Az iktatási tétel létrehozása és a hozzá tartozó scannelt kép kezelése többféle módszerrel is történhet. Bármelyik módszer is van alkalmazva, az iktatási tételek kezelése ugyanazon a felületen történik.
Az iktatási tétel és a kapcsolódó scannelt képek jellemző kezelési módjai:
- Egyedi utólagos scannelés közvetlenül az iktatott tételhez. Az iktatási munkahelyhez kis teljesítményű scanner van közvetlenül csatlakoztatva. Az iktatás-scannelés egyesével történik. Az iktatási tétel rögzítése után a bizonylat egyesével azonnal scannelésre kerül a TIP-be beépített scannelés funkció segítségével.
- Csoportos előre scannelés - kézi párosítás. A bizonylatok scannelése csoportosan nagy teljesítményű hálózati scanneren az iktatási tétel felvitelét megelőzően megtörténik. Az iktatási tétel rögzítése már a képernyőn látható feldolgozási várólistában levő bizonylatokból történik.
- Csoportos utólagos scannelés - automatikus párosítás. Az iktatási tétel a papír alapú bizonylatok alapján kerül rögzítésre. Ezt követően ki kell nyomtatni egy azonosító cimkét, amit az iktatott bizonylatra rá kell ragasztani, mint saját belső azonosítót. Ezt követően történik az iktatott-cimkézett bizonylatok csoportos beolvasása nagy teljesítményű hálózati scanneren. A korábban rögzített iktatási tételek, és a feldolgozási várólistában levő scannelt bizonylat képek összerendelése automatikusan történik a felragasztott cimke kódja alapján.
Az iktatási tételről beérkező számla esetén a következő adatok kerülnek rögzítésre. A rögzítendő adatok az iktatókönyv jellegétől függenek.
Használható funkcióbillentyűk
- Ins-Felvitel
Új iktatási tétel felvitelére ad lehetőséget. - F3-Módosítás
Iktatási tétel módosítása - Del-Törlés
Iktatási tétel törlése - F11-Cimke nyomt.
Azonosító cimke nyomtatása a csoportos utólagos scanneléshez - automatikus párosításhoz. A funkció használatához ún. cimke nyomtató szükséges. A cimkét az iktatási tétel felvitelét követően kell nyomtatni, és a bizonylatra felragasztani.
Az adatmezők értelmezése
Cég
A TIP iktatás során több cég kezelésére is lehetőség van. Több cég bizonylatainak iktatásakor az ajánlott munkamódszer szerint az iktatást megkezdése előtt cégenként szét kell válogatni az iktatandó tételeket. Az iktatás abba a cégbe történik, ami az áttekintő képernyőn előzetesen kiválasztásra került.- Iktatókönyv
A bizonylatok csoportosítása ún. iktatókönyvek alapján történik. Az adott cég kezeléséhez használt iktatókönyv törzsállományt előzetesen ki kell alakítani. - Partner
Az iktatási tétel felvitelének egyik legfontosabb mozzanata a partner pontos azonosítása. A partnertörzsben előzetesen felvitt listából kell választani. A beérkező számlák esetén az egyik legfontosabb adat. - Számlaszám/Alapbizonylat
Az iktatókönyv jellegétől föggően kerül kiírásra. Beérkező számlák esetén a számlaszám, egyéb dokumentum esetén más azonosításra alkalmaz adat, pl.: szerződésszám. - Fiz.mód
Számlák esetén a fizetési mód. - Biz.kelte
Bizonylat, irat keletkezésének dátuma. - Biz.telj.
Számlák esetén a teljesítési dátum. - Fiz.hatidő
Számlák esetén a fizetési határidő. - Beérkezés
Bizonylat, irat beérkezésének dátuma. - Összeg
Számlák esetén a fizetendő végösszeg. - Devizanem
Számlák esetén a fizetendő összeg devizaneme. - Cimke db
Nyomtatandó cimkék száma a csoportos utólagos scannelés - automatikus párosítási szolgáltatás használatához. - Gyűjtők
A SUP rendszerben minden könyvelési tételt el lehet látni a könyvelési események csoportosítására szolgáló gyűjtőkkel. Amennyiben a gyűjtő már az iktatás során ismert, meg lehet adni. Pl.: számla költséghelye. - Megjegyzés
Az iktatási tételhez kapcsolódó megjegyzés. Célszerű kitölteni, hogy az iktatási tételen rendelkezésre álljon egy szöveges információ az eseményről. - Csatolt képek
Az iktatási tétel rögzítése után célszerű az eredeti bizonylat scannelt képét is csatolni a tételhez. Egy tételhez több kép is csatolható. A csatolt kép kiválasztása után megjelenik a scannelt bizonylat nagy méretű képe.
Megjegyzés