A SUP® pénzügy és számvitel moduljának használatához az alapvető törzsek és beállítások elvégzése elengedhetetlen. Természetesen törzsadatok (számlatükröt, partnertörzs, tárgyi eszköz kartonok, cikk törzs) konvertálása korábbi rendszerből lehetséges, de amennyiben konvertálás nincs, vagy nincs rá lehetőség, úgy a felhasználónak ki kell alakítania a saját törzsállományát. Ez törzsállomány másolható, így több könyvelendő cégre átörökíthető. Egy vagy akár több minta cég is kialakítható a rendszerben amennyiben szükség van rá.
1. Főkönyvi számlatükör kialakítása
A Vállalati törzsek | Főkönyvi számlatükör menüpontban kell felvinni a könyvelendő cég számlatükrét. Minden főkönyvi számhoz a megnevezésén kívül további tulajdonságok kapcsolódnak. Most azok kerülnek ismertetésre, melyek egy általános, csak belföldi tevékenységet végző, főkönyvi szám-folyószámla analitikán túlmenő más analitikát nem vezető cég könyveléséhez szükségesek.
Beállítandó elnevezések, paraméterek:
- Főkönyvi szám Itt kell meghatározni a főkönyvi számlaszámot. Ez igény esetén módosítható.
Pl.: 119, 384, 911, stb.
Figyelem- Megnevezés A főkönyvi szám megnevezése
Pl.: Értékcsökkenés, Bank, Árbevétel, stb.
- Típus Könyvelési | Csoport
Minden olyan főkönyvi számot, melyre a könyvelési bizonylatokról forgalmat kell rögzíteni, könyvelési számlaként kell beállítani.
- Folyószámla Nincs | Partner | Részletező
Lehetőség van egy adott könyvelési számlára folyószámla analitikát vezetni.
A vevő, szállító és hasonló folyószámlázási igényeket Partner típusú folyószámlaként célszerű megnyitni, a dolgozóknak adott előlegek, munkáltatói kölcsön és ehhez hasonló folyószámlákat Részletező számlaként javasolt megnyitni.
- Rendezés Igen | Nem
Minden olyan könyvelési számlát, melynek a könyvelt bizonylatait a számlarendezésben ("kipontozás") is nyilván kell tartani, Igen -re kell állítani.
A rendezési szám alapján történő számlarendezés, a pénzügyi modulban található szolgáltatás.
Jellemzően a vevő, szállító és hasonló folyószámlákat szokás rendezésre előírni, de lehetőség van bármilyen könyvelési számlára rendezést előírni, pl.: Átvezetési számla.
- Megjelölés Azokat a főkönyvi számokat, melyeket a funkciója az ÁFA gyűjtése (4661, 4671) a számlatükörben meg kell jelölni ÁFA gyűjtő számla -ként. A rendszerben be kell állítani a Visszaigényelhető és az Előzetesen felszámított ÁFA gyűjtőszámla megjelölést, ami a rendszerből történő ÁFA lista készítésénél elengedhetetlen.
2. Főkönyvi számlatükör kialakításának irányelvei
Könyvelőirodáknál célszerű egy egységes, alap számlatükör kialakítása (természetesen ez nem kötelező, de a gyakorlatot jelentősen megkönnyíti). Egységes számlatükör esetén az új cégek nyitása Mérleg és elemzés modulban a főkönyvi szám összerendeléseket elég egy könyvelt cégnél elvégezni, és ez automatikusan vonatkozhat a többire is.
2.1. Csoportszámlák és könyvelési számlák.
Az alábontott főkönyvi számok a típusát csoportszámlára kell állítani. Ez természetesen szintén igaz a számlaosztályokra is. Amely főkönyvi számnak már nincs alábontása, annak típusa könyvelési legyen akkor is ha valamilyen folyószámla elő van írva hozzá.
2.1.1. Második érték
Azoknál a főkönyvi számoknál kell beállítani második értéknek devizanemet, amelyekre devizában vagy valutában is könyvelni kell.
Jellemzően külföldi vevők és szállítók, devizás bankszámlák, valutapénztárak. Ez utóbbi esetben be kell állítani az adott főkönyvi számra vonatkozó devizanemet is. Pl.: az adott devizás bankszámlát milyen devizanemben vezeti a bank.
2.1.2. Folyószámla analitika
A főkönyvi számokhoz folyószámla-analitikát kétféleképpen lehet vezetni.
A vevő, szállító és adott/fizetett előleg főkönyvi számokat Partner típusú folyószámlára kell állítani. Az egyéb inkább főkönyvi jellegű folyószámla analitikához inkább Részletező típusú folyószámlát kell meghatározni. Pl.: Elszámolásra kiadott előlegek, Nyugdíjpénztárak, stb. A folyószámla analitika a főkönyvi kivonaton egy összegben fog megjelenni, a részletezése tartalma a folyószámla kivonaton lesz látható.
Megjegyzés2.1.3. Nyitott-zárt folyószámlák - számlarendezés
Azoknál a főkönyvi számoknál, ahol a könyvelést be kell vezetni a nyitott-zárt állományba is, a a főkönyvi szám Rendezés nevű tulajdonságát be kell kapcsolni.
Jellemzően a vevő, szállító és adott/fizetett előleg főkönyvi számokat szokás szerepeltetni a számlarendezésben, de célszerű rendezésre előírni az "Elszámolásra kiadott előlegek"-et, sőt lehetőség van az átvezetési számlákat is számlarendezésre előírni.
2.1.4. Megjelölések
Az integráltság egyik előnyös tulajdonságából adódik, hogy a főkönyvi számok megjelölhetők, és meg is kell őket jelölni alkalmazási területük szerint. Ezeket a megjelöléseket a rendszerbe beépített számos automatizmus miatt kell megadni. Megadásuk a főkönyvi számok használata szerint értelemszerű. Természetesen, a tárgyi eszközökkel kapcsolatos főkönyvi számok megjelölését csak akkor szükséges megadni, ha a tárgyi eszközök modul is használatban van.
A következő jelölések alkalmazhatók:
- ÁFA gyűjtő számla (visszaigényelhető, fizetendő) Kötelező beállítani az ÁFA típusú számlákhoz az ÁFA analitika miatt.
Jellemző adat : 4661 visszaigényelhető, 467 előzetesen felszámított áfa. - ÁFA pénzügyi elszámolási számla Jelenleg nem kötelező beállítani, fejlesztésre fenntartva. Jellemző adat : 468.
- Beruházási számla Csak akkor kell beállítani, ha a tárgyi eszközök modul is használatban van. Az(oka)t a főkönyvi számokat kell így megjelölni, ahová a tárgyi eszközök beérkező számlái könyvelésre kerülnek. A tárgyi eszközök modulban innen kell majd aktiválni. Jellemző adat: 161.
- Tárgyi eszköz számla Csak akkor kell beállítani, ha a tárgyi eszközök modul is használatban van. Jellemző adat: pl.: 131
- Immateriális javak számla Csak akkor kell beállítani, ha a tárgyi eszközök modul is használatban van. Jellemző adat: 111.
- ÉCS számla (1 szlao.) Csak akkor kell beállítani, ha a tárgyi eszközök modul is használatban van. Jellemző adato: 119.
- Költség ÉCS számla (5 szlao.) Csak akkor kell beállítani, ha a tárgyi eszközök modul is használatban van. Jellemző adat: 571.
- Készlet számla Fejlesztésre fenntartva.
- Készlet árkülönbözet számla
- ELÁBÉ számla
- Továbbszámlázandó Azon költségszámlák megjelölésére szolgáló paraméter, melyeket a cég továbbszámláz. Ilyen pl.: telefonköltség főkönyvi számlaszáma.
- Nyilvántartási számla A nullás számlaosztály főkönyvi számai. Jelenleg nem kötelező beállítani, csak megjelölésre szolgál.
- Árbevétel számla Jelenleg nem kötelező beállítani, fejlesztésre fenntartva.
- Átvezetési számla Jelenleg nem kötelező beállítani, fejlesztésre fenntartva.
- Előlegszámla Csak akkor kell beállítani, ha a belföldi kimenő számlák készítése modulban az előlegszámla - végszámla összepárosítási automatizmus használatban van.
- Elszámolásra előleg
- Visszatartások (építőipar)
- Pénztár Pénztár jellegű főkönyvi számok megjelölésére szolgáló paraméter. Pl.:381
- Bank Bank jellegű főkönyvi számok megjelölésére szolgáló paraméter. Pl.:384
- Lekötött betétek Lekötött bankbetétekhez kapcsolódó megjelölés. Pl.:386
- Vevők Vevő jellegű főkönyvi számlák. Pl.:311
- Szállítók Szállító jellegű főkönyvi számlák. Pl.:454
- Vevő folyószámla értékvesztése
- Költségszámla (elsődleges) Elsődleges költségnemként használt főkönyvi számok, vagy főkönyvi számla csoportok megjelölése. Pl.:6-7-es főkönyvi számlaosztály.
- Költségszámla (másodlagos) Másodlagos költségnemként használt főkönyvi számok, vagy főkönyvi számla csoportok megjelölése. Pl.:5-ös számlaosztály.
- Elhatárolás - bevételek Bevételek elhatárolására szolgáló megjelölés. Jellemző főkönyvi számok pl.: 391; 481.
- Elhatárolás - költségek Költségek elhatárolására szolgáló megjelölés. Jellemző főkönyvi számok pl.: 392; 482.
- Költségnem átvezetési számla (költség átvezetés) 5-ös számlaosztályból való kivezetés technikai főkönyvi száma, pl.: 591-es főkönyvi számlaszám.
- Ráfordítások elszámolása
- Nyitómérlegszámla Az évzárás - nyitás menüpont használatához szükséges. Jellemző adat: 491.
- Zárómérlegszámla Az évzárás - nyitás menüpont használatához szükséges. Jellemző adat: 492.
- Adózott eredmény elszámolási számla Az évzárás - nyitás menüpont használatához szükséges. Jellemző adat: 492.
- AuditXML ellenszámla
Érdemes a számlatükör kialakításakor beállítani ezeket a megjelöléseket, mert a későbbi programhasználatnál és bővítésnél már nem kell újra visszatérni a paraméterezéshez és az ebből adódó problémák kiküszöbölhetők.
2.1.5. Gyűjtők
Főkönyvi számonként négy gyűjtőcsoport definiálható. A gyűjtőzés beállításánál figyeljünk arra, hogy az adott gyűjtőcsoportot mindig ugyanazon a gyűjtési dimenzión lehet és kell használni. Ez azt jelenti, hogy ha pl. a munkaszámot az egyik főkönyvi számnál a 1. gyűjtési dimenzióhoz van rendelve, akkor egy másik főkönyvi számnál nem rendelhető a 2. gyűjtési dimenzióhoz.
2.1.6. Ellenőrzés
A számlarend kialakítása során a munka ellenőrzésére lehetőség nyílik a programba beépített speciális lenyitható mezőből Vállalati törzsek | Főkönyvi számlatükör| F10 Listázás, a speciális lenyitható mezőt választva. Ez a lista megmutatja - a választás szerint - azokat a főkönyvi számokat, amelyeknél partner, részletező, devizanem, ÁFA megjelölés, gyűjtő van beállítva, illetve ajánlást ad ezekre a beállításokra.
3. Főkönyvi naplók meghatározása
A könyvelési rendszer működését alapvetően meghatározó és szabályozó törzsállomány a naplótörzs. Ezt a Vállalati törzsek | Főkönyvi naplók menüpontban lehet felvenni.
Beállítandó elnevezések, paraméterek:
Általános adatok
- Naplószám Minden könyvelési naplót egy azonosító számmal kell ellátni, mely igény esetén módosítható. A naplószámok kialakításában megkötés nincs.
A rendszer által javasolt naplószámozási konvenció a következő.- 101 - Nyitó napló a rendszer indításakor ide kell bekönyvelni a nyitó adatokat, illetve az év váltáskor a rendszer ide teszi az automatikus nyitás adatait.
- 201 - Bank napló annyi bank naplót kell nyitni, amennyi bankszámlája van a könyvelt cégnek (a számlarendben is szerepelnie kell ennek a bontásnak). A további banknaplók 202, 203, stb. kódon lesznek.
- 301 - Pénztár napló annyi pénztár naplót kell nyitni, amennyi elkülönített pénztára van a könyvelt cégnek (a számlarendben is szerepelnie kell ennek a bontásnak). A további pénztárnaplók 202, 203, stb. kódon lesznek.
- 401 - Kimenő számlák (vevők) ebbe a naplóba lesznek bekönyvelve a vevőszámlák. Szintén lehetőség van több napló nyitására, pl.: ha a külföldi kimenő számlák külön kerülnek lefűzésre a belföldiektől, lehet nyitni egy 402-es naplót erre a célra.
- 501 - Beérkező számlák (szállítók) ebbe a naplóba lesznek bekönyvelve a szállítói számlák. Itt is van lehetőség több napló nyitására, pl.: ha az alapanyag vagy beruházási szállítói számlák külön kerülnek lefűzésre az egyéb szállítói számláktól, erre a célra lehet nyitni egy 502-es, vagy 503-as naplót.
- 601 - Vegyes 2o több vegyes napló is nyitható, az adatszolgáltatási igények szerinti bontásban. Pl.: elkülönítheti a kerekítési/árfolyam veszteség nyereség könyvelését egy ún. pénzügyi vegyes naplóban. Abban az esetben ha a naplóba nem kézi adatrögzítéssel kerülnek az adatok, hanem gépi adatátvétel útján, erre a célra is külön napló(ka)t kell nyitni.
- 701 - Vegyes 1o a zárlati tételek számára. A zárlati könyvelési tételeket javasolt (a program lehetőségeit kihasználva) a 13. havi időszakra rögzíteni.
- Megnevezés A könyvelési napló megnevezése.
- Jelleg A napló jellegeket az előzőleg meghatározott naplószámokkal és nevekkel összhangban kell kiválasztani a következő listából:
Nyitó, Bank, Pénztár, Vevő, Szállító, Vegyes, Záró.
- ÁFA elszámolás Igen | Nem
Van-e ÁFA elszámolás a könyvelési naplóban. Az ÁFA kimutatásban is csak azok a naplók jelennek meg, melyeknél az ÁFA elszámolás elő van írva.
- Könyvelési időszak Napi könyvelés | Havi könyvelés
A könyvelési bizonylatok időszakba sorolása napi pontossággal szükséges-e.
Ezt a tulajdonságot alapvetően mindenütt Napi könyvelés -re kell állítani, kivéve azokat a házi pénztár naplókat, ahol időszaki pénztárjelentést kell csinálni.
- Bizonylatszám adás módja Kézi sorszámozás | Gépi sorszámozás(a további lehetőségek a rendszerrel készülő bizonylatok - kimenő számla, pénztárbizonylat - készítéséhez szükségesek).
- Kézi sorszámozás esetén a könyvelő írja be a bizonylatszámot.
- Gépi sorszámozás esetén a rendszer generálja a következő sorszámot.
A kézi adatrögzítésű naplók közül a szállítói naplókat szokás gépi sorszámozásúra állítani, ekkor a rendszer osztja ki a következő bizonylat (iktató) számot.
- Sorszám tartomány Csak gépi sorszámozású napló esetén kell megadni. Ha nincs még meghatározva, a napló felvitele közben is kiosztható, egyébként a Szerviz | Paraméterek | Sorszám tartományok menüpontban lehet beállítani.
- Főkönyvi szám Csak nyitó, bank, pénztár, vevő, szállító jellegű naplóknál. A naplóra jellemző főkönyvi számot kell megadni.
Pl.:- Nyitó: 491 Nyitómérleg számla
- Bank: 384 Elszámolási betétszámla
- Pénztár: 381 Pénztár
- Vevő: 311 Belföldi követelések
- Szállító: 442 Belföldi szállítók
3.1. Partnerek felvitele
A partner típusú folyószámlával rendelkező főkönyvi számokhoz (jellemzően 311, 442) kapcsolódó vállalati partnertörzs. A Vállalati törzsek | Partnerek menüpontban lehet felvenni a partnereket. A vevők és szállítók közös törzsállományban vannak nyilvántartva. A bizonylatok rögzítése során dől el, hogy egy partner adott esetben vevőként vagy szállítóként viselkedik.
Mivel egységes vállalati partnertörzsről van szó, egy partnernek igen sokféle adatát képes nyilvántartani a rendszer. A könyveléshez csak néhány adatra van szükség.
Beállítandó elnevezések, paraméterek:
Általános adatok
- Rövid név, cím A partner rövid neve, címe. Az adatrögzítésnél és a kimutatásokon ez a név jelenik meg.
- Partner kód Belső azonosító kód, a rövid név alapján a rendszer automatikusan osztja ki, de átírható. A partner kód akkor is módosítható, ha már van rajta forgalom.
- További adatok...A partner egyéb más adatai a főkönyvi könyveléshez nem szükségesek.
4. Részletező számlák megnyitása
Amennyiben vannak részletező típusú folyószámlával rendelkező főkönyvi számok, abban az esetben létre kell hozni a részletező számlákat is. A részletező számlák megnyitását a Vállalati törzsek | Részletező számlák menüpontban kell végrehajtani. Pl.: 3613 Elszámolásra kiadott előleg
- 01 Kiss László
- 02...