A funkció a Szerviz | Főkönyvi feladás készítése menüpontból érhető el. Célja, hogy az egymástól távol eső telephelyek között off-line (nincs a számítógépek között folyamatos kapcsolat) adatkapcsolatot valósítson meg. Az adatkapcsolat alapelve, hogy a távoli adatbázis könyvelési adatainak egy szűrt részét egy hordozható (dBase, CSV, XLS, XML) formátumú adatfile-ba kell exportálni. Ennek az adatfile-nak a neve ATADAS.DBF, vagy ATADAS.CSV, ATADAS.XLS, ATADAS.XML. Ezt az adatfile-t kell eljuttatni a központi adatbázist tároló telephelyre valamilyen módszerrel. Leggyakrabban a pendrive, E-mail, FTP (számítógép tárterületéről fel és letölthető) adatkapcsolat az adatátviteli mód. A központi telephelyre beérkezett átadás file-t a Szerviz | Főkönyvi feladás fogadása funkció segítségével lehet betölteni a központi adatbázisba.
A funkció alkalmas a könyvelt cég – könyvelőiroda közötti egyirányú adatforgalomra is. Olyan telephelyek esetén, ahol kimenő számlák készítése folyik a rendszerrel, nem a teljes számla, hanem csak a számla könyvelése kerül átadásra.
A főkönyvi feladás fogadásával csak az új bizonylatok töltődnek be a központi adatbázisba, ezért a feladás elkészítése után a távoli adatbázisok már átadott tételeinek módosítását kerülni kell.
A telephelyen felvett új partnereknek csak kódja és a neve kerül feladásra a központi adatbázis felé.
Figyelem
A funkciót elindítva, a már eddig készített átadásokról jelenik meg összefoglaló információ. Az [F8-Átadás indítása] gombot megnyomva lehet újabb átadást kezdeményezni.
Főkönyvi feladás készítése
Használható funkcióbillentyűk
- F12-Rendben
A funkciógomb megnyomásával az átadásfájl elkészítése kezdeményezhető. Az átadás befejezését követően üzenet jelenik meg, mely tájékoztatást ad a fájl létrejöttéről, pontos helyéről, ill nevéről. Az átadás sikerességét célszerű ellenőrizni!
- Esc-Mégsem
Az átadás meghiúsítása.
MegjegyzésAz adatmezők értelmezése
- Időszak
A feladásban résztvevő bizonylatok időszak tól-ig intervalluma.
- Napló
A feladásban résztvevő bizonylatok naplószám tól-ig intervalluma. Olyan esetben, ha több naplóban is történik feldolgozás (pl.: telephelyi pénztár és számlázás) célszerűbb egy menetben mindkét naplót átadni a naplóintervallum megfelelő beállításával.
- Ismételt átadás
Alapesetben a paraméterként megadott napló- időszak tartomány azon bizonylatai kerülnek átadásra, melyek korábban még nem lettek átadva. Ha az átadás nem jutott el a megfelelő helyre, vagy megsérült, lehetőség van a már átadott bizonylatok ismételt feladására is. Olyan bizonylatot átadva, mely már szerepel a központi adatbázisban, sem történik baj, mert az átvételkor a központban még nem szereplő bizonylatok töltődnek be, míg a már létező bizonylatok hibalistára kerülnek
- File formátum
Négy formátumban van lehetőség adatokat átadni. Ezek: dBase3, CSV, XML, XLS.
- Átadó könyvtár
Ezzel a paraméterrel kijelölt könyvtárban (mappában) fog elhelyezkedni az átadás befejezése után az adatokat tartalmazó file. Ezt kell eljuttatni a központi telephelyre.
- Küldés közvetlenül E-mailen
A funkció lehetővé teszi az átadás fájl közvetlenül, e-mailen történő küldését.
- Pendrive-on átadva; az átadó könyvtárban található adatfile-t kell a pendrive-ra másolni, majd azt eljuttatni a központba.
- E-Mail segítségével; szintén az átadó könyvtárban található adatfile-t kell a levél mellékleteként (attachment) elküldeni.
- FTP-vel áttöltve; létre kell hozni a kapcsolatot a központi szerverrel, és az adatfile-t feltölteni a szerverre.