A beérkező és kimenő számlákat iktatni a Pénzügy | Beérkező és kimenő számla rögzítése menüpontban lehetséges.  Az adatrögzítés kezelésének felépítése - a gyakorlat által megkívánt elveket követve - gyors, pontos bizonylatrögzítést biztosít.
A rendszer indítása során a devizás kimenő és beérkező számláknak külön naplót ajánlott felvenni. A naplók megnyitása célszerűen a számlák lefűzési rendjéhez igazodik.
Beérkező számlák esetén (a napló paraméterezésétől függően) lehetőség van a számlák igazoltatási adatainak rögzítésére is. Az igazolatlan számlák nem kerülnek rá a főkönyvi kartonokra.

A naplószám megadása után a már eddig berögzített számlák láthatók. A napló kiválasztáshoz visszatérni az [Esc] billentyűvel lehetséges, a [Tab] billentyűvel a számla fej illetve a tétel adatai között lehet mozogni. Az aktív adatmezők, képernyők sárga színnel került kiemelésre a képernyőn.

 
Számlák rögzítése

Használható funkcióbillentyűk

• Ins-Új bizonylat
  Új számlát lehet beiktatni a rendszerbe.

• Del-Bizonylat törlés
  A már felvitt bizonylatok törlésére ad lehetőséget ez a funkció. A már kontírozott bizonylatok is törölhetőek, ilyenkor a törölt bizonylatokat a rendszer automatikusan törli a könyvelésből.

• F3-Bizonylat módosítás/Tétel módosítás
  A felvitt bizonylatok módosítására van mód. A már könyvelt bizonylatok és azok tételei is módosíthatók, ilyenkor a bizonylaton végrehajtott változtatást a rendszer automatikusan korrigálja a könyvelésben. A bizonylat tétel adatai csak akkor módosíthatók, ha nem az Iktatószám lista aktív, hanem a bizonylat tétel.

• F4-Keresés
  A keresést háromféle módon lehet végrehajtani a rendszerben. Lehet iktatószám (bizonylat szám), számla sorszám és partner név szerint keresni a rögzített bizonylatok között.

• F8-Részletek
  A bizonylatokhoz tartozó tételsorok megtekintésére szolgál.

• F10-Listáz
  A bizonylatok rendezett nyomtatására van lehetőség. A rendszer két féle lehetőséget ajánl fel a nyomtatási módra. Az egyik az Iktatott számlák listája a másik pedig a Számlák listája kiegyenlítési információkkal, ami lényegesen részletesebb formát ad a bizonylatokról, mint az első nyomtatási lista.

Általános adatok

• Knyv.Bizszám
  (Könyvelés belső bizonylatszáma.) A beérkező illetve kimenő számlák rögzítése során a rendszer felajánlja az eddig rögzített bizonylatokból következtetett bizonylatszámot (ha a rendszer talál összefüggést a már berögzített számok között), de ha ez nem megfelelő, akkor lehetőség van bármilyen bizonylatszám rögzítésére a rendszerbe (kézi sorszámozás).

• Számlasorszám
  A számlán szereplő számla sorszáma. A rendszer vizsgálja a szállítóra vonatkozóan (beérkező számla rögzítése esetén) a számla sorszámot, így elkerülhető a számlák többszöri felvitele.

• Beérkezés
  A beérkező számláknál, amennyiben az igazoltatás be van kapcsolva, a számla beérkezés dátumát meg lehet adni.

• Partner
  A bejövő illetve a kimenő számlán szereplő cég neve. A már felvitt partnerek adatai (Vállalati törzsek | Partnerek ) a rögzítés során az F2 billentyű segítségével megtekinthető, lekérdezhető.

• Fiz.mód
  A rendszer automatikusan felajánlja a partner paraméterezésében (Vállalati törzsek | Partnerek) beállított fizetési módot. Természetesen a bevitel során módosítható ez a beállítás amennyiben igény van rá.

• Kelt
  A számla kiállításának dátuma.

• Teljesítés
  A számlán szereplő tételek, szolgáltatások igénybevételének dátuma.

• Határidő
  A számla kiegyenlítés határidejének dátuma. A rendszer automatikusan felajánlja a partner paraméterezésében beállított Vállalati törzsek | Partnerek, a számla kiállításától számított naptári napban vagy munkanapban számított fizetési határidőt.

• Devizanem
  A számla devizaneme adható meg.

• Árfolyam
  A számla devizanemének érvényes árfolyama adható meg.

• Számv. időszak
  A számlákat milyen könyvelési időszakba sorolja a rendszer.

• ÁFA időszak
  A számlákat milyen ÁFA időszakba sorolja a rendszer.

Kiegészítő adatok

Számlák rögzítése kiegészítő ablak

Módosítható adatok

• Ellenszámla
  Az alap (Vállalati törzsek | Főkönyvi naplók menüpontban az aktuális naplónak beállított) ellenszámla módosítható.

• Késedelmi kamat
  Módosítható a Partner előre beparaméterezett késedelmi kamat értéke.

• Teljesítés
• Visszatartás

A beérkező számlák igazoltatásánál a rendszer felkínál néhány plussz beviteli mezőt

• Igazolva
  A beérkező számlák esetén egy számla csak akkor kerülhet könyvelésbe ha azt a számlát egy a rendszerbe előre felvitt Szerviz | Kódjellegű adatok/Számla igazolók számlaigazoló jóvá nem hagyja.

• Igazoló
  Lehetőség van a rendszerbe felvitt számlaigazolók közül kiválasztani a számla 'jellegéhez' kapcsolódó személyt. Ilyenkor csak az ő jóváhagyása esetén kerül a bizonylat könyvelésre.

• Ig. megj
  Szabadon választható szöveg kapcsolható a bizonylat igazoltatáshoz.

 
Számla rögzítés, tételsor

• Biz. Sor
  A bizonylaton szereplő tételsor száma.

• Jogcím
  Ha nem igazán könyvelő beállítottságú ügyintéző kezeli a rendszert, célszerű ha pénzügyi jogcímek segítségével azonosítja be a bizonylaton rögzítendő eseményt. Ezeket a tételeket majd a könyvelő fogja kikontírozni (módosítani).

• Főkönyvi szám
  Lehetőség van jogcímek nélkül, közvetlenül főkönyvi szám használatával kontírozni a tételeket.
  Adatrögzítés közben a főkönyvi szám kiválasztásánál lehetőség van közvetlenül megtekinteni a főkönyvi szám kartonját, így adatrögzítés közben kideríthető, hogy az adott főkönyvi számra milyen gazdasági események vannak könyvelve.

• Esemény
  A számlán szereplő tétel beazonosítása.

• ÁFA kód
  A számlán szereplő tételek ÁFA besorolásának kiválasztása ÁFA kódok segítségével.

• Adóalap
  A számlán szereplő adóalap (Nettó érték) értéke.

• ÁFA érték
  A számlán szereplő ÁFA értéke.

• Összesen
  A számlán szereplő Bruttó érték.

• Gyűjtők
  A számlatükörben kialakított gyűjtési paraméterek (gyűjtő csoport) alapján a bizonylat tétel gyűjtő azonosítója. Ennek segítségével lehet a bizonylat tételhez pl.: munkaszámot, költséghelyet, üzletkötőt, stb. rendelni. A témáról további információ a Paraméterezési útmutatóban található. Egy bizonylat tétel a főkönyvi számon kívül további négy szempont (könyvelési dimenzió) szerint gyűjtőzhető, de mivel a gyűjtőzés főkönyvi számonként szabályozható, ezért különböző főkönyvi számok esetén négynél több gyűjtő csoport is használható. Egy gyűjtő csoport "számtalan" gyűjtő azonosítót tartalmazhat. Másképp kifejezve a gyűjtők segítségével a főkönyvi és folyószámla könyvelés mellett további analitikákat is lehet vezetni.