetes beállítás szükséges. További információ az Iktatás beállításai c. oldalon.
A funkció a TIP modulban a bal oldalon található listából az Iktatást választva érhető el. Ennek hatására megjelennek az utolsó időszakban iktatott tételek.
Iktatott tételek
Megadható szűrőfeltételek
- Cég
A listában megjelennek az iktatásra bekötött cégek, amely listából lehet céget választani. - Keltől; Keltig
Időszakra történő szűrési lehetőség. - Szótöredék
Szövegrészre kereséséi lehetőség.
MegjegyzésHasználható funkcióbillentyűk
- Ins-Felvitel
Új iktatási tétel felvitelére ad lehetőséget. További információ az Iktatott tétel kezelése c. részben. - F8-Részletek
Az aktuális, kiválasztott tétel részletes adatainak megtekintése. További információ az Iktatott tétel kezelése c. részben. - F9-Átvétel
Átvétel külső iktatási rendszerből. - F10-Nyomtatás
Iktatott tételek listája - F11-Cimke nyomtatás
Az iktatási tételhez a kép többféle módon is hozzákapcsolható. Nagyobb mennyiségű bizonylat, irat esetén a leghatékonyabb megoldás a scannelés előtt egy azonosító cimkét ragasztani az eredeti példányra. További információ a TIP modul, cimke nyomtató használata c. részben. - F12-Cimke feldolgozás
A korábban rögzített iktatási tételek és a kapcsolódó scannelt képek automatizált összekapcsolása.