A TIP Iratkezelő és információs modul (TIP modul)  iktatás funkciója egyszerűen üzembeállíthatóüzembe helyezhető, csupán a következő néhány törzsállomány ill. paraméter beállítása szükséges. Az iktatáshoz kapcsolódó paraméterek a TIP modulban a bal oldalon található listából az Iktatás csoportban a Beállítások funkciót választva érhetők el.

Iktatókönyvek

A TIP modulba iktatott iratokdokumentumok, bizonylatok tárolása és csoportosítása ún. iktatókönyvekkel történik.Image Removed

Image Added
Iktatókönyv

• Megnevezés
  Iktatókönyv megnevezése. A megnevezést az iktatókönyvben tárolásra kerülő iratokkal összhangban célszerű megadni.
  
  
• Kód
  Iktatókönyv azonosító kódja. A rendszer automatikusan képzi. A külső adatkapcsolatoknál van jelentősége.
  külső adatkapcsolatoknál  jelentősége van.
  
  
• Tárolási mód
  Lehetséges érték: Iktatás fő tárolója | Iratpath hivatkozás | Adatbázison belül.
  -  Az iktatás főtároló /SUP file tároló automatikusan felvételre kerül, telepítést követő első belépéskor, amennyiben a felhasználónak van jogosultsága adott könyvtár létrehozására.        
  -  Iratpath hivatkozás, ez lehet a iktatás főtároló /SUP file tároló vagy a  teljes file hivatkozás
  -  Adatbázison belül, a kapott e-számla iktatást/csatolást követően az adatbázisba bekerül, nem külső fájl tárolás van.           
  
  
• Csatolmányok tárolása
  A mező kizárólag abban az esetben aktív, ha a tárolási mód "Iratpath hivatkozás" . A mezőben az Csatolmányok tárolása
  Az előzetesen definiált csatolmány tárolási helyek közül ki kell lehet választani, ahol a scannelt szkennelt képek, vagy más dokumentumok tárolódnak.

Iktatószám adás módja

• Az iktatott tételek azonosítása ún. úgynevezett iktatószámokkal történik. A számok képzésére többféle lehetőség áll rendelkezésre.
  • Iktatókönyv alapján- évfüggő az iktatószám az iktatókönyvhöz beállított szabályok alapján (Előtag-utótag-hossz) képzőzik.
  • Iktatókönyv alapján - abszolút az iktatószám az iktatókönyvhöz beállított szabályok alapján képződik évfüggetlenül.
  • Külső rendszer iktatószáma külső iktatási rendszerből Átvétel - nincs a külső iktatási rendszerból történő adatátvétel esetén a TIP iktatás modul nem képez saját iktatószámot. A külső rendszerben kapott szám alapján történik az azonosítás.
  • Kihelyezett iktatásból cégspecifikus külső iktatási rendszerből átvétel esetén
    
    
• Alszámos iktatás
  Iktatószámon belüli további alábontás, például adott szerződéshez tartozó dokumentumok csoportosítása.

• Előtag-utótag-hossz
  Az iktatókönyv alapján képzett sorszámok esetén az előtag-utótag-hossz adatokkal lehet megadni az iktatószám képzési szabályt. pl: BE-000001/20.
  
  
• Jelleg
  Az iktatókönyv jellege egyfajta további csoportosítást ad, ill. ez vezérli, hogy egy iktatási tételről milyen adatok kerüljenek rögzítésre. Pl.: egy szerződésről kevesebb adat van nyilvántartva az iktatási tételen, mint egy beérkező számláról. A használható iktatókönyv jellegek a következők.
  
  • Bejövő számla
  • Kimenő számla
  • Pénztár
  • Bankkivonat
  • Szerződés
  • Irat-levél
  • Egyéb
    
    
• Irány
  Irat, bizonylat, dokumentum mozgásának iránya. Lehetséges érték ; Beérkező | Kimenő | Nincs megkötve.
  
  
• Igazoltatás
  Az adott iktatókönyve igazoltatott könyvelési bizonylatokat igazoltatni szükséges vagy nem. Az igazoltatásra előírt bizonylatok könyvelése a SUP® Rendszerben könyvelést követően automatikusan nem történik meg, kizárólag igazoltatást követően.
  
  
• Megőrzési év
  Az iktatókönyvben iktatási főtárolóban tárolt iratokbizonylatok, bizonylatok megőrzési ideje.
  

  Belső tároló
  Az iktatási tételhez kapcsolt csatolmányok jellemzően a file-rendszerben tárolódnak. Létezik azonban ún. "belső" tárolási mód, amikor az adatbázisban kerül tárolásra a csatolmány. Jellemzően az elektronikusan hitelesített számlák (e-számlák) tárolódnak belső tárolóhelyen, mivel azok megőrzését elektronikus formában kell biztosítani.

  Qsboxmegjegyz
  A nem kiemelt fontosságú iratok "belső" tárolása nem javasolt, mivel drasztikusan növeli az adatbázis méretét, és rontja az adattárolási hatékonyságot.

  
  

• QRCode nyomtatás
  Itt lehet kiválasztani, hogy az adott iktatókönyvbe iktatott tételekre szükséges- e QR kódot nyomtatni avagy sem. A QR kód nyomtatását akkor érdemes" Igen-re" állítani, ha rendszeresen nagy tömegű adatot iktatunk az adott iktatókönyvbe, mert így az adat lerögzítése után a QR kóddal ellátott dokumentumokat a szkennelés után lehetőség van 1 lépésben felcsatolni a már beiktatott tételekhez. Ezt a Főképernyőn az [F9 - Átvétel ]funkcióval lehet megtenni.
  
  

• Gyűjtők (Gyűjtőcsoport1,2,3,34)
  A SUP^® Rendszer számviteli moduljában lehetőség van gyűjtők kezelésére, amennyiben Gyűjtők
  A SUP^® rendszer számviteli moduljában lehetőség van ún. gyűjtők kezelésére. Amennyiben a tételen használt gyűjtő már az iktatáskor azonosítható, célszerű felvinni az iktatási tételhez.

Csatolmányok tárolása

Az iktatott tételekhez kapcsolódó képek, dokumentumok tárolása jellemzően a file-rendszeren történik. Mivel egy könyvtárba nem célszerű nagyon sok file-t tárolni, célszerű iktatókönyvenként külön mappát létrehozni a file-ok tárolására. Egy jól szervezett struktúra növeli az áttekinthetőséget, és megkönnyíti az esetleges majdani migrációt is.

...

Image AddedFelvitel-Csatolmányok tárolása

• Megnevezés
  Tárolóhely megnevezése. A tárolóhely határozza meg, hogy a bizonylatok a file-rendszeren pontosan hol kerülnek eltárolásra. Az így definiált tárolóhelyek a rendszerben több helyen is használhatók, pl.: az iktatókönyvek beállításai között meg kell határozni az iktatási tételekhez kapcsolódó csatolmányok tárolási helyét.
  
  
• Kód
  Iktatókönyv azonosító kódja. A rendszer automatikusan képzi.
  
  
• Típus
  -  SUP file tároló vagy iktatási főtároló
  - Teljes file hivatkozás, csatolmányok tárlására ez az ajánlott
  - a többi választási lehetőség cégspecifikus
  
  
• Elérési útvonal
  A tárolóhely által meghatározott könyvtár-mappa a file-rendszerben.mappa vagy teljes útvonal

• Érvényes
  A tárolóhely használható-e. A már használat alól kivont tárolóhelyeket nem lehet/célszerű lehet  törölni, azonban lehet érvényteleníteni.

Iratcsoportok

Az iktatókönyvek mellett az iktatásban tárolt iratok, bizonylatok tovább csoportosíthatók ezzel az azonosítóval. 

• Megnevezés
  Iratcsoport megnevezése
  
  
• Iktatókönyv
  

Paraméterek

...

Paraméterek

...

Iktatás paraméterei

• Telj. és Hat. idő dátumok inicializálása
  Amennyiben ez a funkciót beállítja, úgy az iktatás során a program automatikusan kitölti a teljesítés dátumát a bizonylat kelt dátumával, a határidő dátumát pedig a bizonylat kelt dátumhoz viszonyított nyolc nappal tolja el. Ha nincs a jelölőnégyzet beállítva, akkor a felvitel során ezek a mezők üresen fognak szerepelni.
  
  
• Cégváltás lehetősége az iktatás szerkesztésénél
  Az iktatás során lehetőség van a dokumentumok folyamatos felvitelére. A felvitel során viszont csak abban az esetben lehet céget váltani, ha ez a jelölőnégyzet be van állítva.
  
  
• Módosítható iktatókönyv a már iktatott tételeknél
  A iktatókönyv módosítására lehetőség.

CímkenyomtatóCimkenyomtató

• Címkenyomtató
  Címkenyomtató beállítása. A már beiktatott tételekhez egyedi QR címkét lehet nyomtatni. A címke egyedileg azonosít minden dokumentumot.  A mezőben megjelennek a választható lehetőségek.
  
  
• Felhasználónkénti címkenyomtató
  Előfordulhat, hogy a címkenyomtató felhasználónként különbözik. Ha ez így van, akkor ezt a jelölőnégyzetet beállításával lehet megtenni.

Előscannelés

• Előscannelés
  A TIP alapvetően kétfajta üzemmódot különböztet meg:
  Előscannelés üzemmódban az iktatás során elsőként a várólista nézetet láthatjuk. Ezt az üzemmódot akkor tudjuk ajánlani, ha egy nagy teljesítményű scanner egy adott (előscanelés mappája/csatolmáynok tárolása) könyvtárba helyezi a dokumentumokat. A várólistában megjelenő dokumentumokat lehet hozzácsatolni az iktatott tételhez. 
  Utóscan esetén a scanner közvetlenül a számítógépre van csatlakoztatva. Ebben az esetben a dokumentumokat közvetlenül az iktatott tételhez tudjuk rögzíteni.
  
  
• Az előscannelés mappája
  Ha az előscannelés az iktatás üzemmódja, akkor a "Csatolmányok tárolásánál" felvitt tárolót itt kell kiválasztani ahhoz, hogy a várólistában megjelenjenek az iktatni kívánt dokumentumok.
  
  
• Iktatásra váró bizonylatok maximális száma
  Előscan módban lehetőség van megadni a várólistában szereplő maximális dokumentumok számát.
  
  
• Előscannelés mappája cégkód Cégkód kiegészítéssel
  Beállítható, hogy az előscannelés mappájában megadott elérési útvonalat egészítse ki a cég kódjával. Így a scannelés szkennelés során a céges dokumentumok a várólistában is elszeparálva jelennek meg. 
  
  
• Előscannelés mappája ügyintézőkód kiegészítésselFelhasználónkénti scan mappa
  Beállítható, hogy az előscannelés mappájában megadott elérési útvonalat egészítse ki az a felhasználó/ügyintéző kódjával. Így a szkennelés során adott ügyintéző által szkennelt dokumentumok a várólistában is elszeparálva jelennek meg.

Qsboxmegjegyz
Figyelem! Erre a paraméterre hatással van az előscannelés mappája cégkód kiegészítéssel

...

, amennyiben mind a két paraméter be van kapcsolva, úgy cégenként és felhasználónként lesz egyedi a dokumentumok várólista

...

.

• Felhasználónkénti scan mappa (távoli asztal)A szkennelt dokumentumok elérési útvonala távol asztal esetén.
  
  

Iktatás fő tároló

• Tároló helye
  A mezőbe kiírásra kerül az Iktatás főtároló útvonala, amely automatikusan felvételre kerül a SUP® Rendszerbe első belépést követően. Az "Iktatás fő tárolója" a SUP® Rendszerben módosítható Szerviz | Technikai funkciók | Rendszerinformációk | Általános beállítások menüpontban.

Kihelyezett iktatás (ANDOC beállítás)

• Szolgáltatás URL-je

E-számla

• Beérkező e-számlák mappája
  A "Csatolmányok tárolásánál" felvitt tárolót itt kell kiválasztani ahhoz, hogy az e-számlák várólistában megjelenjenek az iktatni kívánt elektronikus számlák.

Kihelyezett iktatás

• Kihelyezett iktatás mappája
  A "Csatolmányok tárolásánál" felvitt tárolót itt kell kiválasztani ahhoz, hogy a Kihelyezett iktatás elemeit az átvétel során a program feldolgozza.

Qsboxmegjegyz
A további paraméterek; "MSSQL elérés", "Ellenőrzés", "Iktatókönyv könyvtárváltás"," Iktatókönyv átállás(File tároló)" technikai beállítások a felhasználóknak ezzel nincs teendője.