1. Pénztárbizonylat fejléc alapadatainak beállítása
A Szerviz | Paraméterek | Könyvelt cég általános adatai menüpontban meg kell határozni a következő adatokat, melyek a házi pénztári bizonylatokon szerepelnek:
Teljes név, Adószám, Székhely cím adatok.
2. Házi pénztári bizonylatok sorszám tartományának meghatározása
A Szerviz | Paraméterek | Sorszám tartományok menüpontban meg kell határozni azokat a sorszám tartomány(oka)t, melyek alapján a házi pénztár(ak) naplói a sorszámokat fogják képezni.
Beállítandó elnevezések, paraméterek:
- Megnevezés Olyan nevet érdemes kiosztani, amelyből következtetni lehet arra, hogy a sorszám tartomány milyen célt szolgál.
Pl.: Központi pénztár
- Kategória Kötelezően: Pénztárbizonylat
- Folytonosság Célszerű évente újraindulóra ('Évfüggő') választani.
- Sorszám hossza Összhangban kell lennie következő sorszám mezőkkel. Nem célszerű 4-5 karakternél hosszabbat megadni.
Évente újrainduló folytonosság esetén ('Évfüggő'), az [F8-Sorszámok] nyomógomb segítségével be kell állítani az induló (következő) sorszámokat minden évhez, lehetőleg 3-4 évre előre. A sorszám hosszának összhangban kell lennie a tartomány beállított hosszával.
3. A pénztár kezeléséhez szükséges főkönyvi számok meghatározása
A Vállalati törzsek | Főkönyvi számlatükör menüpontban a házi pénztári bizonylatokkal kapcsolatban álló főkönyvi számokat fel kell venni. Alapvetően a következő főkönyvi számokra van szükség:
Pénztár főkönyvi száma
Beállítandó elnevezések, paraméterek:
- Főkönyvi szám 381
- Megnevezés Pénztár
- Típus Könyvelési
4. ÁFA csoportok ÁFA főkönyvi számainak beállítása
A Szerviz | Paraméterek | ÁFA kódok menüpontban, az F6-ÁFA csoportok nyomógombra megjelenő ablakban be kell állítani minden használni kívánt ÁFA csoportnál az alkalmazandó ÁFA főkönyvi számokat. Pl.: a beérkező számlák jellemző ÁFA főkönyvi száma 4661 , a kimenő számlák jellemező ÁFA főkönyvi száma 4671 . Az elkészülő kimenő számlák ez alapján kapják meg az ÁFA főkönyvi számot.
5. Könyvelési naplók beállítása
A házi pénztári bizonylatok készítéséhez egy pénztár jellegű naplóra van szükség. A Vállalati törzsek | Főkönyvi naplók menüpontban lehet beállítani a szükséges paramétereket.
Beállítandó elnevezések, paraméterek:
Általános adatok
- Naplószám 301
- Megnevezés Pénztár
- Jelleg Pénztár
- ÁFA elszámolás Igen
- Könyvelési időszak
- Havi könyvelés, vagy
- Napi könyvelés
attól függően, hogy napi, vagy időszaki pénztárjelentést kell készíteni.
- Bizonylatszám adás módja Házi pénztár
- Sorszám tartomány Az előzőleg már meghatározott sorszám tartományt kell kiválasztani. Több pénztár esetén több sorszámtartományt kell definiálni, összhangban a naplók számával.
- Főkönyvi szám A főkönyvi szám törzsben előzőleg meghatározott pénztár főkönyvi szám. Jellemző értéke: 381-Pénztár Az elkészülő bizonylatok ez alapján kapják meg a pénztár főkönyvi számot.
Pénztár adatok
- Bevételi pénztárbizonylat nyugta nyomtatása Bevételi bizonylat esetében a példányszámban beállított értéken felül, nyomtat +1 nyugtát is. Igen | Nem
- Saját kontírozott példány nyomtatása Igen | Nem
- Visszajáró pénz kezelése Igen | Nem
- Példányszám Hány példányban nyomtassa ki a bizonylatot
- Engedélyezett napi záró pénzkészlet A számviteli politikában meghatározott záró pénzkészlet. Ha nincs meghatározva, nullát kell beírni.
6. Pénztáros ügyintéző paramétereinek beállítása
Abban az esetben ha nem könyvelő, hanem pénztáros, pénzügyes kezeli a rendszert, a gazdasági események azonosításához ún. pénzügyi jogcímeket kell használni. A pénztárost az adatrögzítésben kimondottan zavarhatja a Főkönyvi szám mint adatbeviteli mező. A Szerviz | Ügyintézők és jogosultságok menüpontban lehet szabályozni, hogy a rendszert kezelő ügyintéző Főkönyvi számra | Jogcímre | Mindkettőre kontírozzon. Pénztáros ügyintéző esetén a Kontírozás adatmező értékét Jogcímre szokás állítani.
7. Pénztári jogcímek felvitele
Abban az esetben ha nem könyvelő, hanem pénztáros, pénzügyes kezeli a rendszert, a gazdasági események azonosításához ún. pénzügyi jogcímeket kell felvenni. Ezt a Vállalati törzsek | Pénzügyi jogcímek menüpontban lehet megtenni. Minden olyan gazdasági eseményre jogcímet kell definiálni, amelynél az a cél, hogy a pénztáros azonosítsa be, és ezáltal kikontírozza.
Beállítandó elnevezések, paraméterek:
- Jogcím Tetszőleges jogcímkód adható meg, de javasolt követni a főkönyvi számlatükör kódolási szisztémáját.
- Megnevezés A jogcím (gazdasági esemény) rövid szöveges leírása. Olyan leírást kell adni, mely lehetővé teszi a gazdasági esemény beazonosítását nem könyvelői képzettségű (pénztáros) számára is.
- Főkönyvi szám A jogcím főkönyvi száma
- ÁFA csoport A jogcím ÁFA csoportja, nem kötelező megadni.
- Pénztárbizonylaton használható Igen | Nem F2-Lookup csak azokat a jogcímeket mutatja, ahol ez a mező Igen-re van állítva.
- Pénztári mozgás iránya Bevétel | Kiadás. Kitöltése nem kötelező.
Megjegyzés8. Kontírozatlan pénztárbizonylatok főkönyvi számának beállítása
A Szerviz | Paraméterek | Könyvelt cég általános adatai menüpontban, a Pénzügyi paraméterek oldalon levő 'Nem azonosított pénztári tételek főkönyvi száma' adatmezőt be kell állítani arra a főkönyvi számra, melyet korábban fel kellett venni, mint pénztári ütközőszámlát.
9. Pénztári ütközőszámla
A házi pénztár komplett kontírozott kezeléséhez sokféle főkönyvi szám szükséges (átvezetési számla, költségszámlák, árbevétel, stb.). Abban az esetben, ha pénztáros is (nem könyvelő) kezeli a rendszert, vagy nem akarjuk kihasználni az integrált rendszer szolgáltatásait, csak a házi pénztári bizonylatok elkészítése a cél, még egy főkönyvi számot fel kell venni, hiszen a rendszerbe kontírozatlan (főkönyvi szám nélküli) tétel nem vihető be. Ezt a főkönyvi számot valahová a hármas számlaosztályba, az átvezetési számlák közé javasolt megnyitni.
Beállítandó elnevezések, paraméterek:
- Főkönyvi szám 3899
- Megnevezés Pénztári ütközőszámla, kontírozatlan pénztárbizonylatok
- Típus Könyvelési