A funkció az összköltség eljárással könyvelő cégek esetén, lehetőséget ad költségszámlák év végi átvezetésének automatizálására.
A költségszámlák átvezetése költségszámlák csoportjai alapján történik, melynek eredményképpen az 5-ös számlaosztály egyenlege lesz nulla, a számlaosztályon belül a költségszámlák egyenlege megmarad.
Megjegyzés1. Záró napló létrehozása, ellenőrzése
A Vállalati törzsek | Főkönyvi naplók menüpontban az év záráshoz szükséges egy új napló, melybe a záró könyvelés tételeket generál.
Beállítandó elnevezések, paraméterek:
- Naplószám 901 vagy 902, stb...
- Megnevezés Záró, gépi
- Jelleg Záró
- ÁFA elszámolás Nem
- Egyeztetés Nem kötelező
- Könyvelési időszak Napi könyvelés
- Bizonylatszám adás módja Generált
2. Főkönyvi számlatükör, megjelölések beállítása, ellenőrzése
A Vállalati törzsek | Főkönyvi számlatükör menüpontban a "Megjelölés" adatmező segítségével meg kell határozni, hogy a számlatükörben melyek azok a főkönyvi számok, melyre a zárás során a ráfordítási számlák közül a költségeket át kell vezetni, ill. az záráshoz szükséges költségnem átvezetési számlákat is meg kell jelölni.
A beállítandó megjelölések a következők:
- Ráfordítások elsz. (ktg.összev.) Beállítandó minden olyan főkönyvi számnál a 8-as számlaosztályban, amelyre az év közben könyvelt költségeket át kell vezetni.
- Költségnem átvez. számla Beállítandó minden olyan főkönyvi szám (jellemzően: 59), mely az előzőleg beállított ráfordítás számla ellenszámlájaként használható.
3. Költség átvezetés könyvelési sémájának összeállítása
A Főkönyv | Éves zárás-nyitás menüpontban a Költségszámlák átvezetése nyomógombot választva, az [F3-Beállítás]funkciógomb segítségével, létre kell hozni a költségszámlák átvezetésének kontírozási sémáját.
Amennyiben korábban a Vállalati törzsek | Főkönyvi számlatükör menüpontban a "Megjelölés" adatmezők megfelelően be lettek állítva, rögtön megjelenik az minden olyan ráfordítás elszámolási számla, melyet a költségszámlák átvezetéséhez kell használni.
A táblázatot ki kell egészíteni a kapcsolódó költségnem átvezetési számlákkal, ill. meg kell adni, hogy az adott soron mely költségszámla-csoport egyenlegének átvezetése történjen meg.
A szükséges főkönyvi szám megjelölések az [Ins-Új sor] ill. a [Del-Sor törlés] funkciógombokkal közvetlenül is beállíthatók.
A beállítás végeredménye egy hasonló táblázat.
| Ráfordítások elsz.(8-as) | Költségnem átvez.(59) | Költség-csoportok |
|---|---|---|
| 811 | 59-51 | 51* |
| 812 | 59-52 | 52* |
| 813 | 59-53 | 53* |
| 821 | 59-54 | 54* |
| 822 | 59-55 | 55* |
| 823 | 59-56 | 56* |
| 83 | 59-57 | 57* |
A táblázat a következőket határozza meg.
Pl: az 1.sor, T 811, K59-51 összeg: az 51-es költségszámla csoport egyenlege.
4. Beállítások ellenőrzése
A Főkönyv | Éves zárás-nyitás menüpontban a Költségszámlák átvezetése nyomógombot választva, az [F11-Ellenőrzés] funkciógomb megnyomásával a rendszer kiszámolja az táblázat egyes költségcsoportjainak egyenlegét, és megmutatja, hogy milyen kontírozással és értékkel kerülnének könyvelésre az átvezetés bizonylat tételei.
Az ellenőrzés segítségével lehet megállapítani, hogy az költség átvezetés séma teljes-e (minden költségszámla-csoport átvezetése be lett-e állítva).
A "Költségszámlák egyenlege" meg kell egyezzen az "Átvezetések összesen" egyenleggel.
Hiba esetén a [F3-Beállítás] funkciógomb segítségével kell finomítani a beállításokat.
5. Költség összevezetés könyvelésének indítása
A Főkönyv | Éves zárás-nyitás menüpontban a Költségszámlák átvezetése nyomógombot választva, az [F12-Könyvelés]funkciógomb segítségével lehet indítani a költségszámlák év végi átvezetésének a könyvelését.
A könyvelési tételek a korábban beállított könyvelési naplóba készülnek. A Főkönyv | Könyvelés menüpontba belépve, a napló kiválasztása után az [F11-Bizonylat] funkciógombbal a könyvelési bizonylat kinyomtatható.