Kapcsolódó információk:
› Paraméterezési útmutatók

A funkció a SUP® rendszerben készült kimenő számlák és a hozzájuk kapcsolódó kiegyenlítések alapján dolgozó automatizmus. Értesítőt küld a számla fizetési határidejének lejárata előtt, ill. fizetési felszólítót a lejárat után.
A funkció a DbConnector modulban található. Automata üzemmód esetén a ez egy saját ütemezővel működő system-tray alkalmazás.

Kétféle üzemmódban működtethető:

  • Interaktívan normál alkalmazásként - tesztüzem - beüzemelés
  • Saját ütemezővel - alkalmazás módban - normál működési mód

A lejárati értesítőt és felszólítót csak azok a partnerek kapják Vállalati törzsek | Partnerek menüpontban, a [Számázási adatok] adatlapon, a "Kimenő számlák adatai" csoportban, a "Fizetési felszólítás" küldés tulajdonság be van állítva.

A partner (vevő) e-mail címeket szintén a partnertörzsben, az [Általános adatok] adatlapon, a "Számlaküldés" -  "E-mail cím" mezőben kell beállítani.

 Figyelem

Mivel az értesítő és felszólító levelek kiküldése automatikusan történik, fontos a naprakész és pontos banki kivonat rögzítés. Amennyiben ez valamilyen okból nem valósul meg (több napos ünnep, betegség, stb.) az automatikus levélküldő szolgáltatást célszerű kikapcsolni.

Csak azokra a számlákra megy emlékeztető ill. felszólító, amire korábban még nem volt.

Cégek kiválasztása

A művelet egy kiválasztott cégcsoport sablonra hajtódik végre. A cégcsoport sablonokat a mérleg modulban lehet beállítani.

Számla lejárat előtt emlékeztető e-mail küldés

A számla lejárat előtt emlékeztető paraméterei:

  • Határidő lejárta előtt a megadott napon levelet küld, ha a számla még nincs kiegyenlítve
  • Értékhatár - csak akkor küld levelet, ha a nyitott számla egyenlege a megadott értékhatár fölött van. Ezzel el lehet kerülni hogy az esetleges rendezési leírás miatt még nyitott számlára értesítés menjen.

Minden lejáró számla külön e-mailt eredményez.

Fizetési felszólító e-mail küldés

Az automatikus fizetési felszólítás küldés paraméterei:

  • Határidő lejárta után hány nappal küldjön felszólítást. Annyi napot kell beállítani, amennyi ahhoz szükséges, hogy a bankkivonat bizonyosan fel legyen rögzítve.
  • Értékhatár - csak azokra a számlákra küld levelet aminek a nyitott egyenlege a megadott értékhatár fölött van. Ezzel el lehet kerülni hogy az esetleges rendezési leírás miatt mégy nyitott számlára felszólító menjen.

Egy e-mail több számlát is tartalmazhat.

 Megjegyzés

Az automata értesítő és felszólító e-mail küldést olyan cégek esetén lehet alkalmazni, ahol a kinnlévőségek HUF vagy EUR devizanemben vannak.
Más devizanem, vagy HUF-től eltérő könyvelési alapdevizanem jelenleg nem támogatott.

Levél szöveg és formátum

Az értesítő és fizetési felszólítás  e-mail szövege tetszőlegesen testre szabható a DbConnector aktuális könyvtárában található HTML file-ok átszerkesztésével. A HTML file-okban található makrókat kötelező változatlan formában hagyni.

Az automata által kiküldendő számlák előzetes ellenőrzése

A [Lekérdezés] nyomógomb lehetőséget ad arra, hogy e-mail küldés nélkül (előzetesen) le lehessen kérdezni, mely számlák fognak az értesítő ill. felszólító levelekben szerepelni. Ezáltal a vevő folyószámlán, még a levél kiküldés előtt javítani lehet.

 Megjegyzés

Az ütemezőt célszerű egy késő éjszakai időpontra beállítani, ezáltal a napközbeni folyószámla műveletek is figyelembe lesznek véve.

Beüzemelés

A modul beüzemelését a QSoft Kft. szakemberei az adott helyen szolgáltató informatikai üzemeltetővel együttműködve végzik.
A beüzemelés lépései:

  • Technikai e-mail cím létrehozása a kimenő értesítések másolati példányaihoz. Pl.: kiszamla@xdomain.hu
  • DbConnector modul telepítése.
  • Az éles indulás napját megelőző számlák státuszának beállítása. (SQL script)