Korábbi változatok

Nagyobb szervezeteknél elvárás lehet, hogy a beérkező számlák a megérkezésükkel egyidőben bekerüljenek a pénzügyi nyilvántartásba, viszont nem lenne szerencsés, ha a nyilvántartásba került számlák automatikusan átutalhatók lennének. Ennek a problémának a megoldására szolgál a számlák igazoltatása. Amennyiben a beérkező számla naplóban ez a szolgáltatás be van kapcsolva, a számlák rögzítése során lehetőség van számla igazolásával kapcsolatos információk megadására is. Ebben az esetben a beérkező számlák alapvetően igazolatlan állapotba kerülnek, és ez csak akkor változik meg, ha a számlán szereplő áru, szolgáltatás teljesítésének tényét az arra jogosult személy elismerte (igazolta). Az igazolás állapota mellett a számla rögzítése során lehetőség van az igazoló személy/szervezet kijelölésére, és a beérkezés időpontjának nyilvántartására.

Az igazoltatás funkció Pénzügy | Beérkező számlák igazoltatása menüpontból érhető el, és az igazolatlan számlák gyors áttekintésére, igazolására ad lehetőséget. Amennyiben az igazoló kódja nincs megadva, az összes igazolatlan számla megjelenik, míg az igazoló nevének megadásával lehetőség van az adott személyre szűrni az igazolatlan számlákat. Így a számlaigazoló nem csak a 'papír alapú adathordozón' (számlán) jelezheti az aláírásával, a számla igazolását, hanem ez rögtön az adatbázisba is bekerülhet. Ez természetesen nem kötelező, igazolt számlákat a hagyományos módon a pénzügyi csoport is igazolttá teheti, mikor az aláírt példány visszaérkezett az igazolótól.

A számlákat ellenőrző személyeknek két típusa létezik:

• Ellenőr
  a beérkező számla először általában az ellenőrhöz kerül. Az ellenőr a számlát elutasíthatja, vagy továbbadhatja másik ellenőrnek ill. igazolónak. Ami lényeges, hogy az ellenőr a számlát nem igazolhatja.

• Igazoló
  az igazoló a számlát igazolhatja, vagy továbbadhatja másik személynek (igazolónak vagy ellenőrnek).
  Egy személy nem lehet egyszerre ellenőr és igazoló.
  Aki a számlát iktatja, az dönti el, hogy az adott számla először az ellenőrhöz kerül, vagy közvetlenül az igazolóhoz, esetleg igazolás nélkül azonnal a könyvelésbe kerül. A beérkező számlák ezután igazolás szempontjából három állapotba sorolhatók:

A számlák igazoltságának állapotai:

• Igazolt
  az igazolatlan számlákat az igazolói jogkörrel bíró felhasználók tehetik igazolt állapotba. Ezt megelőzheti az ellenőr által történő láttamozás.

...

• Elutasított
  mind az ellenőr, mind az igazoló dönthet úgy, hogy az adott számlát nem fogadja el. A számlához néhány szavas megjegyzést fűzhet.
  A rendszer a beérkező számla igazolásának változásait eltárolja.

Image Removed  Image Added
Igazolatlan számlák

...

• F6-Történet
  A számla beékezésétől az igazoltatásig nyomon lehet követni a számla "történetét".

...

• követhető az igazoltatás "története.

• F8-Bizonylat
  A kijelölt bizonylat részletei tekinthető meg.

• Ctrl+Alt - Iktatás
  Az iktatás modulban rögzített számlák tekinthetők meg.

• F10-Lista
  Az igazolatlan beérkező számlák listázása, nyomtatásaF9-Sorrend
  Beérkezés, határidő és iktatószám szerint lehet sorrendbe rendezni az igazolásra váró számlákat.

• Igazolva
  Itt lehet igazolni, vagy elutasítani a számlát.

• Igazoló
  Az a személy, aki hivatott a számla igazolására.

• Ig.dátuma
  A bizonylat igazolásának dátuma.Megjegyzés
  Megjegyzés fűzhető az igazolás tényéhez. Időszak
  A bizonylat igazolásának dátumától függ az időszak mező kitöltése. Egy lezárt időszakba tartozó bizonylat igazolásán, egy lezáratlan időszakba való átsorolására szolgál a mező, mivel a már lezárt időszakba nem kerülhet be új ÁFA-t módosító bizonylat.

• Igazoló
  Az a személy, aki hivatott a számla igazolására.

• Megjegyz
  Megjegyzés fűzhető az igazolás tényéhez.