Tobábbi dokumentációk:
› Kezelési útmutatók

Összehasonlított verziók

Régi verzió 1

changes.mady.by.user QSoft

Mentés ekkor:

összehasonlítva

Új verzió 2

changes.mady.by.user QSoft

Mentés ekkor:

Kulcs

  • Beillesztett sor.
  • Törölt sor.
  • Formázás megváltoztatva.

Nagyobb szervezeteknél elvárás lehet, hogy a beérkező számlák a megérkezésükkel egyidőben bekerüljenek a pénzügyi nyilvántartásba, viszont nem lenne szerencsés, ha a nyilvántartásba került számlák automatikusan átutalhatók lennének.

Ennek a problémának a megoldására szolgál a számlák igazoltatása. Amennyiben a beérkező számla naplóban ez a szolgáltatás be van kapcsolva, a számlák rögzítése során lehetőség van számla igazolásával kapcsolatos információk megadására is. Ebben az esetben a beérkező számlák alapvetően igazolatlan állapotba kerülnek, és mindaddig nem jelennek meg a könyvelésben, míg a számlán szereplő áru, szolgáltatás teljesítésének a tényét az arra jogosult személy el nem ismerte, le nem igazolta.

Amennyiben a számlaigazoló azonosította és elismerte a számlán lévő követelést a számla megjelenik a főkönyvben, elutasítás esetén azonban továbbra sem fog látszódni a könyvelésben. A számla igazoltatás folyamatában az igazoló személye az igazoltatásra váró számlához megjegyzést is tud kapcsolni, így az igazoltatás története a későbbiekben visszakövethető.

Tartalomjegyzék
stylenone

Numbered Headings

Számla igazoláshoz szükséges beállítások

  • Naplótörzs   Az igazoltatásra kijelölt bejövő számla naplón a Vállalati törzsek | Főkönyvi naplók | Beérkező számlanapló adatoknál az Igazoltatást Igen-re kell állítani.
  • Alapértelmezett igazoló   Lehetőség van elsődleges igazolót kijelölni a beérkező számla naplóhoz, ennek TIP-es iktatás esetében van jelentősége, mert a számla SUP-ba való átvételekor automatikusan az elsődleges igazolóra kerül.
  • Számla igazolók felvétele   A Szerviz | Kódjellegű adatok | Számla igazolók menüpontban lehet megtenni.
    Itt az igazoló típusa és az ügyintéző hivatkozás tulajdonságok lehetnek fontosabbak. Két fajta igazoló lehet, az ellenőr és az igazoló. Az igazoló tud számlát igazolni, vagy elutasítani, az ellenőr csak továbbítani tudja azt egy igazoló felé. Az ügyintéző hivatkozással azt lehet szabályozni, hogy az adott igazoló csak a saját nevére beállított számlákat, avagy abban az esetben, ha az igazoló kódja nincs megadva, az összes igazolatlan számlát lássa-e.

Az igazoltatás menete

  1. A Pénzügy | Beérkező és kimenő számlák rögzítése menüpontban az így beállított bejövő számla naplón rögzítéskor a Kiegészítő adatoknál ki tudjuk választani azt az igazolót, aki majd a számlát jóváhagyja (igazolja), vagy elutasítja.

  2. Az igazoltatás funkció a Pénzügy | Beérkező számlák igazoltatása menüpontból érhető el. Itt nyílik lehetőség az igazolatlan számlák gyors áttekintésére, és igazolására. Az igazoló kiválasztja a saját nevét és ezután megjelenik a nevén lévő összes még igazolatlan állapotú számla. Amennyiben az igazoló kódja üresen lett hagyva üres, a beállításoknál , az összes igazolatlan számla megjelenik.
    Az Igazolás funkcióval tudja az igazoló egy számla státuszát megváltoztatni, igazolni, vagy elutasítani. Az ellenőr típusú igazoló csak továbbítani tudja a számlát egy igazolónak. Igazolni vagy elutasítani nem tud. Ebben a menüpontban továbbá lehetőség van még egy számla teljes igazolás történetének a nyomon követésére is, az [F6-Történet] funkcióval.

  3. Az igazolás után a számla státusza Igazolt lesz, számla lekönyvelődik és megjelenik főkönyvben, a számla kiegészítő adatoknál pedig, rögzül az igazolás dátuma.

A funkció nagy előnye, hogy a számlaigazoló nem csak a ’papír alapú adathordozón’ (számlán) jelezheti az aláírásával, a számla igazolását, hanem a számla igazolás a programon belül megy végbe, végig kontrollált folyamata van és a számlaigazolás történelme az adatbázisba is bekerül, mely később visszanézhető.