1. Partnertörzs, bankszámlaszámok felvitele

A banki kivonatok fogadásának elsődleges célja, hogy a nagy tömegű, folyószámlát érintő banki mozgások (számla kiegyenlítések) könyvelése automatizálható legyen. Mivel a banki mozgás esetén a partnert a bankszámlaszáma azonosítja, szükséges, hogy a Vállalati törzsek | Partnerek menüpontban, a [Bankszámlák] adatlapon a bankszámlaszámok naprakészen rögzítve legyenek. A teljesen automatizált kezelés akkor érhető el, ha az átutalások során nincs számla összevonás.

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• IBAN-szám  Nemzetközi bankszámlaszám előtag.

• Belföldi bankszámla  A partner belföldi bankszámlaszáma. Ez alapján történik a partner azonosítása.

• Megnevezés  A bankszámla vagy bank megnevezése. Csak leíró adat.

• SWIFT kód  A bankok azonosítására szolgáló nemzetközi kód. Kitöltése nem kötelező.

• Elsődleges  Igen | Nem. Az alapértelmezett számlaszámot kell elsődlegesként megjelölni.

2. Nem folyószámlás mozgások kezelése

A nagy tömegű folyószámlás mozgások (számla kiegyenlítések) mellett hasznos kényelmi funkció lehet a bankszámlához kötődő nem folyószámlás terhelések, jóváírások automatikus azonosítása is. Ilyen pl.: a bankköltség, vagy bankkamat.

 Megjegyzés

Az alábbi két paraméterezési lépés a Pénzügy | Bankkivonatok fogadása menüpontban menet közben is végrehajtható. A módosítás azonban csak a következőkben leírt módon történhet.

2.1. Bankhoz kötődő események azonosítása

A bankhoz kötődő, nem folyószámlás terhelések és jóváírások azonosítása a bank által közölt szöveges esemény alapján, a szövegrészlet azonosításával történik. Beállítása a Szerviz | Cégfüggetlen törzsek | Bankok menüpontban, az [F8-Kivonat esem.] funkciógomb után megjelenő adatlapon történik.

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Banki esemény  A megjelenő listából kiválasztandó, hogy melyik nem folyószámlás banki esemény kerül paraméterezésre. Az események listája kötött. Pl.: "Bankköltség"
  
  
• Eseményt azonosító szövegrészlet   A kiválasztott banki eseményre jellemző szövegrészlet, melyet a bank generál a kivonatra.

2.2. Cégre érvényes kontírozási szabályok felvitele

Mivel az előzőekben felvitt, bankhoz kötődő szövegrészlet cégenként más főkönyvi számra könyvelődhet, szükséges az adott cégre érvényes kontírozási szabály definiálása. A cégre jellemző kezelési mód a Szerviz | Paraméterek | Kontírozási szabályok menüpontban, a [Bank - utalások] adatcsoportnál állítható be.

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Szabály megnevezése Az adott szabályra jellemző megnevezés, összefüggésben van a használni kívánt bankkal és szállítói főkönyvi számmal. Pl.:Bankköltségek - Unicredit
  
  
• Szabály kódja  A rendszer automatikusan generál kódot.
  
  
• Bank neve  Ki kell választani, hogy mely bankhoz kötődő nem folyószámlás mozgás azonosítását kell elvégeznie a szabálynak.
  
  
• Banki esemény   A bankon belül korábban definiált események közül kell választani.
  
  
• Fők.szám  Cégre jellemző fők. szám, ahová a gazdasági esemény automatikusan könyvelődik. Pl.: 532 - Bankköltségek

 Megjegyzés

A különböző bankok különböző szövegezést használnak a kivonatokon. Több bank esetén, ugyanaz az esemény - a banktól függően - különböző módon van megfogalmazva. Ezért ilyenkor bankonként külön-külön kontírozási szabállyal kell ugyanarra a fők. számra irányítani a könyvést.

3. Banki kivonatok fogadásának végrehajtása

A cég által használt banki szoftverrel elő kell állítani az ún. kivonat export file-t. Ennek betöltését és automatikus feldolgozását a Pénzügy | Bankkivonatok fogadása menüpontban lehet kezdeményezni. A betöltéskor a tételek még nem kerülnek be a könyvelési állományba. A betöltés/feldolgozás során azonosításra kerülnek a rendszer által előre paraméterezett terhelések és jóváírások. Az automatikusan nem azonosítható eseményeket kézzel kell azonosítani - kontírozni. A kivonat teljeskörű (minden tételét érintő) feldolgozása után kerülhet be a könyvelésbe.