A könyveléskor használatos különböző naplók karbantartására szolgáló funkció a Vállalati törzsek | Főkönyvi naplók menüpontból érhető el. Könyvelni csak az előre definiált naplókba lehet. A naplók alapvetően a bizonylatok lefűzési rendjét követik.
- Napló jellege
- Nyitó
Javasolt számtartomány: 101-199 - Bank
Javasolt számtartomány: 201-299 - Pénztár
Javasolt számtartomány: 301-399 - Vevő
Javasolt számtartomány: 401-499 - Szállító
Javasolt számtartomány: 501-599 - Vegyes 2 o.
Javasolt számtartomány: 601-699 - Vegyes 1 o.
Javasolt számtartomány: 601-699 - Záró
Javasolt számtartomány: 901-999
Minden főkönyvi napló számos paraméterrel rendelkezik, mely alapvetően befolyásolja a bizonylatok rögzítését. A paraméterek egy része általánosan minden naplóra értelmezhető, míg más paraméterek a napló jellegétől függően kerülnek megadásra.
Főkönyvi naplók általános paraméterei
Használható funkcióbillentyűk
- Ins-Felvitel
A funkció hatására új napló vihető fel a rendszerbe.
- Del-Törlés
A kiválasztott napló törlésének kezdeményezése.
- F3-Módosítás
A napló adatainak módosítása (Általános adatok, Kimenő számlanapló adatok).
- F10-Listázás
A főkönyvi naplók törzsállomány listázására ad lehetőséget.
Az adatmezők értelmezése
- Naplószám
A kívánt naplószám megadására van lehetőség.
- Megnevezés
A napló neve.
- Jelleg
A napló fajtáját lehet meghatározni.
- ÁFA elszámolás
A naplóhoz tartozzon-e ÁFA elszámolás.
- Egyeztetés
A banknaplónál lehetőség van az adatok olyan felvételére, hogy a végén a felvitt adatokat egyeztetni lehessen a végösszeggel.
- Könyvelési időszak
Lehetőség van a könyvelési időszak megadására. Ilyenkor a tétel rögzítésénél a könyvelési időszak rögzítve van.
- Bizonylatszám adás módja
A rendszer által megadott lehetőségek közül kell a felhasználónak választani. Lehetőség van teljesen a rendszerre bízni a sorszámozást (gépi sorszámozás) valamint lehetőség van igény szerinti alakításra (kézi sorszámozás, pl: Számla rögzítése).
- Sorszám tartomány
A naplókhoz lehetőség van sorszámtartomány hozzárendelésére amit előzőleg a Szerviz | Paraméterek | Sorszámtartományok menüpontban kell paraméterezni.
- Főkönyvi szám
Mivel a rendszer -a gyors munkavégzés elősegítése érdekében- az egyoldalas könyvelést részesíti előnyben, ezért minden naplónak meg kell adni egy főkönyvi számot. Csak a kétoldalas vegyes napló paraméterezése során nem kell főkönyvi számot megadni.
- Érvényes
A napló érvényességét lehet beállítani. Amennyiben a naplót már nem akarja a felhasználó használni, vagy másikat készít helyette akkor az érvényességet 'Nem'-re kell állítani. Ebben az esetben a rendszerben tovább nem lehet hivatkozni az érvénytelenített naplóra.
Javaslat
Főkönyvi naplók, Banknapló adatok
Az adatmezők értelmezése
- Bank neve
A bank naplóhoz tartozó bank megnevezése.
- Bankszámlaszám
A bank naplóhoz tartozó bankszámlaszám.
- SWIFT kód
Külföldre történő utalások során van szükség erre a kódra. Ez a kód a könyvelt cég szerződéses bankjának nemzetközi bank kódja.
- Bank fiók
Könyvelt cég bank naplójához tartozó bank fiók címe.
- Bank címe
Könyvelt cég szerződéses bankjának címe.
Főkönyvi naplók, Pénztár adatok
Az adatmezők értelmezése
- Bevételi pénztárbizonylat nyugta nyomtatása
Bevételi pénztárbizonylat esetén a „Példányszám"-ként előírthoz képest a nem nyomtatott pénztárbizonylatoknál egy további példány kerül nyomtatásra, mint „Nyugta".
- Saját példány kontírozott nyomtatása
A bizonylat nyomtatásánál eldönthető, hogy a saját példány kontírozott (feltüntetett főkönyvi szám) legyen, vagy sem.
- Visszajáró pénz kezelése
A befizetés esetén, úgynevezett segítőablakban megtekinthető a visszajáró összege.
- Engedélyezett napi záró pénzkészlet
A rendszer figyelmeztet, ha túllépjük a záró pénzkészletet. (Akkor van szerepe ha a cég könyvelési időszaknak napi könyvelést választ.)
- Példányszám
A még nem nyomtatott pénztárbizonylatok példányszámát lehet szabályozni. A már nyomtatott bizonylatok esetén mindig egy példány lesz nyomtatva. Amennyiben be van kapcsolva a "Bevételi pénztárbizonylat nyugta nyomtatása", akkor egy további példány is nyomtatásra kerül, mint „Nyugta".
- Devizás adatrögzítés alapérték
A bizonylatok rögzítése során a rendszer által meghatározott alapértéket lehet fölülbírálni az adott naplóhoz rendelt adatrögzítési móddal.
Főkönyvi naplók, kimenő számlanapló adatok
Az adatmezők értelmezése
Banknapló hivatkozás
A kimenő számla naplóhoz banknaplót kell rendelni. E beállítás határozza meg, hogy milyen bankszámlaszám kerül a nyomtatott számlára.
Megjegyzés- Nyomtatási forma
A számla nyomtatás grafikai megjelenítését lehet beállítani. Lehetőség van a rendszer által készített álló, fekvő és a számlanyomtatványra való nyomtatásra.
- Többpéldányos papír használata
Amennyiben leporelló papírra nyomtatja a felhasználó a számláit abban az esetben a mezőt 'Igen'-re kell állítani.
- Példányszám
A még nem nyomtatott számlák példányszámát lehet szabályozni. A már nyomtatott számlák esetén mindig egy példány lesz nyomtatva.
- Telj. igazolás nyomt.
A beállítás a teljesítés igazolás nyomtatására ad lehetőség.
- Zárószöveg
Tetszőleges szöveg adható zárószövegként ami a számla alsó részén jelenik meg a nyomtatás során.
- Gyűjtők
A gyűjtők segítségével a főkönyvi könyvelés és folyószámla analitika mellett, további -maximum, főkönyvi számonként- négy analitikát (könyvelési dimenziót) lehet vezetni.
Főkönyvi naplók, beérkező számlanapló adatok
Az adatmezők értelmezése
- Banknapló hivatkozás
A hivatkozással meghatározható, hogy a bejövő számlák esetében az átutalás melyik bankon keresztül történjen.
- Telj. igazolás nyomt.
A beállítás a teljesítés igazolás nyomtatására ad lehetőség.
- Igazoltatás
Amennyiben a mező 'Igen'-re van állítva, az átutalás csak akkor történhet meg, ha valaki a számlát igazolta, vagyis elismerte a követelést.
Banki közlemény átutaláshoz
A rendszer alapesetben az "xxxxxxxx sz. szla kiegy." szöveget generálja az átutalási megbízás közleményeként ( a számlaszámot a program automatikusan odateszi).
Ezzel a paraméterrel ezt fölül lehet bírálni egy saját szöveggel. Pl.: "xxxxxxxx hiv. számú pályázatra"