A számlák elektronikus aláírásához Minősített, vagy Kiemelt biztonságú tanúsítvány szükséges. A 2018-ban életbe lépett új szabályozás szerint az időbélyeg már nem kötelező, azonban ez esetben mind kiállítónak, mind a befogadónak ú.n. minősített archívumban kell tárolnia a számláit.
Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy számla kiállítóként célszerű a számlákat időbélyeggel is ellátni.
Számla befogadóként csak olyan e-számlákat célszerű befogadni, ami időbélyeggel is el van látva.
Az elektronikus számlák aláírásához használt tanúsítványokat ú.n. tanúsítvány kiadó szervezettől lehet beszerezni.
Az e-számlákat általában az Adobe Reader olvasóval célszerű megnyitni, mely az elektronikus aláírás ellenőrzésére is képes. Az ellenőrzés lényege, hogy a számla hitelesítéséhez használt aláíró tanúsítványt az ú.n. tanúsítvány láncon vissza lehet-e követni a tanúsítványt kiadó szervezethez.
A kiemelt biztonságú tanúsítványok esetén előfordulhat, hogy az alábbi üzenet jelenik meg az aláírás ellenőrzése során.
Ez nem feltétlenül jelenti azt, hogy a számla hibás, az is előfordulhat, hogy az aláíró tanúsítvány kiadásához használt köztes tanúsítvány nincs benne az Adobe Reader saját tanúsítványtárában. A kiadott tanúsítványoknak ugyanis van lejárati ideje, ezért azokat bizonyos időközönként meg kell újítani.
A következő két beállítás ellenőrzése, végrehajtása után már elvárható, hogy a következő üzenet jelenik meg.
A beállítások a következők (Adobe Reader DC verzió esetén): Szerkesztés | Beállítások menüpont, a bal oldalon látható kategóriák közül a Megbízhatóságkezelő csoportot kell választani, és frissíteni az Adobe Reader tanúsítvány listáját.
Az Adobe Reader mellett a számítógépen futó Windowsban is van tanúsítványtár, ami általában gyakrabban frissül, mint az Adobe Reader saját tára, ezért célszerű bekapcsolni, hogy az aláírás ellenőrzés során a Windows tanúsítványtárat is használja.
A beállítást, a Szerkesztés | Beállítások menüpontban, a bal oldalon látható kategóriák közül a Aláírások funkciót választva, majd a jobb oldalon az Ellenőrzés csoportban a [Tovább] gomb megnyomása után megnyíló adatlapot a következőképpen kell beállítani: