1. Pénztárbizonylat fejléc alapadatainak beállítása

A Szerviz | Paraméterek | Könyvelt cég általános adatai menüpontban meg kell határozni a következő adatokat, melyek a házi pénztári bizonylatokon szerepelnek:
Teljes név, Adószám, Székhely cím adatok.

2. Házi pénztári bizonylatok sorszám tartományának meghatározása

A Szerviz | Paraméterek | Sorszám tartományok menüpontban meg kell határozni azokat a sorszám tartomány(oka)t, melyek alapján a házi pénztár(ak) naplói a sorszámokat fogják képezni.

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Megnevezés   Olyan nevet érdemes kiosztani, amelyből következtetni lehet arra, hogy a sorszám tartomány milyen célt szolgál.
  Pl.: Központi pénztár

• Kategória   Kötelezően: Pénztárbizonylat

• Folytonosság   Célszerű évente újraindulóra ('Évfüggő') választani.

• Sorszám hossza   Összhangban kell lennie következő sorszám mezőkkel. Nem célszerű 4-5 karakternél hosszabbat megadni.
  Évente újrainduló folytonosság esetén ('Évfüggő'), az [F8-Sorszámok] nyomógomb segítségével be kell állítani az induló (következő) sorszámokat minden évhez, lehetőleg 3-4 évre előre. A sorszám hosszának összhangban kell lennie a tartomány beállított hosszával.

3. A pénztár kezeléséhez szükséges főkönyvi számok meghatározása

A Vállalati törzsek | Főkönyvi számlatükör menüpontban a házi pénztári bizonylatokkal kapcsolatban álló főkönyvi számokat fel kell venni. Alapvetően a következő főkönyvi számokra van szükség:

Pénztár főkönyvi száma

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Főkönyvi szám   381

• Megnevezés   Pénztár

• Típus   Könyvelési

4. ÁFA csoportok ÁFA főkönyvi számainak beállítása

A Szerviz | Paraméterek | ÁFA kódok menüpontban, az F6-ÁFA csoportok nyomógombra megjelenő ablakban be kell állítani minden használni kívánt ÁFA csoportnál az alkalmazandó ÁFA főkönyvi számokat. Pl.: a beérkező számlák jellemző ÁFA főkönyvi száma 4661 , a kimenő számlák jellemező ÁFA főkönyvi száma 4671 . Az elkészülő kimenő számlák ez alapján kapják meg az ÁFA főkönyvi számot.

5. Könyvelési naplók beállítása

A házi pénztári bizonylatok készítéséhez egy pénztár jellegű naplóra van szükség. A Vállalati törzsek | Főkönyvi naplók menüpontban lehet beállítani a szükséges paramétereket.

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

 Általános adatok

• Naplószám 301

• Megnevezés Pénztár

• Jelleg Pénztár

• ÁFA elszámolás Igen

• Könyvelési időszak
  • Havi könyvelés, vagy
  • Napi könyvelés
    attól függően, hogy napi, vagy időszaki pénztárjelentést kell készíteni.

• Bizonylatszám adás módja Házi pénztár

• Sorszám tartomány Az előzőleg már meghatározott sorszám tartományt kell kiválasztani. Több pénztár esetén több sorszámtartományt kell definiálni, összhangban a naplók számával.

• Főkönyvi szám A főkönyvi szám törzsben előzőleg meghatározott pénztár főkönyvi szám. Jellemző értéke: 381-Pénztár Az elkészülő bizonylatok ez alapján kapják meg a pénztár főkönyvi számot.

Pénztár adatok

• Bevételi pénztárbizonylat nyugta nyomtatása Bevételi bizonylat esetében a példányszámban beállított értéken felül, nyomtat +1 nyugtát is. Igen | Nem

• Saját kontírozott példány nyomtatása Igen | Nem

• Visszajáró pénz kezelése Igen | Nem

• Példányszám Hány példányban nyomtassa ki a bizonylatot

• Engedélyezett napi záró pénzkészlet A számviteli politikában meghatározott záró pénzkészlet. Ha nincs meghatározva, nullát kell beírni.

6. Pénztáros ügyintéző paramétereinek beállítása

Abban az esetben ha nem könyvelő, hanem pénztáros, pénzügyes kezeli a rendszert, a gazdasági események azonosításához ún. pénzügyi jogcímeket kell használni. A pénztárost az adatrögzítésben kimondottan zavarhatja a Főkönyvi szám mint adatbeviteli mező. A Szerviz | Ügyintézők és jogosultságok menüpontban lehet szabályozni, hogy a rendszert kezelő ügyintéző Főkönyvi számra | Jogcímre | Mindkettőre kontírozzon. Pénztáros ügyintéző esetén a Kontírozás adatmező értékét Jogcímre szokás állítani.

7. Pénztári jogcímek felvitele

Abban az esetben ha nem könyvelő, hanem pénztáros, pénzügyes kezeli a rendszert, a gazdasági események azonosításához ún. pénzügyi jogcímeket kell felvenni. Ezt a Vállalati törzsek | Pénzügyi jogcímek menüpontban lehet megtenni. Minden olyan gazdasági eseményre jogcímet kell definiálni, amelynél az a cél, hogy a pénztáros azonosítsa be, és ezáltal kikontírozza.

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Jogcím   Tetszőleges jogcímkód adható meg, de javasolt követni a főkönyvi számlatükör kódolási szisztémáját.

• Megnevezés   A jogcím (gazdasági esemény) rövid szöveges leírása. Olyan leírást kell adni, mely lehetővé teszi a gazdasági esemény beazonosítását nem könyvelői képzettségű (pénztáros) számára is.

• Főkönyvi szám   A jogcím főkönyvi száma

• ÁFA csoport   A jogcím ÁFA csoportja, nem kötelező megadni.

• Pénztárbizonylaton használható   Igen | Nem F2-Lookup csak azokat a jogcímeket mutatja, ahol ez a mező Igen-re van állítva.

• Pénztári mozgás iránya   Bevétel | Kiadás. Kitöltése nem kötelező.

 Megjegyzés

A jogcímhez ún. használati utasítást lehet írni, mely részletesen meghatározza, hogy a jogcímet milyen esetekben kell használni. A jogcím törzs lista segítségével ezt oda lehet adni a pénztárosnak.

8. Kontírozatlan pénztárbizonylatok főkönyvi számának beállítása

A Szerviz | Paraméterek | Könyvelt cég általános adatai menüpontban, a Pénzügyi paraméterek oldalon levő 'Nem azonosított pénztári tételek főkönyvi száma' adatmezőt be kell állítani arra a főkönyvi számra, melyet korábban fel kellett venni, mint pénztári ütközőszámlát.

9. Pénztári ütközőszámla

A házi pénztár komplett kontírozott kezeléséhez sokféle főkönyvi szám szükséges (átvezetési számla, költségszámlák, árbevétel, stb.). Abban az esetben, ha pénztáros is (nem könyvelő) kezeli a rendszert, vagy nem akarjuk kihasználni az integrált rendszer szolgáltatásait, csak a házi pénztári bizonylatok elkészítése a cél, még egy főkönyvi számot fel kell venni, hiszen a rendszerbe kontírozatlan (főkönyvi szám nélküli) tétel nem vihető be. Ezt a főkönyvi számot valahová a hármas számlaosztályba, az átvezetési számlák közé javasolt megnyitni.

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Főkönyvi szám   3899

• Megnevezés   Pénztári ütközőszámla, kontírozatlan pénztárbizonylatok 

• Típus   Könyvelési