A TIP Iratkezelő és információs modul iktatás funkciója egyszerűen üzembeállítható, csupán a következő néhány törzsállomány ill. paraméter beállítása szükséges. Az iktatáshoz kapcsolódó paraméterek a TIP modulban a bal oldalon található listából az Iktatás csoportban a Beállítások funkciót választva érhetők el.

Iktatókönyvek

A TIP modulba iktatott iratok, bizonylatok tárolása és csoportosítása ún. iktatókönyvekkel történik.

• Megnevezés
  Iktatókönyv megnevezése. A megnevezést az iktatókönyvben tárolásra kerülő iratokkal összhangban célszerű megadni.
  
  
• Kód
  Iktatókönyv azonosító kódja. A rendszer automatikusan képzi. A külső adatkapcsolatoknál van jelentősége.
  
  
• Csatolmányok tárolása
  Az előzetesen definiált csatolmány tárolási helyek közül ki kell választani, ahol a scannelt képek, vagy más dokumentumok tárolódnak.
  
  
• Iktatószám adás módja
  Az iktatott tételek azonosítása ún. iktatószámokkal történik. A számok képzésére többféle lehetőség áll rendelkezésre.
  • Iktatókönyv alapján az iktatószám az iktatókönyvhöz beállított szabályok alapján (Előtag-utótag-hossz) képzőzik.
  • Átvétel - nincs a külső iktatási rendszerból történő adatátvétel esetén a TIP iktatás modul nem képez saját iktatószámot. A külső rendszerben kapott szám alapján történik az azonosítás.
    
    
• Előtag-utótag-hossz
  Az iktatókönyv alapján képzett sorszámok esetén az előtag-utótag-hossz adatokkal lehet megadni az iktatószám képzési szabályt.
  
  
• Jelleg
  Az iktatókönyv jellege egyfajta további csoportosítást ad, ill. ez vezérli, hogy egy iktatási tételről milyen adatok kerüljenek rögzítésre. Pl.: egy szerződésről kevesebb adat van nyilvántartva az iktatási tételen, mint egy beérkező számláról. A használható iktatókönyv jellegek a következők.
  
  • Bejövő számla
  • Kimenő számla
  • Pénztár
  • Bankkivonat
  • Irat-levél
  • Egyéb
    
    
• Irány
  Irat, bizonylat, dokumentum mozgásának iránya.
  
  
• Megőrzési év
  Az iktatókönyvben tárolt iratok, bizonylatok megőrzési ideje.
  
  

• Belső tároló
  Az iktatási tételhez kapcsolt csatolmányok jellemzően a file-rendszerben tárolódnak. Létezik azonban ún. "belső" tárolási mód, amikor az adatbázisban kerül tárolásra a csatolmány. Jellemzően az elektronikusan hitelesített számlák (e-számlák) tárolódnak belső tárolóhelyen, mivel azok megőrzését elektronikus formában kell biztosítani.

   Megjegyzés
  

  A nem kiemelt fontosságú iratok "belső" tárolása nem javasolt, mivel drasztikusan növeli az adatbázis méretét, és rontja az adattárolási hatékonyságot.

  
  
  

• QRCode nyomtatása
  Itt lehet kiválasztani, hogy az adott iktatókönyvbe iktatott tételekre szükséges- e QR kódot nyomtatni avagy sem. A QR kód nyomtatását akkor érdemes Igen-re állítani, ha rendszeresen nagy tömegű adatot iktatunk az adott iktatókönyvbe, mert így az adat lerögzítése után a QR kóddal ellátott dokumentumokat a scannelés után lehetőség van 1 lépésben felcsatolni a már beiktatott tételekhez. Ezt a Főképernyőn az F9 - Átvétel funkcióval lehet megtenni.
  
  
• Gyűjtők
  A SUP^® rendszer számviteli moduljában lehetőség van ún. gyűjtők kezelésére. Amennyiben a tételen használt gyűjtő már az iktatáskor azonosítható, célszerű felvinni az iktatási tételhez.

Csatolmányok tárolása

Az iktatott tételekhez kapcsolódó képek, dokumentumok tárolása jellemzően a file-rendszeren történik. Mivel egy könyvtárba nem célszerű nagyon sok file-t tárolni, célszerű iktatókönyvenként külön mappát létrehozni a file-ok tárolására. Egy jól szervezett struktúra növeli az áttekinthetőséget, és megkönnyíti az esetleges majdani migrációt is.

• Megnevezés
  Tárolóhely megnevezése. A tárolóhely határozza meg, hogy a bizonylatok a file-rendszeren pontosan hol kerülnek eltárolásra. Az így definiált tárolóhelyek a rendszerben több helyen is használhatók, pl.: az iktatókönyvek beállításai között meg kell határozni az iktatási tételekhez kapcsolódó csatolmányok tárolási helyét.
  
  
• Kód
  Iktatókönyv azonosító kódja. A rendszer automatikusan képzi.
  
  

• Elérési útvonal
  A tárolóhely által meghatározott könyvtár-mappa a file-rendszerben.

   Megjegyzés
  

  Hálózatos használat esetén olyan formában kell meghatározni, hogy minden iktató, könyvelő munkahely elérje az ott tárolt file-okat. A legjobb megoldás az ún. UNC path módú hivatkozás.

• Érvényes
  A tárolóhely használható-e. A már használat alól kivont tárolóhelyeket nem lehet/célszerű törölni, azonban lehet érvényteleníteni.

Iratcsoportok

Az iktatókönyvek mellett az iktatásban tárolt iratok, bizonylatok tovább csoportosíthatók ezzel az azonosítóval.

 

• Megnevezés
  Iratcsoport megnevezése
  
  
• Iktatókönyv
  
  

Paraméterek

 

Paraméterek értelmezése

Iktatás paraméterei

• Telj. és Hat. idő dátumok inicializálása
  Amennyiben ez a funkciót beállítja, úgy az iktatás során a program automatikusan kitölti a teljesítés dátumát a bizonylat kelt dátumával, a határidő dátumát pedig a bizonylat kelt dátumhoz viszonyított nyolc nappal tolja el. Ha nincs a jelölőnégyzet beállítva, akkor a felvitel során ezek a mezők üresen fognak szerepelni.
• Cégváltás lehetősége az iktatás szerkesztésénél
  Az iktatás során lehetőség van a dokumentumok folyamatos felvitelére. A felvitel során viszont csak abban az esetben lehet céget váltani, ha ez a jelölőnégyzet be van állítva.

Cimkenyomtató

• Címkenyomtató
  Címkenyomtató beállítása. A már beiktatott tételekhez egyedi QR címkét lehet nyomtatni. A címke egyedileg azonosít minden dokumentumot. 
• Felhasználónkénti címkenyomtató
  Előfordulhat, hogy a címkenyomtató felhasználónként különbözik. Ha ez így van, akkor ezt a jelölőnégyzetet beállításával lehet megtenni.

Előscannelés

• Előscannelés
  A TIP alapvetően kétfajta üzemmódot különböztet meg:
  Előscannelés üzemmódban az iktatás során elsőként a várólista nézetet láthatjuk. Ezt az üzemmódot akkor tudjuk ajánlani, ha egy nagy teljesítményű scanner egy adott könyvtárba helyezi a dokumentumokat. A várólistában megjelenő dokumentumokat lehet hozzácsatolni az iktatott tételhez. 
  Utóscan esetén a scanner közvetlenül a számítógépre van csatlakoztatva. Ebben az esetben a dokumentumokat közvetlenül az iktatott tételhez tudjuk rögzíteni.
• Az előscannelés mappája
  Ha az előscannelés az iktatás üzemmódja, akkor a "Csatolmányok tárolásánál" felvitt tárolót itt kell kiválasztani ahhoz, hogy a várólistában megjelenjenek az iktatni kívánt dokumentumok.
• Iktatásra váró bizonylatok maximális száma
  Előscan módban lehetőség van megadni a várólistában szereplő maximális dokumentumok számát.
• Előscannelés mappája cégkód kiegészítéssel
  Beállítható, hogy az előscannelés mappájában megadott elérési útvonalat egészítse ki a cég kódjával. Így a scannelés során a céges dokumentumok a várólistában is elszeparálva jelennek meg. 

• Felhasználónkénti scan mappa
  Beállítható, hogy az előscannelés mappájában megadott elérési útvonalat egészítse ki az ügyintéző kódjával.

   Megjegyzés
  

  Figyelem! Erre a paraméterre hatással van az előscannelés mappája cégkód kiegészítéssel. Amennyiben mind a két paraméter be van kapcsolva, úgy cégenként és felhasználónként lesz egyedi a dokumentumok várólista.

E-számla

• Beérkező e-számlák mappája
  A "Csatolmányok tárolásánál" felvitt tárolót itt kell kiválasztani ahhoz, hogy az e-számlák várólistában megjelenjenek az iktatni kívánt elektronikus számlák.

Kihelyezett iktatás

• Kihelyezett iktatás mappája
  A "Csatolmányok tárolásánál" felvitt tárolót itt kell kiválasztani ahhoz, hogy a Kihelyezett iktatás elemeit az átvétel során a program feldolgozza.