Egy partnerrel történő nagy kimenő számlaforgalom esetén előfordul, hogy a vevő a sok számla kiegyenlítését időszakosan (pl. hetente) egy összegben végzi. Az esetet bonyolíthatja, hogy az így utalt egyenlegben vissza áru számlák is lehetnek.
Az átutalt összeg a banki kivonaton jelenik meg. Emellett a vevő készít egy külön pénzügyi értesítő (avizó) bizonylatot, ami azt tartalmazza, hogy az egyösszegű utalás milyen számlák kiegyenlítésére vonatkozik.
A két külön bizonylatot két külön naplóba célszerű lekönyvelni, mivel ezek időben is elválhatnak egymástól. A banki kivonatot normál módon az adott bank-naplóba, az avizó bizonylatot egy pénzügyi vegyesként funkcionáló, de bank jellegű naplóba. Ennek a naplónak az ellenszámlája egy átvezetési számla.
A banki kivonaton átutalt összeg nem a folyószámlákat egyenlíti ki, hanem egy partner folyószámlás átvezetési számlára kerül. Az utólag megérkező pénzügyi értesítő bizonylat egyenlíti ki a folyószámlákat. A tételek összege nullába kell, hogy vigye az átvezetési számlát.
Az avizó bizonylatot a vevő nem csak papír formában, hanem Excel táblázatként is eljuttatja az eladóhoz. Ez esetenként 300-500 tételt is tartalmazhat, ezért kézenfekvő dolog, hogy ne kézzel rögzítsük, hanem az Excelben megkapott információt, némi átalakítás után könyvelési bizonylatként importálni lehessen. Ilyen könyvelési bizonylat importra a Szerviz | Főkönyvi feladás fogadása menüpontban lehetőség van, de ezt a formátumot az avizó Excel tábla alapján nehézkes előállítani.
Mivel a pénzügyi értesítő (avizó) bizonylat egyébként is bank jellegű naplóba kerülne könyvelésre, kézenfekvő, hogy Pénzügy | Banki kivonatok fogadása menüpont legyen a betöltési hely.
Átvezetési számla létrehozása
Új főkönyvi szám felvitelének helye a Vállalati törzsek | Főkönyvi számlatükör menüpontban.
Beállítandó elnevezések, paraméterek:
- Főkönyvi szám Pl.: 3895
- Megnevezés Avizó átvezetési számla
- Típus Könyvelési
- Folyószámla Partner
- Rendezés Igen
- Megjelölés Átvezetési számla
Napló megnyitása
Az avizó tételek fájlból történő betöltéséhez napló létrehozás lépései.
Beállítandó elnevezések, paraméterek:
Általános adatok
- Naplószám pl. 299
- Megnevezés Avizó betöltés
- Jelleg Bank
- ÁFA elszámolás Nem
- Könyvelési időszak Napi könyvelés
- Bizonylatszám adás módja Kézi sorszámozás ( betöltendő táblázat első oszlopa tartalmazza a kivonat számot, ez kerül átvételre)
Pénzügyi értesítő betöltése Excel file-ból
A banki kivonatok automatizált feldolgozása a Pénzügy | Bankkivonatok fogadása menüpontban lehetséges. Mivel a pénzügyi értesítők könyvelése bank jellegű naplóba történik, a feldolgozásra megfelelően előkészített Excel file-ok betöltése is ebben a menüpontban lehetséges.
A betölthető Excel file formátuma a következő:
| MEZŐNÉV | TÍPUS | MEGJEGYZÉS |
|---|---|---|
| Bizszam | CHAR(12) | Könyvelési bizonylat száma |
| Kelt | DATE | Könyvelés dátuma |
| Naplo | CHAR(3) | Avíziós bank napló |
| PartnerKod | CHAR(11) | A vevő partner kódja |
| Ertek | NUM(18,2) | Jóváírás ( + ) vagy terhelés( - ) értéke |
| KiegyHivSzam | VARCHAR(30) | Folyószámla rendezési száma |
| Kozlemeny | VARCHAR(40) | Esemény szöveg - fixen feltölthető |
Az adatoknak az első tab-fülön kell lenni.
A betöltéshez a (*.XLSX) - SUP® kézi előállítású Excel formátumot kell választani, ezen belül pedig a SUP® pénzügyi értesítő (avizó bizonylat) típust. A betöltés és feldolgozás a Bankkivonatok fogadása szerinti logikában történik, annyi különbséggel, hogy ez esetben nincs szükség semmilyen utólagos kézi beavatkozásra. A helyesen előkészített Excel táblákat hiba nélkül be kell tudni tölteni.
Figyelem