Az építőiparban bevett szokás, hogy a megrendelő az elvégzett munka ellenértékének 5-10 %-át visszatartásként kezeli. Számos vállalkozás foglalkozik olyan tevékenységgel, ahol a jóteljesítési garancia és a garanciális visszatartás rendszeresen előforduló fogalmak a szerződésekben, valamint a számlázóprogram használata során számla kiállításakor is szükséges a használatuk.
Garanciális visszatartás
A megrendelő a teljes fizetendő összeg szerződésben meghatározott részének meghatározott ideig tartó visszatartásával szeretné saját magát bebiztosítani, hogy a megrendelt termék, vagy szolgáltatás biztosan a megfelelő minőségben készült el. Tehát a megállapodott határidő elérkezésével a garanciális visszatartás összegét is átadja a vállalkozónak, alvállalkozónak. A garanciális visszatartás a végszámlát követő időszakra terjed ki.
Jóteljesítési garancia
A vállalkozói, alvállalkozói (jellemzően építőipari kivitelezői) tevékenység végzése közben a vásárló a részteljesítések során egy a szerződésben meghatározott összeget visszatart és azt majd a teljes feladat elvégzésekor adja át a vállalkozónak. A vásárló ilyenkor szeretne biztos lenni abban, hogy miközben részteljesítésekért fizet a vállalkozónak, a megfelelő végső átadás is meg fog történni. Tehát a jóteljesítési garancia minden esetben egy, vagy több részszámlát és egy végszámlát feltételez. Valamit a végszámlával egy időben a rész számlánként visszatartott összegek is számlázásra kerülnek, vagyis megtörténik az elszámolás.
Előfordulhat, hogy egy számlán belül jóteljesítési és garanciális visszatartás is szerepel.
A visszatartással kapcsolatban a problémát az okozza, hogy a számla teljes összege nem kerül kifizetésre, tehát a folyószámla nem rendezhető ki. Ennek a problémának a megoldására a SUP® Integrált Számviteli Rendszer lehetővé teszi, hogy a normál vevőfolyószámlát és a visszatartások folyószámláját elkülönítsük egymástól. Így a vevőfolyószámla rendezhetővé válik, míg a visszatartások folyószámláin nyomon követhetők a visszatartások.
1. Visszatartás főkönyvi számok
A visszatartás könyvelése előtt a Szerviz | Paraméterek | Könyvelt cég általános adatai menüpontban szükséges az automatikus átvezetés céljából a következő beállítást elvégezni:
Beállítandó elnevezések, paraméterek:
Visszatartás főkönyvi számok
- Jóteljesítési garancia pl. : 3119
- Garanciális visszatartás pl.: 3118
2. Számlatükörben főkönyvi számok nyitása
Új főkönyvi számot rögzíteni a Vállalti törzsek | Főkönyvi számlatükör menüpontban lehetséges.
Beállítandó elnevezések, paraméterek:
- Főkönyvi szám: pl.: 3119 vagy 3118
- Megnevezés Vevői visszatartás, jótállási vagy garanciális
- Típus Könyvelési
- Folyószámla Partner
- Rendezés Igen
- Megjelölés Vevői visszatartások (építőipar)
3. Számla kiállítása
A Pénzügy | Belföldi számlák készítése menüpontban lehet a számlát kiállítani, a Kezelési útmutatóban leírtak szerint.
4. Visszatartások nyilvántartása
A Főkönyv | Főkönyvi kivonat - számlalap menüpontban a korábban beállított főkönyvi szám kartonján kimutathatóak a visszatartások. A kartonon megjelenik, hogy melyik számlához kapcsolódik a visszatartás, illetve, hogy milyen időszakban keletkezett. Valamint a Pénzügy | Partner kimutatás képernyőn látható a kiválasztott partner vevői főkönyvi számláinak nyitott tételei.
5. Visszatartások határideje
Likviditás szempontjából fontos információ a vállalkozás számára a garanciális visszatartás esedékessége. A program lehetőséget biztosít a Pénzügy | Nyitott zárt folyószámlák menüpontban a visszatartások határidő szerinti lekérdezésére. A számlán rögzített visszatartás esedékessége alapján a listán a tényleges fizetési határidő jelenik meg. Valamint a Pénzügy | Partner kimutatás képernyőn látható a kiválasztott partner vevői főkönyvi számláinak nyitott tételei.