Több telephely üzemeltetése megoldható on-line és off - line. On-line üzemeltetés esetén a felhasználók "élő" kapcsolatban vannak a hálózattal vagyis szerveren dolgoznak (egyszerre többen férnek ugyanazon adatbázishoz). Off-line üzemeltetés esetén a felhasználó nincs kapcsolatban a hálózattal, saját adatbázisban dolgozik. Ez esetben azonban a központban történik az adatok végleges feldolgozása, amely céljából a telephelyekről az adatokat át kell adni a központi adatbázisba.
1. Adatbázis létrehozása
Új adatbázis nyitás a Kezelési útmutatóban ide vonatkozó fejezetében Új cégnyitás leírtak szerint történik, azonban szem előtt kell tartani, hogy az adatbázis file nevében és a cég kódjában jelenjen meg a telephely azonosításra alkalmazott egyedi azonosító.
2. Raktárak rögzítése
A raktárak rögzítése esetén javasolt minden egyes telephelyen a többi telephely rögzítése is természetesen eltérő raktári azonosítókkal. Elkerülve az azonos raktár kódok használatát, ez megkönnyíti az ellenőrizhetőséget. Illetve megkönnyíti az egymás közti termék átadást átláthatóságát. A raktárak felvételének menete a Paraméterezés útmutató ide vonatkozó részében található meg Raktár nyitás.
3. Mozgásnemek rögzítése
A mozgásnem törzs kialakítás során arra kell figyelni, hogy minden felhasználó esetén azonos legyen. Mind a telephelyek, mind a központ esetén. Ellenkező esetben a raktár forgalmi tételek átadása a központ felé nem valósítható meg. A mozgásnemek törzs kialakítása több előzetes egyeztetést igényel, mivel ez az alapja a helyes készlet nyilvántartásnak.
Megjegyzés4. Sorszámtartományok rögzítése
Minden egyes mozgásnem egyedi sorszámtartomány használatot feltételez. A sorszámtartományok kialakításánál esetünkben szintén meg kell jelenni a telephelyek egyedi azonosítójának. Ennek javasolt módja az utótagban alkalmazott egyedi azonosító. Feladást követően a több telephelyről feladott adatok ugyanabba a mozgásnembe kerülnek, ezért fontos a telephelyenkénti azonosítás, továbbá ezzel elkerülve az azonos sorszámokat megjelenését az analitikában, könyvelésben. Illetve a központ által nyújtott adatszolgáltatásban, például Jövedéki adó bevallás, nyilvántartás. A sorszámtartományok kialakítása szorosan összefügg a mozgásnem törzs kialakításával, ezért ez is az előzetes egyeztetések eredménye.
Beállítandó elnevezések, paraméterek:
- Megnevezés: pl.: Beszerzés forintban vagy Beszerzés devizában
- Folytonosság: évfüggő, ez esetben évenként ismétlődik a sorszám kiosztás, illetve folytonos, így a sorszám kiosztás folyamatos
- Előtag: a kialakítandó sorszám első négy karaktere, célszerű a sorszámot úgy kialakítani, hogy az segítse adott bizonylat azonosítását
- Utótag: a sorszám utolsó három karaktere határozható meg (például az adott év utolsó két karaktere)
- Sorszám hossza: ez a paraméter határozza meg sorszám kiosztásnál a kiosztandó számok karakterszámát. Ezért itt figyelembe kell venni, hogy egy adott évben milyen számú könyvelési bizonylatunk lesz. Abban esetben, ha az előtag és az utótag is teljesen kitöltésre kerül a sorszám maximálisan 5 karakter lehet.
- Következő sorszám: amennyiben év közben térünk át a program használatra és folytatni kívánjuk a már megkezdett sorszám kiosztást, itt meg lehet adni a kezdő sorszámot
Figyelem5. Törzsimport
A törzsadatok bővítését, módosítását ajánlott központilag vezérelni. Új cikk, partner, ár stb. felvétele kizárólag a központban ajánlott, az adatok törzsimportálás útján kerülnek terítésre. A Törzsimport program részletes leírása a Kezelési útmutató idevonatkozó fejezetében találja meg Törzsimport található meg.