A készletek analitikus nyilvántartásának célja a főkönyvi adatok alátámasztása mellett a készlet szintek mennyiségének és értékének nyilvántartása, a készlet változások, és a készlet felhasználással kapcsolatos költségek, nyomon követése. A folyamatos mennyiségi és értékbeli nyilvántartás alapja a raktári mozgásokat teljesen lefedő készlet könyvelés. A készletek könyvelése a Raktári készlet | Készlet könyvelés menüpontban történik ( az áruforgalmi mozgások könyvelése az Áruforgalom menüpontban lehetséges). A készlet vezetéssel kapcsolatos gazdasági események:

• Készletállományt növelő mozgások
  • Nyitás (leltárfelvételi bizonylat)
  • Beszerzés (számla /szállítólevél)
  • Saját termelésű készlet raktárra vétele (raktári bevételezési jegy)
  • Vevő visszáru (vevő jóváírás /visszáru bizonylat)
  • Visszavétel felhasználásból (raktár-bevételezési jegy)
  • Átvétel más egységtől (átadás-átvételi bizonylat)
  • Átvétel apportból (apport lista)
  • Átminősítés tárgyi eszközből (átminősítési bizonylat)
  • Leltári többlet (leltárfelvételi bizonylat)

• Készletállományt csökkentő mozgások
  • Értékesítés (szállítólevél / számla)
  • Anyagfelhasználás (anyag felhasználási bizonylat)
  • Szállítói visszáru (szállítói jóváírás /visszáru bizonylat/)
  • Leltári hiány (leltárfelvételi bizonylat)
  • Selejtezés (selejtezési jegyzőkönyv)
  • Átadás apportba (apport lista)
  • Átminősítés tárgyi eszközzé (átminősítési bizonylat)

Könyvelési bizonylat

A bizonylatfejben rögzíthető adatok és a mozgásnem jellege szoros összefüggésben van. Csak azok az adatmezők kerülnek felvitelkor és karbantartáskor bekérésre, amelyek a készletmozgás felviteléhez szükségesek (pl.: beszerzéskor nem kell az átvevő raktárt kitölteni, így ezen mező lekapcsolásra került). Bizonylat rögzítése során látható, hogy a rögzítés két "fázisra" bontható elsőként a bizonylat fej kerül rögzítésre, amelyhez ezt követően rögzíthetők a tételek.

Új bizonylat felvitele

Használható funkcióbillentyűk

• Ins-Új bizonylat
  Új bizonylat rögzítése. A funkció billentyű mellett látható segéd-funkciógombbal (kis háromszög) generálható szállítói rendelésből beszerzés.

• Del-Bizonylat törlés
  A már rögzített bizonylat törlését lehet elvégezni. Az olyan bizonylatok esetében, amelyeknél a törlés bármely ok (folyamatos sorszám, zárás) miatt nem végezhető el, ott ez a funkciógomb nem aktív.

• F3-Biz.módosítás
  Bizonylat adatainak módosítása.

• F4-Keresés
  Bizony fej, bizonylat tétel, szótöredék közti keresés.

• F8-Részletek
  A bizonylat tételeinek részletes megtekintése, módosítása, törlése kezdeményezhető.

• F10-Listázás
  A mozgás raktári bizonylatainak listázhatók adott időszakra összesítve és tételes. Továbbá vonalkód címke nyomtatására van lehetőség.

• F11-Bizonylat
  A raktári mozgásról bizonylat nyomtatás
  
  

• Mozgásnem
  A raktári mozgásnem kiválasztása. Például raktári beszerzések készletre vételéhez beszerzés jellegű mozgásnemet kell választani. A mozgásnem törzsben a készlet könyvelést megelőzően rögzített mozgásnemek jelennek meg választási lehetőségként.
  
  
• Bizonylatok szűrése
  Képernyőn megjelenő adatok leválogatása, a képernyőn minden bizonylat, időszak szerint szűrt vagy nem zárt bizonylatok kerüljenek megjelenítésre.
  
  
• Raktár / Kiadó raktár
  A választott raktárban történik a készlet könyvelés, készlet növelés, készlet kiadás.
  
  
• Bizonylat összege
  Adott raktári bizonylat tételsor értékeinek összesen érték a könyvelés alap devizanemében.
  
  
• Átvevő raktár
  Páros mozgások eset kell megadni az átvevő raktárt (egyik raktár készletét csökkenti, miközben a másik raktár készletét növeli).

• Mozg. dát.
  A mező azt a dátumot mutatja, amely napon történik a készlet mozgatás. Beszerzés esetén a bizonylat kelttel azonos, míg számlázás esetén a számla teljesítési dátumával azonos, folyamatos teljesítés esetén azonban az elszámolási időszak vége dátumával megegyező.
  
  
• Nyomtatva
  Nyomtatási jelző, amely a bizonylat nyomtatásra vonatkozó állapotot mutatja meg. Nyomtatott bizonylat nem törölhető, nem módosítható.
  
  
• Raktári biz. sz.
  A program által kiosztott sorszám, amely a raktári bizonylat sorszáma. A sorszám kiosztása a  Szerviz | Paraméterek | Sorszámtartományok menüpontban beállított paramétereknek megfelelően történik.
  
  
• Bizonylat kelt
  A raktári bizonylat készítésének dátuma.

• Szla.szám:
  Az eredeti bizonylat száma. A kapott számla  vagy kézi bizonylat száma, amely alapján a rögzítés történik.

• Szállítólevél
  Beszerzés könyvelése esetén itt kell rögzíteni a szállítólevél számát.

• Partner
  Szállítólevél, számla alapú készlet könyvelés során kötelező a partner választás.
  
  
• Teljesítés helye
  Adott készlet mozgás, készlet átadás teljesítésének helye. A teljesítési hely befolyásolja számlázás során az alkalmazott ÁFA kulcsot, illetve az Intrastat kimutatás alapja.
  Belföld,
  EU-n belül,
  Külföld.

• Dev.nem
  Devizában történő készlet könyvelés esetén itt választható devizanem. (Például devizás beszerzés esetén).

• Árf.nap
  Devizában rögzítendő készlet könyvelés során a forintosításhoz szükséges árfolyam nap.
  
  
• Árfolyam
  Devizában rögzítendő készlet könyvelés során az alkalmazott, az árfolyam napnak megfelelő árfolyam. MNB árfolyam alkalmazás esetén az árfolyam letölthető az MNB oldaláról ( Árfolyamok).
  
  
• Megjegyzés
  A mezőbe tetszőleges megjegyzés írható be, amely a nyomtatott raktári bizonylaton is megjelenítésre kerül.
  
  
• Gyűjtők / Utalványszám
  Felhasználás jellegű mozgás könyvelés esetén az utalványozási bizonylat száma.
  
  
• Munkaszám
  Felhasználás  jellegű mozgásnem esetén az anyagfelhasználások munkaszámonként gyűjthetők.
  
  
• Ktgh
  Felhasználás  jellegű mozgásnem esetén az anyagfelhasználások költség viselőre, költséghelyenként  gyűjthetők.

• Átv. dolgozó
  Felhasználás jellegű mozgás könyvelése során az anyagokat átvevő dolgozó rögzítése.

• Utalványozó
  Felhasználás jellegű mozgás esetén a kiadott anyagokat a dolgozók közül ki utalványozta, ki írta elő azok használatbavételét, felhasználását.
  
  
• Intrastat / Fuvarozási mód (FM)
  Az intrastat kimutatásban meg kell adni a fuvarozás módját, ezért amennyiben készlet könyvelés során a teljesítés helye EU-n belül található a következő mezők adattartalmát szükséges megadni. 
  • 1-Tengeri hajózás
  • 2-Vasúti forgalom
  • 3-Közeti forgalom
  • 4-Légi forgalom
  • 5-Postai forgalom ( futárszolgálatok postai forgalomnak számítanak)
  • 6-Fixen szerelt szállítóeszköz
  • 7-Csővezeték
  • 8-Belvizi hajózás
  • 9-Saját hajtás

• Szállítási feltétel (SZF)
  A kereskedelmi megállapodások a paritások megadásával szabályozzák a felek költségviselési és felelősségi korlátait. Az Intrastat kimutatáson fel kell tüntetni a fuvarparitást, amely a szállítási feltétel mezővel azonos. ( EXW, FCA, FAS, FOB, CFR, CIF, CPT, CIP, DAF, DES, DEQ, DDU, DDP)

• Tagállam (TA)
  A feladó tagállam, rendeltetési tagállam kódja (AT Ausztria, BE Belgium, CY Ciprus, CZ Cseh Köztársaság, DK Dánia, GB Nagy-Britannia, EE Észtország, FI Finnország, FR Franciaország, GR Görögország, NL Hollandia, IE Írország, PL Lengyelország, LV Lettország, LT Litvánia, LU Luxemburg, MT Málta, DE Németország, IT Olaszország, PT Portugália, ES Spanyolország, SE Svédország, SK Szlovák Köztársaság, SI Szlovénia.)
  
  

Használható funkcióbillentyűk

• Ins-Felvitel
  A választott bizonylathoz új tétel felvitel.
  
  
• Del-Törlés
  Tétel törlése. Törölni csak az utolsó tételt lehetséges.
  
  
• F3-Módosítás
  Rögzített tétel adatainak módosítása.
  
  
• F9-Gyári számok
  A gyári számok adott termék egyedi azonosítói, amennyiben egyedi azonosítást is kívánjuk alkalmazni a készlet nyilvántartás során azt a cikk törzsben szükséges előírni, engedélyezni. Ezen cikkek készlet mozgatása azonban kizárólag gyárszámmal lehetséges, fokozottan ellenőrizni szükséges adott darab azonosítóját, gyári számát a készlet mozgatás során.

 
Tételsor

• Biz.sor
  A tételsor sorszáma, a rendszer automatikusan felkínálja a következő sorszámot. A bizonylaton belüli tételsorok száma nincs korlátozva.

• Cikk
  A cikktörzsből választható ki adott cikk. Továbbá a cikktörzs karbantartható, bővíthető a rögzítéskor a rögzítési folyamat megszakítása nélkül.

• Készlet
  A könyvelt cikkből, a rögzítés raktárában mennyi az aktuális készlet.
  
  
• Mennyiség
  Könyvelt készlet mennyiségét itt kell rögzíteni.
  
  
• Mennyiségi egység
  A választott cikk cikktörzsben rögzített mennyiségi egysége, az adat a cikktörzsből kerül beolvasásra.
  
  
• Egységár
  A készlet könyvelt cikk forintos egységára.
  
  
• Érték
  A készlet könyvelt forintos értéke (mennyiség x egységár).
  
  
• Szabad
  Szabad készlet mennyiség adott cikkből, adott raktárban.

• Dev.egys.ár
  A könyvelt cikk devizás egységára, amely mező abban az esetben aktív, ha a mozgásnem könyvelési bizonylat típusa devizásként van definiálva.
  
  
• Dev. érték
  A könyvelt  cikk devizában kifejezett összesen értéke (mennyiség x devizás egységár).
  
  
• Készl. érték
  A könyvelt mennyiség készletértéke.

• Megjegyzés
  A cikk könyveléséhez kapcsolódó feljegyzés, megjegyzés.
  
  
• Intrastat Ügyletkód(ÜK)
  A tulajdonjog pénzbeli vagy egyéb ellenszolgáltatás kapcsolatos, az  ügylet jellegére vonatkozó két számjegyű kód, amely az Intrastat kimutatáson szerepeltetni szükséges.