Főkönyvi számlatükör kialakítása

A Vállalati törzsek | Főkönyvi számlatükör menüpontban kell felvinni a könyvelendő cég számlatükrét. Minden főkönyvi számhoz a megnevezésén kívül további tulajdonságok kapcsolódnak. Most azok kerülnek ismertetésre, melyek egy általános, csak belföldi tevékenységet végző, főkönyvi szám-folyószámla analitikán túlmenő más analitikát nem vezető cég könyveléséhez szükségesek.

• Főkönyvi szám   Itt kell meghatározni a főkönyvi számlaszámot. Ez igény esetén módosítható.
  Pl.: 119, 384, 911, stb.

• Megnevezés   A főkönyvi szám megnevezése
  Pl.: Értékcsökkenés, Bank, Árbevétel, stb.

• Típus Könyvelési | Csoport
  Minden olyan főkönyvi számot, melyre a könyvelési bizonylatokról forgalmat kell rögzíteni, könyvelési számlaként kell beállítani.

• Folyószámla Nincs | Partner | Részletező
  Lehetőség van egy adott könyvelési számlára folyószámla analitikát vezetni.
  A vevő, szállító és hasonló folyószámlázási igényeket Partner típusú folyószámlaként célszerű megnyitni, a dolgozóknak adott előlegek, munkáltatói kölcsön és ehhez hasonló folyószámlákat Részletező számlaként javasolt megnyitni.

• Rendezés   Igen | Nem
  Minden olyan könyvelési számlát, melynek a könyvelt bizonylatait a számlarendezésben ("kipontozás") is nyilván kell tartani, Igen -re kell állítani.
  A rendezési szám alapján történő számlarendezés, a pénzügyi modulban található szolgáltatás.
  Jellemzően a vevő, szállító és hasonló folyószámlákat szokás rendezésre előírni, de lehetőség van bármilyen könyvelési számlára rendezést előírni, pl.: Átvezetési számla.

• Megjelölés   Azokat a főkönyvi számokat, melyeket a funkciója az ÁFA gyűjtése (4661, 4671) a számlatükörben meg kell jelölni ÁFA gyűjtő számla -ként. A rendszerben be kell állítani a Visszaigényelhető és az Előzetesen felszámított ÁFA gyűjtőszámla megjelölést, ami a rendszerből történő ÁFA lista készítésénél elengedhetetlen.

Főkönyvi számlatükör kialakításának irányelvei

Könyvelőirodáknál célszerű egy egységes, alap számlatükör kialakítása (természetesen ez nem kötelező, de a gyakorlatot jelentősen megkönnyíti). Egységes számlatükör esetén az új cégek nyitása Mérleg és elemzés modulban a főkönyvi szám összerendeléseket elég egy könyvelt cégnél elvégezni, és ez automatikusan vonatkozhat a többire is.

Csoportszámlák és könyvelési számlák.

Az alábontott főkönyvi számok a típusát csoportszámlára kell állítani. Ez természetesen szintén igaz a számlaosztályokra is. Amely főkönyvi számnak már nincs alábontása, annak típusa könyvelési legyen akkor is ha valamilyen folyószámla elő van írva hozzá.

Második érték

Azoknál a főkönyvi számoknál kell beállítani második értéknek devizanemet, amelyekre devizában vagy valutában is könyvelni kell.
Jellemzően külföldi vevők és szállítók, devizás bankszámlák, valutapénztárak. Ez utóbbi esetben be kell állítani az adott főkönyvi számra vonatkozó devizanemet is. Pl.: az adott devizás bankszámlát milyen devizanemben vezeti a bank.

Folyószámla analitika

A főkönyvi számokhoz folyószámla-analitikát kétféleképpen lehet vezetni.
A vevő, szállító és adott/fizetett előleg főkönyvi számokat Partner típusú folyószámlára kell állítani. Az egyéb inkább főkönyvi jellegű folyószámla analitikához inkább Részletező típusú folyószámlát kell meghatározni. Pl.: Elszámolásra kiadott előlegek, Nyugdíjpénztárak, stb. A folyószámla analitika a főkönyvi kivonaton egy összegben fog megjelenni, a részletezése tartalma a folyószámla kivonaton lesz látható.

Nyitott-zárt folyószámlák - számlarendezés

Azoknál a főkönyvi számoknál, ahol a könyvelést be kell vezetni a nyitott-zárt állományba is, a a főkönyvi szám Rendezés nevű tulajdonságát be kell kapcsolni.
Jellemzően a vevő, szállító és adott/fizetett előleg főkönyvi számokat szokás szerepeltetni a számlarendezésben, de célszerű rendezésre előírni az "Elszámolásra kiadott előlegek"-et, sőt lehetőség van az átvezetési számlákat is számlarendezésre előírni.

Megjelölések

Az integráltság egyik előnyös tulajdonságából adódik, hogy a főkönyvi számok megjelölhetők, és meg is kell őket jelölni alkalmazási területük szerint. Ezeket a megjelöléseket a rendszerbe beépített számos automatizmus miatt kell megadni. Megadásuk a főkönyvi számok használata szerint értelemszerű. Természetesen, a tárgyi eszközökkel kapcsolatos főkönyvi számok megjelölését csak akkor szükséges megadni, ha a tárgyi eszközök modul is használatban van.

A következő jelölések alkalmazhatók:

Érdemes a számlatükör kialakításakor beállítani ezeket a megjelöléseket, mert a későbbi programhasználatnál és bővítésnél már nem kell újra visszatérni a paraméterezéshez és az ebből adódó problémák kiküszöbölhetők.

Gyűjtők

Főkönyvi számonként négy gyűjtőcsoport definiálható. A gyűjtőzés beállításánál figyeljünk arra, hogy az adott gyűjtőcsoportot mindig ugyanazon a gyűjtési dimenzión lehet és kell használni. Ez azt jelenti, hogy ha pl. a munkaszámot az egyik főkönyvi számnál a 1. gyűjtési dimenzióhoz van rendelve, akkor egy másik főkönyvi számnál nem rendelhető a 2. gyűjtési dimenzióhoz.

Ellenőrzés

A számlarend kialakítása során a munka ellenőrzésére lehetőség nyílik a programba beépített speciális lenyitható mezőből Vállalati törzsek | Főkönyvi számlatükör| F10 Listázás, a speciális lenyitható mezőt választva. Ez a lista megmutatja - a választás szerint - azokat a főkönyvi számokat, amelyeknél partner, részletező, devizanem, ÁFA megjelölés, gyűjtő van beállítva, illetve ajánlást ad ezekre a beállításokra.

Főkönyvi naplók meghatározása

A könyvelési rendszer működését alapvetően meghatározó és szabályozó törzsállomány a naplótörzs. Ezt a Vállalati törzsek | Főkönyvi naplók menüpontban lehet felvenni.

Általános adatok

• Naplószám   Minden könyvelési naplót egy azonosító számmal kell ellátni, mely igény esetén módosítható. A naplószámok kialakításában megkötés nincs.
  A rendszer által javasolt naplószámozási konvenció a következő.
  • 101 - Nyitó napló a rendszer indításakor ide kell bekönyvelni a nyitó adatokat, illetve az év váltáskor a rendszer ide teszi az automatikus nyitás adatait.
  • 201 - Bank napló annyi bank naplót kell nyitni, amennyi bankszámlája van a könyvelt cégnek (a számlarendben is szerepelnie kell ennek a bontásnak). A további banknaplók 202, 203, stb. kódon lesznek.
  • 301 - Pénztár napló annyi pénztár naplót kell nyitni, amennyi elkülönített pénztára van a könyvelt cégnek (a számlarendben is szerepelnie kell ennek a bontásnak). A további pénztárnaplók 202, 203, stb. kódon lesznek.
  • 401 - Kimenő számlák (vevők) ebbe a naplóba lesznek bekönyvelve a vevőszámlák. Szintén lehetőség van több napló nyitására, pl.: ha a külföldi kimenő számlák külön kerülnek lefűzésre a belföldiektől, lehet nyitni egy 402-es naplót erre a célra.
  • 501 - Beérkező számlák (szállítók) ebbe a naplóba lesznek bekönyvelve a szállítói számlák. Itt is van lehetőség több napló nyitására, pl.: ha az alapanyag vagy beruházási szállítói számlák külön kerülnek lefűzésre az egyéb szállítói számláktól, erre a célra lehet nyitni egy 502-es, vagy 503-as naplót.
  • 601 - Vegyes 2o több vegyes napló is nyitható, az adatszolgáltatási igények szerinti bontásban. Pl.: elkülönítheti a kerekítési/árfolyam veszteség nyereség könyvelését egy ún. pénzügyi vegyes naplóban. Abban az esetben ha a naplóba nem kézi adatrögzítéssel kerülnek az adatok, hanem gépi adatátvétel útján, erre a célra is külön napló(ka)t kell nyitni.
  • 701 - Vegyes 1o a zárlati tételek számára. A zárlati könyvelési tételeket javasolt (a program lehetőségeit kihasználva) a 13. havi időszakra rögzíteni.

• Megnevezés   A könyvelési napló megnevezése.

• Jelleg   A napló jellegeket az előzőleg meghatározott naplószámokkal és nevekkel összhangban kell kiválasztani a következő listából:
  Nyitó, Bank, Pénztár, Vevő, Szállító, Vegyes, Záró.

• ÁFA elszámolás   Igen | Nem
  Van-e ÁFA elszámolás a könyvelési naplóban. Az ÁFA kimutatásban is csak azok a naplók jelennek meg, melyeknél az ÁFA elszámolás elő van írva.

• Könyvelési időszak   Napi könyvelés | Havi könyvelés
  A könyvelési bizonylatok időszakba sorolása napi pontossággal szükséges-e.
  Ezt a tulajdonságot alapvetően mindenütt Napi könyvelés -re kell állítani, kivéve azokat a házi pénztár naplókat, ahol időszaki pénztárjelentést kell csinálni.

• Bizonylatszám adás módja   Kézi sorszámozás | Gépi sorszámozás(a további lehetőségek a rendszerrel készülő bizonylatok - kimenő számla, pénztárbizonylat - készítéséhez szükségesek).
  • Kézi sorszámozás esetén a könyvelő írja be a bizonylatszámot.
  • Gépi sorszámozás esetén a rendszer generálja a következő sorszámot.
    A kézi adatrögzítésű naplók közül a szállítói naplókat szokás gépi sorszámozásúra állítani, ekkor a rendszer osztja ki a következő bizonylat (iktató) számot.

• Sorszám tartomány   Csak gépi sorszámozású napló esetén kell megadni. Ha nincs még meghatározva, a napló felvitele közben is kiosztható, egyébként a Szerviz | Paraméterek | Sorszám tartományok menüpontban lehet beállítani.

• Főkönyvi szám   Csak nyitó, bank, pénztár, vevő, szállító jellegű naplóknál. A naplóra jellemző főkönyvi számot kell megadni.
  Pl.:
  
  • Nyitó: 491 Nyitómérleg számla
  • Bank: 384 Elszámolási betétszámla
  • Pénztár: 381 Pénztár
  • Vevő: 311 Belföldi követelések
  • Szállító: 442 Belföldi szállítók

Partnerek felvitele

A partner típusú folyószámlával rendelkező főkönyvi számokhoz (jellemzően 311, 442) kapcsolódó vállalati partnertörzs. A Vállalati törzsek | Partnerek menüpontban lehet felvenni a partnereket. A vevők és szállítók közös törzsállományban vannak nyilvántartva. A bizonylatok rögzítése során dől el, hogy egy partner adott esetben vevőként vagy szállítóként viselkedik.
Mivel egységes vállalati partnertörzsről van szó, egy partnernek igen sokféle adatát képes nyilvántartani a rendszer. A könyveléshez csak néhány adatra van szükség.

Általános adatok

• Rövid név, cím   A partner rövid neve, címe. Az adatrögzítésnél és a kimutatásokon ez a név jelenik meg.

• Partner kód   Belső azonosító kód, a rövid név alapján a rendszer automatikusan osztja ki, de átírható. A partner kód akkor is módosítható, ha már van rajta forgalom.

• További adatok...A partner egyéb más adatai a főkönyvi könyveléshez nem szükségesek.

Részletező számlák megnyitása

Amennyiben vannak részletező típusú folyószámlával rendelkező főkönyvi számok, abban az esetben létre kell hozni a részletező számlákat is. A részletező számlák megnyitását a Vállalati törzsek | Részletező számlák menüpontban kell végrehajtani. Pl.: 3613 Elszámolásra kiadott előleg

• 01 Kiss László
• 02...