Nagyobb szervezeteknél elvárás lehet, hogy a beérkező számlák a megérkezésükkel egyidőben bekerüljenek a pénzügyi nyilvántartásba, viszont nem lenne szerencsés, ha a nyilvántartásba került számlák automatikusan átutalhatók lennének. Ennek a problémának a megoldására szolgál a számlák igazoltatása. Amennyiben a beérkező számla naplóban ez a szolgáltatás be van kapcsolva, a számlák rögzítése során lehetőség van számla igazolásával kapcsolatos információk megadására is. Ebben az esetben a beérkező számlák alapvetően igazolatlan állapotba kerülnek, és ez csak akkor változik meg, ha a számlán szereplő áru, szolgáltatás teljesítésének tényét az arra jogosult személy elismerte (igazolta). Az igazolás állapota mellett a számla rögzítése során lehetőség van az igazoló személy/szervezet kijelölésére, és a beérkezés időpontjának nyilvántartására.
Az igazoltatás funkció Pénzügy | Beérkező számlák igazoltatása menüpontból érhető el, és az igazolatlan számlák gyors áttekintésére, igazolására ad lehetőséget. Amennyiben az igazoló kódja nincs megadva, az összes igazolatlan számla megjelenik, míg az igazoló nevének megadásával lehetőség van az adott személyre szűrni az igazolatlan számlákat. Igazolt számlákat a hagyományos módon a pénzügyi csoport is igazolttá teheti, mikor az aláírt példány visszaérkezett az igazolótól.
A számlákat ellenőrző személyeknek két típusa létezik:
- Ellenőr
a beérkező számla először általában az ellenőrhöz kerül. Az ellenőr a számlát elutasíthatja, vagy továbbadhatja másik ellenőrnek ill. igazolónak. Ami lényeges, hogy az ellenőr a számlát nem igazolhatja.
- Igazoló
az igazoló a számlát igazolhatja, vagy továbbadhatja másik személynek (igazolónak vagy ellenőrnek).
Egy személy nem lehet egyszerre ellenőr és igazoló.
Aki a számlát iktatja, az dönti el, hogy az adott számla először az ellenőrhöz kerül, vagy közvetlenül az igazolóhoz, esetleg igazolás nélkül azonnal a könyvelésbe kerül. A beérkező számlák ezután igazolás szempontjából három állapotba sorolhatók:
A számlák igazoltságának állapotai:
- Igazolt
az igazolatlan számlákat az igazolói jogkörrel bíró felhasználók tehetik igazolt állapotba. Ezt megelőzheti az ellenőr által történő láttamozás.
- Nem igazolt
amikor, egy számla beérkezik, rendszerint nem igazolt állapotba kerül. Az igazolatlan számlák szerepelnek, amelyeket akár teljesen elő lehet készíteni, de az így berögzített számlák megmaradnak a pénzügyi nyilvántartás szintjén, a főkönyvi kivonatra, folyószámlára nem kerülnek.
- Elutasított
mind az ellenőr, mind az igazoló dönthet úgy, hogy az adott számlát nem fogadja el. A számlához néhány szavas megjegyzést fűzhet.
A rendszer a beérkező számla igazolásának változásait eltárolja.
Igazolatlan számlák
Megadható szűrőfeltételek
- Napló
Ki kell választani, hogy melyik beérkező számlanapló adatait kell igazolni. - Igazoló
Lehetőség van arra, hogy az adott igazoló csak a saját számláit lássa, ill. mindet lássa, de csak a sajátjait tudja igazolni.
További információ: a Beérkező számlák igazoltatása c. paraméterezési útmutatóban
Használható funkcióbillentyűk
- Ins-Igazolás
Egy új bizonylat igazolása kezdeményezhető ezzel a funkcióval.
- Del-Visszavonás
A már igazolt bizonylat visszaminősítése igazolatlan bizonylattá.
- F3-Továbbítás
Lehetőség van a számlát egy másik igazolónak, vagy ellenőrnek továbbítani igazolásra.
- F6-Történet
A számla beékezésétől az igazoltatásig nyomon követhető az igazoltatás "története.
- F8-Bizonylat
A kijelölt bizonylat részletei tekinthető meg.
- Ctrl-Alt - Iktatás
Az iktatás modulban rögzített számlák tekinthetők meg.
- F10-Lista
Az igazolatlan beérkező számlák listázása, nyomtatása.
Az adatmezők értelmezése
- Igazolva
Itt lehet igazolni, vagy elutasítani a számlát.
- Ig.dátuma
A bizonylat igazolásának dátuma. A bizonylat igazolásának dátumától függ az időszak mező kitöltése. Egy lezárt időszakba tartozó bizonylat igazolásán, egy lezáratlan időszakba való átsorolására szolgál a mező, mivel a már lezárt időszakba nem kerülhet be új ÁFA-t módosító bizonylat.
- Igazoló
Az a személy, aki hivatott a számla igazolására.
- Megjegyz
Megjegyzés fűzhető az igazolás tényéhez.
Megjegyzés
Az igazoltatás menete
- A Pénzügy | Beérkező és kimenő számlák rögzítése menüpontban az így beállított bejövő számla naplón rögzítéskor a Kiegészítő adatoknál ki tudjuk választani azt az igazolót, aki majd a számlát jóváhagyja (igazolja), vagy elutasítja.
- Az igazoltatás funkció a Pénzügy | Beérkező számlák igazoltatása menüpontból érhető el. Itt nyílik lehetőség az igazolatlan számlák gyors áttekintésére, és igazolására. Az igazoló kiválasztja a saját nevét és ezután megjelenik a nevén lévő összes még igazolatlan állapotú számla. Amennyiben az igazoló kódja üres, a beállításoknál az összes igazolatlan számla megjelenik.
Az Igazolás funkcióval tudja az igazoló egy számla státuszát megváltoztatni, igazolni, vagy elutasítani. Az ellenőr típusú igazoló csak továbbítani tudja a számlát egy igazolónak. Igazolni vagy elutasítani nem tud. Ebben a menüpontban továbbá lehetőség van még egy számla teljes igazolás történetének a nyomon követésére is, az [F6-Történet] funkcióval. - Az igazolás után a számla státusza Igazolt lesz, számla lekönyvelődik és megjelenik főkönyvben, a számla kiegészítő adatoknál pedig, rögzül az igazolás dátuma.
A funkció nagy előnye, hogy a számlaigazoló nem csak a ’papír alapú adathordozón’ (számlán) jelezheti az aláírásával, a számla igazolását, hanem a számla igazolás a programon belül megy végbe, végig kontrollált folyamata van és a számlaigazolás történelme az adatbázisba is bekerül, mely később visszanézhető.