Az Iktatókönyvek rögzítését paraméterezését követően az dokumentumok iktatás történik az Iktatás funkcióval. A dokumentumról az alap adatok rögzítését követően történik a szkennelt vagy elektronikusan kapott dokumentumok csatolása a tételekhez. Mind a szkennelt, mind az elektronikusan kapott dokumentumokat ugyanabba a könyvtárban kell elhelyezni, amely az iktatókönyvbe beállításra került, mint "Csatolmányok tárolásának" helye.
Az iktatási tétel és a kapcsolódó szkennelt képek jellemző kezelési módjai:
- Egyenkénti utólagos szkennelés közvetlenül az iktatott tételhez. Az iktatási munkahelyhez kis teljesítményű scanner (lapolvasó) van közvetlenül csatlakoztatva. Az iktatás-szkennelés ez esetben egyesével, dokumentumonként történik. Az iktatási tétel rögzítése után a bizonylat azonnal szkennelésre kerül a TIP modulban a beépített szkennelés funkció segítségével.
- Csoportos előre scannelés - kézi párosítás. A bizonylatok szkennelése csoportosan nagy teljesítményű hálózati scanneren az iktatási tétel felvitelét megelőzően megtörténik. Az iktatási tétel rögzítése már a képernyőn látható feldolgozási várólistában levő bizonylatokból történik.
- Csoportos utólagos scannelés - automatikus párosítás. Az iktatási tétel a papír alapú bizonylatok alapján kerül rögzítésre. Ezt követően ki kell nyomtatni egy azonosító címkét, amit az iktatott bizonylatra rá kell ragasztani, mint saját belső azonosítót. Ezt követően történik az iktatott-címkézett bizonylatok csoportos beolvasása nagy teljesítményű hálózati scanneren. A korábban rögzített iktatási tételek, és a feldolgozási várólistában levő szkennelt bizonylat képek összerendelése automatikusan történik a felragasztott címke QR kódja alapján.
Az iktatási tételről beérkező számla esetén a következő adatok kerülnek rögzítésre. A rögzítendő adatok az iktatókönyv jellegétől függenek.
Iktatott tétel adatai
Használható funkcióbillentyűk
- Ins-Felvitel
Új iktatási tétel felvitelére ad lehetőséget. - F3-Módosítás
Iktatási tétel módosítása - Del-Törlés
Iktatási tétel törlése, kizárólag amennyiben még nem került a SUP® Rendszerben könyvelésre. - F12-Redben
Iktatási tétel rögzítésének jóváhagyása. - F11-Cimke
Azonosító címke nyomtatása a csoportos utólagos szkenneléshez - automatikus párosításhoz. A funkció használatához címke nyomtató szükséges, a nyomtató az iktatókönyvben szükséges beállítani. A címkét az iktatási tétel felvitelét követően kell nyomtatni, és a bizonylatra felragasztani. - Utalványlap
Bizonylat kísérő dokumentum. - Küldés levélként
Cégspecifikus fejlesztés, az iktatott tételről értesítést kap a meghatározott felhasználó, jóváhagyó elektronikusan.
Az adatmezők értelmezése
Cég
A TIP modulban több cég kezelésére is lehetőség van egyidejűleg. Több cég bizonylatainak iktatásakor az ajánlott munkamódszer szerint az iktatást megkezdése előtt cégenként szét kell válogatni az iktatandó tételeket. Az iktatás abba a cégbe történik, ami az áttekintő képernyőn előzetesen kiválasztásra került a "Cég" mezőben.
Megjegyzés- Iktatókönyv
A bizonylatok csoportosítása iktatókönyvek alapján történik. Az adott cég kezeléséhez használt iktatókönyv törzsállományt előzetesen ki kell alakítani az Beállítások funkcióval. - Iktatószám
Az iktatókönyv beállításai közt megadott sorszám beállításoknak megfelelő. - Partner
Az iktatási tétel felvitelének egyik legfontosabb mozzanata a partner pontos azonosítása. A partnertörzsben előzetesen felvitt listából kell választani. - Számlaszám/Alapbizonylat
Az iktatókönyv jellegétől függően kerül kiírásra. Beérkező számlák esetén a bizonylat számlaszám/alapbizonylatszám, egyéb dokumentum esetén más azonosításra alkalmaz adat, pl.: szerződésszám. - Fizetési mód
Fizetési mód rögzítésének lehetősége. - Biz.kelte
Bizonylat, irat kelte. - Biz.telj.
Számlák esetén a teljesítési dátum. - Sztornó
Sztornó számla esetén a mezőben jelölhető a sztornó állapot. - Fiz.hatidő
Számlák esetén a fizetési határidő. - Beérkezés
Bizonylat, irat beérkezésének, kézhezvételének dátuma. - Év
A iktatás éve. - Száml. időszak
Számla időszaka, alapból a teljesítési dátummal azonos. - Ne. összeg
Számlák esetén a nettó számla érték összesen. - Br. összeg
Számlák esetén a bruttó számla érték összesen. - Dev
Számlák esetén a fizetendő összeg devizaneme. - Bankszla
A partner törzsben a partnerhez rögzített elsődleges bankszámlaszám. - Címke db
Címke használat esetén a címkék száma. Címke használat a csoportos utólagos szkennelés során történik - automatikus párosítási szolgáltatás alapja. - Tárgy
Az iktatott dokumentum tárgy, esemény leírása. - Egyéb
Cégspecifikus. - Felelős
Iktatással összefüggő adat. - Gyűjtők
A SUP® Rendszerben a könyvelési tételeket el lehet látni a könyvelési események csoportosítására szolgáló gyűjtőkkel, amennyiben a gyűjtő már az iktatás során ismert, meg lehet adni. Pl.: számla költséghelye. - Megjegyzés
Az iktatási tételhez kapcsolódó megjegyzés. Célszerű kitölteni, hogy az iktatási tételen rendelkezésre álljon egy szöveges információ az eseményről. - Csatolt képek
Az iktatási tétel rögzítése után célszerű az eredeti bizonylat szkennelt képét is csatolni a tételhez. Egy tételhez több kép is csatolható. A csatolt kép kiválasztása után megjelenik a szkennelt dokumentum nagy méretű képe.