1. Számlázási alapadatok beállítása

A Szerviz | Paraméterek | Könyvelt cég általános adatai menüpontban meg kell határozni a következő adatokat, melyek a kimenő számlákon szerepelnek:
Teljes név, Adószám, Székhely cím adatok.

2. Kimenő számlák sorszám tartományának meghatározása

A Szerviz | Paraméterek | Sorszám tartományok menüpontban meg kell határozni azokat a sorszám tartományokat, melyek alapján a kimenő számlák naplói a számlaszámokat fogják képezni.

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Megnevezés   Olyan nevet érdemes kiosztani, amelyből következtetni lehet arra, hogy a sorszám tartományt milyen célt szolgál.
  Pl.: Kimenő számla Központ

• Kategória   Kötelezően: ’Számlasorszám’.

• Folytonosság   Célszerű évente újraindulóra (’Évfüggő’) választani.

• Előtag   Célszerű, amennyiben nem csak belföldi számla készül a rendszerbe egy ’B’-vel jelölni a belföldi számlák sorszámát.

• Utótag   Lehetőség van a sorszám végén megadható karakterekkel is a megkülönböztetésre.

• Sorszám hossza   Elő- és utótaggal együtt a sorszám nem lehet hosszabb 12 karakternél. A sorszámot az [F5-Teszt] gombbal lehet leellenőrizni. A sorszámnak összhangban kell lennie „Köv. sorszám” mezővel. Az évente megadott (újrainduló sorszám) elejébe érdemes belekombinálni az évszámot is. Pl.: 200001 (2000-ben), 210001 (2001-ben) vagy hasonló.
• Köv. sorszám   Abban az esetben ha bármiféle oka van, hogy a számozás ne 1-től kezdődjön, lehetőség van megadni a kívánt kezdő sorszámot.
  Évente újrainduló (’Évfüggő’) folytonosság esetén, az [F8-Sorszámok] nyomógomb segítségével be kell állítani az induló (következő) sorszámokat minden évhez, lehetőleg 3-4 évre előre. A sorszám hosszának összhangban kell lennie a tartomány beállított hosszával.

3. Számlázáshoz szükséges főkönyvi számok meghatározása

A Vállalati törzsek | Főkönyvi számlatükör menüpontban a kimenő számlákkal kapcsolatban álló főkönyvi számokat fel kell venni. Alapvetően a következő főkönyvi számokra van szükség:

Árbevétel főkönyvi számok

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Főkönyvi szám   911

• Megnevezés   Belföldi értékesítés árbevétele

• Típus   Könyvelési

• Rendezés   Nem

Belföldi vevők főkönyvi száma

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Főkönyvi szám   311

• Megnevezés   Belföldi követelések

• Típus   Könyvelési

• Folyószámla   Partner

• Rendezés   Igen

ÁFA főkönyvi számok

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Főkönyvi szám   4671

• Megnevezés   Fizetendő általános forgalmi adó

• Típus   Könyvelési

• Megjelölés   ÁFA gyűjtő számla

Kapott előlegek főkönyvi száma - nem kötelező

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Főkönyvi szám   441

• Megnevezés   Vevőktől kapott előlegek

• Típus   Könyvelési

• Megjelölés   Előlegszámla

4. Könyvelési naplók beállítása

A kimenő számlák készítéséhez minimum két naplóra van szükség.

• Elsőként definiálni kell egy banknaplót, amelyhez egy saját bankszámlaszám van rendelve.
• Majd fel kell vinni egy kimenő számla naplót, mely hivatkozik az előzőleg meghatározott banknaplóra. A számlafejben, a szállító adatai között megjelenő bankszámlaszám mezőben az így meghatározott bankszámlaszám fog megjelenni. A már használatban levő számlaiktató napló nem használható kimenő számla naplóként. Tehát minden esetben a kimenő számla naplót a számlaiktató naplóktól elkülönülő naplóként kell létrehozni. A Vállalati törzsek | Főkönyvi naplók menüpontban lehet beállítani a szükséges paramétereket.

Banknapló

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

Általános adatok

• Naplószám   201

• Megnevezés   Bank

• Jelleg   Bank

Banknapló adatok

• Bank neve   A bankok listájából választandó

• Bankszámlaszám   Az előzőleg kiválasztott pénzintézetnél vezetett a banktörzsben felvett bankszámlaszám szabványos GIRO (8-8-8) formátumban

Kimenő számla napló

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

Általános adatok

• Naplószám   401

• Megnevezés   Kimenő számlák (központ)

• Jelleg   Vevő

• ÁFA elszámolás   Igen

• Könyvelési időszak   Havi könyvelés

• Bizonylatszám adás módja   Gépi kimenő számla (Ft)

• Sorszám tartomány   Az előzőleg már meghatározott sorszám tartományt kell kiválasztani. Több számlanapló esetén javasolt több sorszámtartomány definiálása, összhangban a naplók számával.

• Főkönyvi szám   A főkönyvi szám törzsben előzőleg meghatározott ’vevő’ főkönyvi szám. Jellemző értéke ’311-Belföldi követelések’. Az elkészülő kimenő számlák ez alapján kapják meg a vevő főkönyvi számot.

Kimenő Számlanapló adatok

• Banknapló hivatkozás   Vissza kell hivatkozni arra a banknaplóra, amelyik mögött levő bankszámlaszámot a kimenő számla naplóból készített számlán meg kell jeleníteni.

• Nyomtatási forma   A naplóból készülő kimenő számla nyomtatási formája.
  Jelenleg választható formátumok:
  - Üres lap kerettel (álló): üres A4 méretű lapra készül a számla
  - Üres lap kerettel (fekvő):szintén üres A4-es lapra nyomtat, de a számla fekvő helyzetű.
  - Pátria nyomtatvány: a kereskedelmi forgalomban levő leporellós nyomtatvány rovataiba „céloz” bele. Csak mátrixnyomtatóval használható, használata nem javasolt.

• Példányszám   Az egy nyomtatási menetben készülő példányok száma.
  Pátria leporellós nyomtatvány esetén 1 példányt kell kérni,az A4-es lapra készülő számlák esetén a kívánt példányok számát kell beírni, általában 2 vagy 3.

• Zárószöveg   Tetszőleges szöveg adható zárószövegként ami a számla alsó részén jelenik meg a nyomtatás során.

• Gyűjtők   Kimenő számla naplóhoz lehetőség van gyűjtő azonosítót is rendelni. Az így definiált napló-gyűjtő összerendelés a számla írása közben már nem módosítható. Tehát több telephely esetében több napló használata ajánlott, így a külön telephelyek külön gyűjtőn fognak szerepelni, illetve külön árbevétel főkönyvi számon.

5. KSH azonosítók (TESZOR számok) felvitele

A Szerviz | Paraméterek | KSH azonosítók menüpontban, a cég tevékenységi körében meghatározott KSH kódokat (TESZOR számokat) kell felvenni, és hozzá kell rendelni a KSH azonosítóknál használni kívánt ÁFA kódot.

6. Kontírozási szabályok meghatározása

A Szerviz | Paraméterek | Kontírozási szabályok menüpontban meg kell határozni, hogy milyen (árbevétel) főkönyvi számra történjen a cikk könyvelése. Az megfelelően definiált kontírozási szabályt a Termékek – cikkek ablakban a cikkekhez kell rendelni.

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Szabály megnevezése   Az adott szabályra jellemző megnevezés. Általában összefüggésben van a használni kívánt árbevétel főkönyvi számmal.
  Pl.: Termék értékesítés, Szolgáltatások, Előleg

• Árbevétel számla   pl.: 911 - Belföldi értékesítés árbevétele

8. Cikkek, szolgáltatások felvitele

A Vállalati törzsek | Termékek - Cikkek menüpontban fel kell venni azokat a termékeket és szolgáltatásokat, melyek kimenő számlán szerepelhetnek.

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Cikkszám   Tetszőleges azonosító adat. Nem célszerű ékezetes karaktereket valamint szóköz karaktert használni!

• Megnevezés   Termék vagy szolgáltatás megnevezése. Mivel a számlakészítés közben átírható, olyan szöveget érdemes felvenni, mely a lehető legjobban hasonlít arra, amit majd a számla tételsorába várhatóan be kell írni.

• Jelleg   Szolgáltatás vagy termék

• Egységár   Jellemző egységár, nem kötelező megadni abban az esetben, ha csak a számla készítés során válik ismertté.

• Egységár (dev)   Egységár devizában

• Mennyiségi egység   Adott cikkhez kötődő mennyiségi egység. Kitöltése nem kötelező. Ha nincs megadva, akkor lesz lehetőség az ún. mennyiséghez nem kötődő szolgáltatások kezelésére.

• KSH azonosító   A cikk, szolgáltatás KSH azonosítója. Ezen keresztül sorolódik be a megfelelő ÁFA csoportba.

• Érvényes   Igen

• Számla zárószöveg   Cikkhez rendelhető számla zárószöveg.

• Kontírozási szabály   Az előzetesen meghatározott szabály törzs megfelelő eleme. Az elkészülő kimenő számlák ez alapján kapják meg az árbevétel főkönyvi számot. (az előleget is)

 Figyelem

Az [F5] funkciógomb segítségével lehetőség van a cikktörzshöz gyűjtőket rendelni. Az itt beállított gyűjtők automatikusan megjelennek a kimenő számlára ráírt cikkeken.

9. Partnerek (vevők) felvitele

A Vállalati törzsek | Partnerek menüpontban célszerű előre felvenni legalább rendszeresen használt partnert (vevőt).

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

Általános adatok

• Rövid név, cím   A partner rövid neve, címe. A kimutatásokon, és a banki átutaláson ez jelenik meg. A kimenő számlán NEM ez íródik ki, mint vevő.
  
  
• Partner kód   Belső azonosító kód, a rövid név alapján a rendszer automatikusan osztja ki, de átírható.
  
  
• Adóalany   A NAV által előírt partner adóalanyiságát csoportosítása.
  
  
• Adószám   Partner adószáma.

 Javaslat

Az adószám melletti kereső indításával az adószám ellenőrző weboldal megnyitására van lehetőség.

Számlázási adatok

• Teljes név   A kimenő számlán ez fog megjelenni, mint vevő neve.

• Székhely adatok   A kimenő számlára kiírandó cím adatok. Hivatalosan a cég székhelyének (számlázási címének) adatai, irányítószám, város, utca sorrendben.

Kimenő számlák adatai

• Fizetési mód   Az adott vevőre jellemező fizetési mód, megállapodás vagy egyéb szempont szerint.

• Határidő   Az adott vevőre jellemező fizetési határidő napban mérve.
  Lehetőség van a naptári napban, valamint a munkanapban történő megadásra is, mely számítódhat a számla keltétől, vagy a teljesítés dátumától.

10. Számlázási nyomtató beállítása

Lehetőség van a kimenő számlák készítéséhez külön nyomtatót kijelölni. Ez különösen hasznos, ha a számlák nyomtatására a darabszám miatt , nagy teljesítményű laser nyomtatóra van szükség.
A Szerviz | Technikai funkciók | Rendszerinformációk | Gép paraméterei menüpontban lehet kijelölni azt a nyomtatót, ahová a belföldi kimenő számlákat kell irányítani. Ezt munkahelyenként be kell állítani. Amennyiben nincs kijelölve, a számlák a Windows-ban beállított alap(értelmezett) nyomtatóra fognak készülni.

11. Céges embléma alkalmazása számlákon

Lehetőség van a számla fejben a kibocsátó cég emblémájának az elhelyezésére is. Részletek a  Cégembléma elhelyezése belföldi kimenő számlára c. fejezetben.
Amennyiben nincs meghatározva cégembléma, a számlára a „Számlázási alapadatok beállítása”c. részben meghatározott adatok kerülnek.