A Vállalati törzsek | Partnerek menüpontban lehetséges a partnerek nyilvántartására mind a főkönyvi, mind a raktári modulban. Az újonnan felvett partner, a rögzítés jóváhagyását követően mind a főkönyvi mind a raktári modulból látható, elérhető. A partnertörzs kialakítása előtt tanácsos konzultálnunk a rendszer más moduljaiban dolgozó felhasználókkal (pl. könyvelőkkel, pénzügyesekkel), hiszen a partnerekhez tartozó adatokkal az integráltságból adódóan minden felhasználó dolgozik. Ezért tanácsos a cégszinten kialakított partnerkód rendszer.
A partnerek - a felhasználó által meghatározott - egyedi azonosító, a partnerkód alapján különülnek el. A partnerkód alkalmazásánál célszerű a hosszú, magyar ékezetes betűk használatát elkerülni, a sorrend és kódok kialakításának egyértelműsége végett. A program lehetőséget ad a belföldi és külföldi partnerek kezeléséhez. Külföldi partner esetében nyilvántartható a nemzetközi átutalási megbízás készítéséhez szükséges IBAN szám (nemzetközi bankszámlaszám) a bankok azonosítását szolgáló SWIFT kód, továbbá külföldi partner esetén biztosított a szabad címzés.
Böngészés
Megadható szűrőfeltételek
- Szótöredék
Szótöredékre keresési lehetőség. - Csak az adószám nélküli
Az adószám nélküli partnerek képernyőre listázása. - Csak a magánszemély partnerek
A magánszemély jellegű partnernek képernyőre listázása.
Használható funkcióbillentyűk
- Ins-Felvitel
Új partner rögzítése a partnertörzsbe, amennyiben vevőről van szó a számlázási adatok kitöltése elengedhetetlen.
- Del-Törlés
A partner adatainak törlése a rendszerből. A törlés csak akkor végezhető el, ha nem volt még hivatkozás a partnerre. Amennyiben már van hivatkozás a partnerre annak érvényességét szükséges nemre állítani. Így a partnerre a továbbiakban nem történhet hivatkozás.
- F3-Módosítás
A partner adatok módosításának kezdeményezése.
- F4-Keresés
Partnerre, partner kódra lehet keresni az „Általános fülön".
- F7-Folyószámla
Adott partner (vevő) nyitott folyószámla egyenlege. F9-Adósz. vizsg. | F9-Árkategóriák
Az [F9-Adósz. vizsg.] funkció a Számviteli és pénzügyi modulban érhető el. A funkció a Cégjelző céginformációs rendszer használatával lekérdezést indít a kiválasztott partner nevére vagy törzsszámára. A Cégjelző a lekérdezési kulcs alapján visszaadja a lehetséges partnerek listáját, melyek közül a megfelelő találat kiválasztásával, az adószám menthető a partnertörzsbe.
Adószám vizsgálat
- Az [F9-Árkategóriák] funkció a Raktári készlet és áruforgalom modulban érhető el. A funkció segítségével az értékesítési ár partnerenként paraméterezhető, az előzetesen meghatározott árkategóriák alapján.
- F10-Listázás
A „Nyomtatási paraméterek"-nél meghatározható paraméterek szerinti partner adatok nyomtatása.
- F11-Boríték
A boríték nyomtatása során a borítékra kerülő levelezési cím a partnertörzsben beállított partnerhez tartozó levelezési cím, ha ez nincs paraméterezve, akkor az aktuális partnerhez tartozó számlázási címre címzi a borítékot a rendszer. A borítékcímzés nyomtatást megelőzően még választható.Választható nyomtatási módok: kicsi, közepes, nagy, francia boríték, továbbá címke és ajánlott postai feladóvevény.
Általános adatok
Az adatmezők értelmezése
- Rövid név, cím
A partner rövidített neve. Az itt megadott partner megnevezése kerül kiírásra a listákon, képernyőkön, míg a számlára a teljes név kerül.
- Partnerkód
A rendszer automatikusan generál kódot, azonban ez a generált kód módosítható. A generálás módja a Szerviz | Paraméterek | Könyvelt cég általános adatai | Egyéb paraméterek menü általános beállításainál paraméterezhető. Partnerkódok generálásának módszere: Kezdőbetűk / Sorszám Generált partnerkód maximális értéke: 11 karakter
- Külföldi
Külföldi partner esetén biztosítani kell a szabad címzést, illetve meg lehet adni az országot és a devizát, valamint az EU-s adószámot. A partner „külföldi" címkézésének jelentősége a számla készítésénél van.
- Ország
Külföldi partner esetén ez a mező kitölthető.
- Deviza nem (Dev.nem)
A külföldi partner esetén a könyvelés során kezelendő devizanem opcionálisan rögzíthető itt.
- Nyelv
A rendszerben cégenként két idegen nyelv választható, ezáltal lehetőség van a választott két idegen nyelven (a magyar mellett) a számla nyomtatására. - Magánszemély
A nem magánszemély jellegű partnerekhez nyilvántartásba kell venni az adószámot. 2013-tól újonnan felvett partnerek esetén szintén a partner felvitelekor elengedhetetlen a cég és magánszemély megkülönböztetése. Ezt a magánszemély Igen | Nem funkció kiválasztásával kell beállítani. Amennyiben a partner nem magánszemély, az adószám megadása kötelező, ellenkező esetben a rendszer hibát jelez. - Érvényes
Amennyiben már nem lehet a partnert törölni vagy valamely meghatározó adatát módosítani, akkor a partnerre történt hivatkozás a nyilvántartásunkban. Ebben az esetben lehetőség van a partnert érvényteleníteni, így az adatrögzítés során az érvénytelenített partnert adataira további hivatkozás nem lehetséges.
- Telefonszámok
Lehetőség négy különböző elérhetőség rögzítésére.
- E-mail
A partner cég elektronikus levél címe.
- Internet
A partner cég Internetes oldalának útvonala.
Adószám / közösségi adószám
Partner adószáma és közösségi adószáma. Az adószám kitöltése a számlák készítése miatt ajánlott. Amennyiben a „Külföldi" paraméter „igen"- re van állítva, abban az esetben lehetőség van megadni a partner közösségi adószámát 2 (ISO ország kód) +12 karakter segítségével.- Csoport adószáma
Csoportos adóalanyiság esetén a partner törzsben a partner csoport adószáma nyilvántartható. - Cégjegyzékszám
Partner cégjegyzék száma rögzíthető a mezőbe, amely a szükséges adatszolgáltatásokon megjelenítésre kerül. KATA
Amennyiben a partner KATA - s a paramétert Igenre szükséges állítani.ÁFA pénzforgalmi elszámolás
A pénzfogalmi elszámolást választó partnert (szállító) jelölni szükséges. Lehetséges érték Igen | Nem.
További információ a Pénzforgalmi ÁFA kezelése c. útmutatóban.Jövedéki/Működési engedély szám
Kitöltésére oda kell figyelni, amennyiben jövedéki engedélyes termék kereskedelmével is foglalkozik a vállalkozás. Mert a kötelező adatszolgáltatás során a vevő jövedéki azonosítója kötelezően kitöltendő mező.Vámazonosító száma
Amennyiben a partner termékdíj átvállaló a számlán fel kell tüntetni vámazonosító számát (VPID), amely itt tudnak rögzíteni a partnerhez.Jövedéki forgalom típusa
Jövedéki termék forgalmazással összefüggő jövedéki vevőnyilvántartás adatigénye.
Javaslat
Megjegyzés- Termékdíj átvállaló
Lehetséges érték: Igen | Nem
Igen estén a számlára törvényben előírt szöveg kerül kiírásra.
- Kontírozási szabály
Adott partnerhez rendelt kontírozási szabállyal felül lehet bírálni a főkönyvi modulban a naplóhoz rendelt vevői vagy szállítói főkönyvi számot. Továbbá az árbevétel és a költség főkönyvi számot. A Szerviz | Paraméterek | Könyvelt cég általános adatai | Egyéb paraméterek menüpontban lehet szabályozni, hogy a partnerenkénti kontírozás engedélyezett-e, illetve a partnerhez kapcsolódó kontírozási szabály a Szerviz | Paraméterek | Kontírozási szabályok menüpontban rögzíthetők.
- Saját cégcsop.
Cégcsoporthoz tartozás jelölhető.
- Számlaküldés
Lehetőség van a rendszerben kiállított számláról PDF formátumban e-mail küldésére, illetve hiteles E-számla készítésére adott partner részére.
- E-mail címe
Elektronikus bizonylatok küldésének címe itt adható meg. Több cím megadására is lehetőség van a levelezőprogramokban megszokott felsorolással, vagyis az e-mail címek vesszővel történő elválasztásával.