1. Beérkező számlák rögzítéséhez szükséges beállítások végrehajtása

Végre kell hajtani minden olyan beállítást, mely a belföldi beérkező számlák rögzítéséhez szükséges, mivel a készítendő átutalási bizonylatok többsége valamilyen beérkező számla hatására készül.

2. Bankok bankbizonylat kezelési módjának beállítása

• A Szerviz | Cégfüggetlen törzsek | Bankok menüpontban be kell állítani a használni kívánt bankok Bankbizonylat kezelési módját, és ha valamilyen banki szoftverhez kell kapcsolódni, azt a path-t, ahová az utalási csomag file-ok kerülnek.
• A szabványos GIRO bankbizonylat kinyomtatásához a GIRO Bankbizonylatot (2 pld.) kell kiválasztani, míg az különböző banki szoftverekhez történő átadáshoz a megfelelő banki szoftver nevét (pl.: Business Terminál).

 Figyelem

Az Inter-Európa Bank és City Bank bankfiók kódját és ügyfél-számát meg kell adni a Szerviz | Technikai funkciók | Rendszer információk menüpont Banki átutalási megbízások fülön. A paraméterezés nélkül a rendszer nem képes a megfelelő file formátum előállítására.

3. Átutalási megbízások sorszám tartományának meghatározása

• A Szerviz | Paraméterek | Sorszám tartományok menüpontban meg kell határozni azt a sorszám tartományt (csak egy szükséges), mely alapján az utalási számok kiosztásra kerülnek.
• Az utalási szám a hagyományos papír alapú bankbizonylaton a Bizonylatszám mezőben lesz kiírva, míg a banki szoftvereknél (a banki átadás file formátumának megfelelően) a legváltozatosabb neveket viseli.
• Az utalási szám célja az, hogy kapcsolatot teremtsen a SUP rendszerben gépileg előállított - először még csak úton levő- bankbizonylatok, és a bankkivonaton szereplő -már teljesített- átutalások között.

4. Könyvelési naplók beállítása

• Az átutalási megbízások készítéséhez minimum két naplóra van szükség.
  • Definiálni kell egy banknaplót, amelyhez rögzítjük a bankszámlaszámot, amelyről átutalási megbízást lehet kezdeményezni.
  • Szükséges még egy beérkező számla napló, ahová be kell iktatni a beérkező számlákat. Ez a napló hivatkozhat az előzőleg meghatározott banknaplóra.

Ebben az esetben az átutalási megbízások készítésénél ez lesz az alapértelmezett bankszámlaszám. A Vállalati törzsek | Főkönyvi naplók menüpontban lehet beállítani a szükséges paramétereket.

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

Beérkező számla napló

Általános adatok

• Naplószám   501

• Megnevezés   Beérkező számlák (Belföld)

• Jelleg   Szállító

• ÁFA elszámolás   Igen

• Könyvelési időszak   Havi könyvelés

• Bizonylatszám adás módja   Kézi sorszámozás, vagy Gépi sorszámozás, ebben az esetben a beérkező számlák kezeléséhez definiálni kell egy Könyvelési bizonylat kategóriájú sorszám tartományt is

Számlanapló adatok

• Banki közlemény átutalásnál:  A rendszer alapesetben az "xxxxxxxx sz. szla kiegy." szöveget generálja az átutalási megbízás közleményeként ( a számlaszámot a program automatikusan odateszi). Ezzel a paraméterrel a közleményt felül lehet bírálni tetszőleges szövegre. Pl.: xxxxxxxx hiv. számú pályázatra

 Megjegyzés

Lehetőség van a szállítónál nyilvántartott saját partnerkód feltüntetésére is. Ehhez a Vállalati törzsek | Partnerek menüpontban nyilvántartásba kell venni a szállítói partnerkódot. A beérkező számla naplónál. a ”Banki közlemény átutaláshoz” adatmezőben a következőt kell beírni: -sz. szla <PPKOD>- a szöveg természetesen más is lehet, itt a <PPKOD> vezérlő kifejezésen van a hangsúly. Ehhez hasonlóan a saját iktatószámot is fel lehet tüntetni, ekkor a <IKTSZ> vezérlő kifejezést kell beírni.

Banknapló

Általános adatok

• Naplószám   201

• Megnevezés   Bank (pl.: ABN-AMRO)

• Jelleg   Bank

Banknapló adatok

• Bank neve   A bankok listájából választandó

• Bankszámlaszám   Az előzőleg kiválasztott pénzintézetnél vezetett bankszámlaszám szabványos GIRO (8-8-8) formátumban

• Bank fiók   Bank fiók neve. A papír alapú GIRO bankbizonylat fejlécében ez kerül kiírásra.

5. Partnerek bankszámlaszámainak felvitele

• A Vállalati törzsek | Partnerek menüpontban van nyilvántartva a vállalati partnertörzs. Bizonyos partnerek vevők, bizonyos partnerek szállítók, de az is előfordulhat, hogy egy partner egyben vevő és szállító is.
• A szállítóként viselkedő partnereknek csak akkor tudunk átutalási megbízást készíteni, ha a partnertörzsben rögzítve van a szállító bankszámlaszáma. Egy szállítónak több bankszámlaszáma is lehet. Ezek közül az egyik kijelölhető elsődlegesnek. Az átutalási megbízás alapvetően az elsődleges bankszámlát keresi.
• A bizonylat kézi rögzítése vagy módosítása során lehetőség van az elsődlegestől különböző bankszámlaszám használatára is.
• A partner bankszámlaszámait a szabványos GIRO (8-8-8) formátumban kell rögzíteni.

6. Bankbizonylat nyomtatás beállítása

• Erre a beállításra csak akkor van szükség, ha az átutalási megbízás nem a banki kliensprogram felé kerül átadásra, hanem a GIRO átutalási megbízást ki kell nyomtatni, és azt hagyományos módon a bank felé benyújtani. A rendszer a leporellós formájú bankbizonylatok nyomtatását nem támogatja.
• Lehetőség van azonban mind a közismert önátírós két példányos, mind a kevéssé ismert ún. szelvényes GIRO bizonylat kezelésére.

6.1. Bankbizonylatok nyomtatójának beállítása

• A rendszerhez alapvetően olyan tintasugaras nyomtatót célszerű használni, amelybe a papírt álló helyzetben kell adagolni , Különösen jól bevált erre a célra a Canon gyártmányú tintasugaras nyomtatók. A hagyományos önátírós bankbizonylat viszont csak papíradagolóval felszerelt mátrixnyomatóra készülhet.
• Az állandó nyomtatóváltás elkerülése érdekében lehetőség van minden munkahelyen beállítani, hogy melyik nyomtató van kijelölve (a hálózaton) a bankbizonylatok kinyomtatására. Ezt a Szerviz | Technikai funkciók | Rendszerinformációk menüpontban, a Gépfüggő paraméterek között, a Banki átutalás paraméterek között lehet beállítani. Tekintettel a kiskategóriás tintasugaras nyomtatók árára, gyakori használat esetén célszerű erre a célra külön egy állandó nyomtatót beállítani.
• Lézernyomtatók erre a célra korlátozottan használhatók, mert általában hibás papírméretet jeleznek a GIRO átutalási megbízásra.

6.2. Bankbizonylat nyomtatási pozíció beállítása.

• A program belecéloz a GIRO bankbizonylat rubrikáiba. Az első tényleges bankbizonylat kinyomtatása előtt pontosan be kell állítani a papír pozícióját, ill. a nyomtatás fölső és bal margóját. Ezt a Szerviz | Technikai funkciók | Rendszerinformációk menüpontban, a Gépfüggő paraméterek között, a Banki átutalás paraméterek között lehet beállítani.
• A margók szokványos mértéke: Bal margó: 350 - 550, Fölső margó: 400 - 550.
• A margókat- a bankbizonylat nyomtatóhoz hasonlóan - munkahelyenként be kell állítani, mivel a beállítás a Windows registry-ben a HKCU kulcson tárolódik..

7. Beérkező számlák rögzítése

• Az átutalási megbízások többsége egy beérkező számla alapján készül, ezért a Pénzügy | Beérkező és kimenő számlák rögzítése menüpontban be kell rögzíteni a beérkező számlákat.