A SUP® Integrált Számviteli Rendszerrel lehetőség van több, egymástól független különböző gazdálkodó szervezet (cég) könyvelésére.
A programfunkció segítségével Szerviz | Könyvelt cégek menüpontban a különböző könyvelt cégek adatbázisait és azok tulajdonságait lehet nyilvántartani. Csak olyan cég adatbázisába lehet bejelentkezni a rendszerrel, ami itt nyilvántartásba van véve.
Amennyiben még egyetlen cég sem szerepel az adatbázisban, vagy a rendszerbe történő bejelentkezéskor adatbázis kapcsolódási hiba van, a bejelentkező ablakból ez a funkció közvetlenül (bármely adatbázishoz való kapcsolódás nélkül) elérhető a [Alt-Szóköz] billentyűk megnyomása után megjelenő rendszermenü segítségével.
Könyvelt cégek
A rendszer telepítése során minden cég számára biztosítunk egy üres adatbázist amit az esetleges új cégek felvételénél lehet használni amennyiben a licenc engedi. Ezt az adatbázis file-t, az új felvenni kívánt cég nevére kell átnevezni. Ezután van mód a cég tényleges rendszerbe való felvételére. A rendszer nem egy új adatbázist hoz létre, hanem az adatbázisra való hivatkozást.
Amennyiben a licenc korlát már nem engedi új cég felvételét abban az esetben a már meglévő céget kell törölni ezután az előzőekhez hasonlóan elvégezni a cég felvételét.
Megjegyzés
Használható funkcióbillentyűk
- Ins-Felvitel
A funkcióval cég felvitele kezdeményezhető. Abban az esetben van lehetőség új cég felvételére a rendszerbe, amennyiben a cég adatbázisa már létezik.
A felvitel során csak a regisztrált 'Szerver nevét' kell megadni (ahol a cég adatbázis file-ja található), valamint a cég adatbázis file fizikai nevét.
Figyelem
- Del-Törlés
Cég törlése a nyilvántartásból. Amennyiben ebben az ablakban törli, a felhasználó a céget akkor a törölt cég adatbázis file nem törlődik, csak az adatbázisra való hivatkozást törli. Ezért a későbbiekben amennyiben szükség lenne a már törölt cég adataira probléma nélkül visszatölthető, amennyiben az adatbázis verzió nem változott.
- F3-Módosítás
A nyilvántartott tulajdonságok és paraméterek módosítása.
- F5-Teszt
- Ezzel a funkcióval le lehet ellenőrizni az adatbázis elérhetőségét. A rendszer megpróbál hozzákapcsolódni a kijelölt adatbázishoz. Sikeres kapcsolódás után ellenőrzi a rendszer hogy az adatbázis-verzió megfelelő-e a rendszer számára.
- F8-Egyéb beáll.
Az egyéb beállítások funkció lehetőséget ad a cégek TIP iktatáshoz való hozzárendelésére, továbbá a cégek adatainak interneten való lekérdezhetőségére (WEB publikálás). - F9-Archív cég
Azt a könyvelendő céget melybe már könyvelési tételek nem kerülnek rögzítésre és a jövőben csak az adatok lekérdezésére van szükség, archív állapotúvá kell tenni. A SUP rendszerben tárolt archív cégek száma nem befolyásolja a licence által engedélyezett könyvelendő cégek számát.
- F10-Listázás
A könyvelt cégek listájának kinyomtatása, illetve az adatbázis verziók nyomtatására van mód.
Az adatmezők értelmezése
- Cég neve
Cég rövid megnevezése.
- Cég kódja
Cég nevéből adódó azonosító kód. Nem tartalmazhat szóközt és ékezetes karaktereket!
- Szerver - neve
A SERVERS.INI-ben regisztrált szerverek közül kell választani.
- Adatbázis (file) neve
Az adatbázis fizikai neve. Firebird estén ez egy adatbázis-file (Pl.: FB3_xxxyyy.fdb). Nem tartalmazhat szóközt és ékezetes karaktereket!
- Figyelmeztetés az adatbázis mentésére
A SUP rendszer könyvelt cég adatbázisából történő kijelentkezést követően ellenőrzi, hogy a Szerviz | Könyvelt cégek menüpontban be van-e állítva a "Figyelmeztetés az adatbázis mentésére" tulajdonság. Amennyiben be van állítva, úgy a Szerviz | Technikai funkciók | Rendszerinformációk | Mentés paraméterei ablakban beállított "Figyelmeztetés az adatbázis mentésére x naponként" funkció beállításának megfelelően a rendszer a kilépésnél figyelmeztet a mentés elvégzésének esedékességére.
Természetesen az adatbázisok mentése a figyelmeztetéstől függetlenül bármikor végrehajtható, mivel a mentésre való figyelmeztetés csak informáló jellegű a felhasználó számára.