1. Számlázási alapadatok beállítása
A Szerviz | Paraméterek | Könyvelt cég általános adatai menüpontban meg kell határozni a következő adatokat, melyek a kimenő számlákon szerepelnek:
Teljes név, Adószám, Székhely cím adatok.
2. Kimenő számlák sorszám tartományának meghatározása
A Szerviz | Paraméterek | Sorszám tartományok menüpontban meg kell határozni azokat a sorszám tartományokat, melyek alapján a kimenő számlák naplói a számlaszámokat fogják képezni.
Beállítandó elnevezések, paraméterek:
- Megnevezés Olyan nevet érdemes kiosztani, amelyből következtetni lehet arra, hogy a sorszám tartományt milyen célt szolgál.
Pl.: Kimenő számla Központ
- Kategória Kötelezően: ’Számlasorszám’.
- Folytonosság Célszerű évente újraindulóra (’Évfüggő’) választani.
- Előtag Célszerű, amennyiben nem csak belföldi számla készül a rendszerbe egy ’B’-vel jelölni a belföldi számlák sorszámát.
- Utótag Lehetőség van a sorszám végén megadható karakterekkel is a megkülönböztetésre.
- Sorszám hossza Elő- és utótaggal együtt a sorszám nem lehet hosszabb 12 karakternél. A sorszámot az [F5-Teszt] gombbal lehet leellenőrizni. A sorszámnak összhangban kell lennie „Köv. sorszám” mezővel. Az évente megadott (újrainduló sorszám) elejébe érdemes belekombinálni az évszámot is. Pl.: 200001 (2000-ben), 210001 (2001-ben) vagy hasonló.
- Köv. sorszám Abban az esetben ha bármiféle oka van, hogy a számozás ne 1-től kezdődjön, lehetőség van megadni a kívánt kezdő sorszámot.
Évente újrainduló (’Évfüggő’) folytonosság esetén, az [F8-Sorszámok] nyomógomb segítségével be kell állítani az induló (következő) sorszámokat minden évhez, lehetőleg 3-4 évre előre. A sorszám hosszának összhangban kell lennie a tartomány beállított hosszával.
3. Számlázáshoz szükséges főkönyvi számok meghatározása
A Vállalati törzsek | Főkönyvi számlatükör menüpontban a kimenő számlákkal kapcsolatban álló főkönyvi számokat fel kell venni. Alapvetően a következő főkönyvi számokra van szükség:
Árbevétel főkönyvi számok
Beállítandó elnevezések, paraméterek:
- Főkönyvi szám 911
- Megnevezés Belföldi értékesítés árbevétele
- Típus Könyvelési
- Rendezés Nem
Belföldi vevők főkönyvi száma
Beállítandó elnevezések, paraméterek:
- Főkönyvi szám 311
- Megnevezés Belföldi követelések
- Típus Könyvelési
- Folyószámla Partner
- Rendezés Igen
ÁFA főkönyvi számok
Beállítandó elnevezések, paraméterek:
- Főkönyvi szám 4671
- Megnevezés Fizetendő általános forgalmi adó
- Típus Könyvelési
- Megjelölés ÁFA gyűjtő számla
Kapott előlegek főkönyvi száma - nem kötelező
Beállítandó elnevezések, paraméterek:
- Főkönyvi szám 441
- Megnevezés Vevőktől kapott előlegek
- Típus Könyvelési
- Megjelölés Előlegszámla
4. Könyvelési naplók beállítása
A kimenő számlák készítéséhez minimum két naplóra van szükség.
- Elsőként definiálni kell egy banknaplót, amely mögött áll egy bankszámlaszám.
- Majd fel kell vinni egy kimenő számla naplót, mely hivatkozik az előzőleg meghatározott banknaplóra. A számlafejben, a szállító adatai között megjelenő bankszámlaszám mezőben az így meghatározott bankszámlaszám fog megjelenni. A már használatban levő számlaiktató napló nem használható kimenő számla naplóként. Tehát minden esetben a kimenő számla naplót a számlaiktató naplóktól elkülönülő naplóként kell létrehozni. A Vállalati törzsek | Főkönyvi naplók menüpontban lehet beállítani a szükséges paramétereket.
Banknapló
Beállítandó elnevezések, paraméterek:
Általános adatok
- Naplószám 201
- Megnevezés Bank
- Jelleg Bank
Banknapló adatok
- Bank neve A bankok listájából választandó
- Bankszámlaszám Az előzőleg kiválasztott pénzintézetnél vezetett bankszámlaszám szabványos GIRO (8-8-8) formátumban
Kimenő számla napló
Beállítandó elnevezések, paraméterek:
Általános adatok
- Naplószám 401
- Megnevezés Kimenő számlák (központ)
- Jelleg Vevő
- ÁFA elszámolás Igen
- Könyvelési időszak Havi könyvelés
- Bizonylatszám adás módja Gépi kimenő számla (Ft)
- Sorszám tartomány Az előzőleg már meghatározott sorszám tartományt kell kiválasztani. Több számlanapló esetén javasolt több sorszámtartomány definiálása, összhangban a naplók számával.
- Főkönyvi szám A főkönyvi szám törzsben előzőleg meghatározott ’vevő’ főkönyvi szám. Jellemző értéke ’311-Belföldi követelések’. Az elkészülő kimenő számlák ez alapján kapják meg a vevő főkönyvi számot.
Kimenő Számlanapló adatok
- Banknapló hivatkozás Vissza kell hivatkozni arra a banknaplóra, amelyik mögött levő bankszámlaszámot a kimenő számla naplóból készített számlán meg kell jeleníteni.
- Nyomtatási forma A naplóból készülő kimenő számla nyomtatási formája.
Jelenleg választható formátumok:
- Üres lap kerettel (álló): üres A4 méretű lapra készül a számla
- Üres lap kerettel (fekvő):szintén üres A4-es lapra nyomtat, de a számla fekvő helyzetű.
- Pátria nyomtatvány: a kereskedelmi forgalomban levő leporellós nyomtatvány rovataiba „céloz” bele. Csak mátrixnyomtatóval használható, használata nem javasolt.
- Példányszám Az egy nyomtatási menetben készülő példányok száma.
Pátria leporellós nyomtatvány esetén 1 példányt kell kérni,az A4-es lapra készülő számlák esetén a kívánt példányok számát kell beírni, általában 2 vagy 3.
- Zárószöveg Tetszőleges szöveg adható zárószövegként ami a számla alsó részén jelenik meg a nyomtatás során.
- Gyűjtők Kimenő számla naplóhoz lehetőség van gyűjtő azonosítót is rendelni. Az így definiált napló-gyűjtő összerendelés a számla írása közben már nem módosítható. Tehát több telephely esetében több napló használata ajánlott, így a külön telephelyek külön gyűjtőn fognak szerepelni, illetve külön árbevétel főkönyvi számon.
5. KSH azonosítók (SZJ,- VTSZ számok) felvitele
A Szerviz | Paraméterek | KSH azonosítók menüpontban, a cég tevékenységi körében meghatározott KSH kódokat (VTSZ, SZJ számokat) kell felvenni, és hozzá kell rendelni a KSH azonosítóknál használni kívánt ÁFA kódot.
6. Kontírozási szabályok meghatározása
A Szerviz | Paraméterek | Kontírozási szabályok menüpontban meg kell határozni, hogy milyen (árbevétel) főkönyvi számra történjen a cikk könyvelése. Az megfelelően definiált kontírozási szabályt a Termékek – cikkek ablakban a cikkekhez kell rendelni.
Beállítandó elnevezések, paraméterek:
- Szabály megnevezése Az adott szabályra jellemző megnevezés. Általában összefüggésben van a használni kívánt árbevétel főkönyvi számmal.
Pl.: Termék értékesítés, Szolgáltatások, Előleg
- Árbevétel számla pl.: 911 - Belföldi értékesítés árbevétele
7. Mennyiségi egységek meghatározása
A Szerviz | Kód jellegű adatok | Mennyiségi egységek menüpontban meg kell határozni a használni kívánt mennyiségi egységeket.
8. Cikkek, szolgáltatások felvitele
A Vállalati törzsek | Termékek - Cikkek menüpontban fel kell venni azokat a termékeket és szolgáltatásokat, melyek kimenő számlán szerepelhetnek.
Beállítandó elnevezések, paraméterek:
- Cikkszám Tetszőleges azonosító adat. Nem célszerű ékezetes karaktereket valamint szóköz karaktert használni!
- Megnevezés Termék vagy szolgáltatás megnevezése. Mivel a számlakészítés közben átírható, olyan szöveget érdemes felvenni, mely a lehető legjobban hasonlít arra, amit majd a számla tételsorába várhatóan be kell írni.
- Jelleg Szolgáltatás vagy termék
- Egységár Jellemző egységár, nem kötelező megadni abban az esetben, ha csak a számla készítés során válik ismertté.
- Egységár (dev) Egységár devizában
- Mennyiségi egység Adott cikkhez kötődő mennyiségi egység. Kitöltése nem kötelező. Ha nincs megadva, akkor lesz lehetőség az ún. mennyiséghez nem kötődő szolgáltatások kezelésére.
- KSH azonosító A cikk, szolgáltatás KSH azonosítója. Ezen keresztül sorolódik be a megfelelő ÁFA csoportba.
- Érvényes Igen
- Számla zárószöveg Cikkhez rendelhető számla zárószöveg.
- Kontírozási szabály Az előzetesen meghatározott szabály törzs megfelelő eleme. Az elkészülő kimenő számlák ez alapján kapják meg az árbevétel főkönyvi számot. (az előleget is)
Figyelem9. Partnerek (vevők) felvitele
A Vállalati törzsek | Partnerek menüpontban célszerű előre felvenni legalább rendszeresen használt partnert (vevőt).
Beállítandó elnevezések, paraméterek:
Általános adatok
- Rövid név, cím A partner rövid neve, címe. A kimutatásokon, és a banki átutaláson ez jelenik meg. A kimenő számlán NEM ez íródik ki, mint vevő.
- Partner kód Belső azonosító kód, a rövid név alapján a rendszer automatikusan osztja ki, de átírható.
Számlázási adatok
- Teljes név A kimenő számlán ez fog megjelenni, mint vevő neve.
- Székhely adatok A kimenő számlára kiírandó cím adatok. Hivatalosan a cég székhelyének (számlázási címének) adatai, irányítószám, város, utca sorrendben.
Kimenő számlák adatai
- Fizetési mód Az adott vevőre jellemező fizetési mód, megállapodás vagy egyéb szempont szerint.
- Határidő Az adott vevőre jellemező fizetési határidő napban mérve.
Lehetőség van a naptári napban, valamint a munkanapban történő megadásra is, mely számítódhat a számla keltétől, vagy a teljesítés dátumától.
10. Számlázási nyomtató beállítása
Lehetőség van a kimenő számlák készítéséhez külön nyomtatót kijelölni. Ez különösen hasznos, ha a kimenő számlák leporellóra készülnek.
A Szerviz | Technikai funkciók | Rendszerinformációk | Gép paraméterei menüpontban lehet kijelölni azt a nyomtatót, ahová a belföldi kimenő számlákat kell irányítani. Ezt munkahelyenként be kell állítani. Amennyiben nincs kijelölve, a számlák a Windows-ban beállított alap(értelmezett) nyomtatóra fognak készülni.
11. Céges embléma alkalmazása számlákon
Lehetőség van a számla fejben a kibocsátó cég emblémájának az elhelyezésére is. Részletek a „Pénzügy, cégembléma elhelyezése belföldi kimenő számlára” c. fejezetben.
Amennyiben nincs meghatározva cégembléma, a számlára a „Számlázási alapadatok beállítása”c. részben meghatározott adatok kerülnek.