Nagyobb szervezeteknél elvárás lehet, hogy a beérkező számlák a megérkezésükkel egyidőben bekerüljenek a pénzügyi nyilvántartásba, viszont nem lenne szerencsés, ha a nyilvántartásba került számlák automatikusan átutalhatók lennének.

Ennek a problémának a megoldására szolgál a számlák igazoltatása. Amennyiben a beérkező számla naplóban ez a szolgáltatás be van kapcsolva, a számlák rögzítése során lehetőség van számla igazolásával kapcsolatos információk megadására is. Ebben az esetben a beérkező számlák alapvetően igazolatlan állapotba kerülnek, és mindaddig nem jelennek meg a könyvelésben, míg a számlán szereplő áru, szolgáltatás teljesítésének a tényét az arra jogosult személy el nem ismerte, le nem igazolta.

Amennyiben a számlaigazoló azonosította és elismerte a számlán lévő követelést a számla megjelenik a főkönyvben, elutasítás esetén azonban továbbra sem fog látszódni a könyvelésben. A számla igazoltatás folyamatában az igazoló személye az igazoltatásra váró számlához megjegyzést is tud kapcsolni, így az igazoltatás története a későbbiekben visszakövethető.