Korábbi változatok

...

A TIP modulba iktatott iratok, bizonylatok tárolása és csoportosítása ún. iktatókönyvekkel történik.

Image RemovedImage Added

• Megnevezés
  Iktatókönyv megnevezése. A megnevezést az iktatókönyvben tárolásra kerülő iratokkal összhangban célszerű megadni.
  
  
• Kód
  Iktatókönyv azonosító kódja. A rendszer automatikusan képzi. A külső adatkapcsolatoknál van jelentősége.
  
  
• Csatolmányok tárolása
  Az előzetesen definiált csatolmány tárolási helyek közül ki kell választani, ahol a scannelt képek, vagy más dokumentumok tárolódnak.
  
  
• Iktatószám adás módja
  Az iktatott tételek azonosítása ún. iktatószámokkal történik. A számok képzésére többféle lehetőség áll rendelkezésre.
  • Iktatókönyv alapján az iktatószám az iktatókönyvhöz beállított szabályok alapján (Előtag-utótag-hossz) képzőzik.
  • Átvétel - nincs a külső iktatási rendszerból történő adatátvétel esetén a TIP iktatás modul nem képez saját iktatószámot. A külső rendszerben kapott szám alapján történik az azonosítás.
    
    
• Előtag-utótag-hossz
  Az iktatókönyv alapján képzett sorszámok esetén az előtag-utótag-hossz adatokkal lehet megadni az iktatószám képzési szabályt.
  
  
• Jelleg
  Az iktatókönyv jellege egyfajta további csoportosítást ad, ill. ez vezérli, hogy egy iktatási tételről milyen adatok kerüljenek rögzítésre. Pl.: egy szerződésről kevesebb adat van nyilvántartva az iktatási tételen, mint egy beérkező számláról. A használható iktatókönyv jellegek a következők.
  
  • Bejövő számla
  • Kimenő számla
  • Pénztár
  • Bankkivonat
  • Irat-levél
  • Egyéb
    
    
• Irány
  Irat, bizonylat, dokumentum mozgásának iránya.
  
  
• Megőrzési év
  Az iktatókönyvben tárolt iratok, bizonylatok megőrzési ideje.
  
  

• Belső tároló
  Az iktatási tételhez kapcsolt csatolmányok jellemzően a file-rendszerben tárolódnak. Létezik azonban ún. "belső" tárolási mód, amikor az adatbázisban kerül tárolásra a csatolmány. Jellemzően az elektronikusan hitelesített számlák (e-számlák) tárolódnak belső tárolóhelyen, mivel azok megőrzését elektronikus formában kell biztosítani.

  Qsboxmegjegyz
  A nem kiemelt fontosságú iratok "belső" tárolása nem javasolt, mivel drasztikusan növeli az adatbázis méretét, és rontja az adattárolási hatékonyságot.

  
  
  

• QRCode nyomtatása
  Itt lehet kiválasztani, hogy az adott iktatókönyvbe iktatott tételekre szükséges- e QR kódot nyomtatni avagy sem. A QR kód nyomtatását akkor érdemes Igen-re állítani, ha rendszeresen nagy tömegű adatot iktatunk az adott iktatókönyvbe, mert így az adat lerögzítése után a QR kóddal ellátott dokumentumokat a scannelés után lehetőség van 1 lépésben felcsatolni a már beiktatott tételekhez. Ezt a Főképernyőn az F9 - Átvétel funkcióval lehet megtenni.
  
  
• Gyűjtők
  A SUP^® rendszer számviteli moduljában lehetőség van ún. gyűjtők kezelésére. Amennyiben a tételen használt gyűjtő már az iktatáskor azonosítható, célszerű felvinni az iktatási tételhez.

...