1. Költséghely típusú gyűjtőcsoport definiálása

Mivel minden tárgyi eszközt kötelezően valamilyen költséghelyhez kell hozzárendelni, ezért a kartonok rögzítése előtt meg kell határozni egy költséghely típusú gyűjtőcsoportot. A költséghely típusú gyűjtőcsoport az egyik kiemelt gyűjtő a rendszerben. A Szerviz | Paraméterek | Gyűjtő csoportok menüpontba belépve, egy költséghely típusú gyűjtőt kell felvenni.

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Csoport   0001

• Megnevezés   Ktgh

• Típus   Költséghely

2. Költséghelyek felvitele

A konkrét költséghelyek rögzítése a Vállalati törzsek | Költséghelyek menüpontban végezhető el, legalább egy költséghelyet kötelező felvenni.

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Ktgh. Kód   01

• Megnevezés   Központ

3. Eszközök főkönyvi feladását fogadó vegyes napló meghatározása

A kartonokra rögzített mozgások feladásával könyvelésre kerülnek a főkönyvi modulban, ezért meg kell határozni egy vegyes naplót ezeknek a tételeknek az alábbiak szerint:

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

Általános adatok

• Naplószám   603

• Megnevezés   Vegyes (amortizáció)

• Jelleg   Vegyes

• ÁFA elszámolás   Nem

• Könyvelési időszak   Havi könyvelés

• Bizonylatszám adás módja   Gépi sorszámozás
  Mivel ebbe a naplóba automatikusan kerülnek könyvelési bizonylatok, ezért a sorszámozását kötelezően ‘Gépi’-re kell állítani

• Sorszám tartomány  A többi modulhoz hasonlóan, ahol gépi sorszámozás van, ki kell jelölni egy sorszám tartományt, amit a Szerviz | Paraméterek | Sorszám tartományok menüpontban lehet meghatározni

4. Tárgyi eszközökkel kapcsolatos főkönyvi számok felvitele, ellenőrzése

A Vállalati törzsek | Főkönyvi számlatükör menüpontban a fel kell venni a tárgyi eszközök kezelésével kapcsolatban álló főkönyvi számokat, mivel az eszköz kartonokra rögzített mozgások automatikusan könyvelésre kerülnek a főkönyvi modulban.

A következő főkönyvi számokra van szükség

4.1. Eszköz főkönyvi számok

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Főkönyvi szám, Megnevezés 
  111 - Szellemi termékek
  131 - Gépek berendezések számítástechnikai eszközök
  132 - Gépjárművek
  141 - Irodai és egyéb berendezések felszerelések
  142 - Távközlő berendezések
  143 - Egyéb berendezések
  stb. (további tárgyi eszköz számlák)

• Típus   Könyvelési

• Folyószámla   Nincs

• Rendezés   Nem

• Megjelölés   Tárgyi eszköz | Immateriális számla

4.2. Eszköz ÉCS főkönyvi számok

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Főkönyvi szám, Megnevezés 
  119-01 - Szellemi termékek Értékcsökkenése
  139-01 - Gépek berendezések számítástechnikai eszközök Értékcsökkenése
  139-02 - Gépjárművek Értékcsökkenése
  149-01 - Irodai és egyéb berendezések felszerelések Értékcsökkenése
  149-02 - Távközlő berendezések Értékcsökkenése
  149-03 - Egyéb berendezések Értékcsökkenése
  stb. (további eszköz ÉCS számlák)

• Típus   Könyvelési

• Folyószámla   Nincs

• Rendezés   Nem

• Megjelölés   ÉCS számla (1 szlao)

4.3. ÉCS költségszámlák

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Főkönyvi szám, Megnevezés 
  571 - Terv szerinti értékcsökkenés
  572 - Terven felüli értékcsökkenés
  573 - Azonnali értékcsökkenés
  stb. (további költségszámlák)

• Típus   Könyvelési

• Folyószámla   Nincs

• Rendezés   Nem

• Megjelölés   Költség ÉCS számla (5 szlao)

4.4. Ráfordítás főkönyvi számok

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Főkönyvi szám, Megnevezés 
  861 - Értékesített tárgyi eszközök immateriális javak nytsz. értéke
  863 - Tárgyi eszköz selejtezés kivezetése
  883 - Szokásos mértéket meghaladó mértékű csökkenés (selejtezés)

• Típus   Könyvelési

• Folyószámla   Nincs

• Rendezés   Nem

• Megjelölés   <Nincs>

4.5. Beruházások főkönyvi száma

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Főkönyvi szám, Megnevezés 
  161 - Befejezetlen beruházások
  162 - Felújítások

• Típus   Könyvelési

• Folyószámla   Nincs

• Rendezés   Igen

• Megjelölés   Beruházási számla

5. Tárgyi eszközök kontírozási szabályainak felállítása

A Szerviz | Paraméterek | Kontírozási szabályok menüpontban meg kell határozni azokat a szabályokat, amelyek a tárgyi eszközök kezelésével kapcsolatosak.
A tárgyi eszközök kontírozási szabálya a tárgyi eszköz számlák és az eszköz ÉCS számlák párba állítását hivatott ellátni.
A számlatükör eszközszámláival összhangban kell létrehozni a kontírozási szabályokat.

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Szabály megnevezése  Az adott szabályra jellemző megnevezés. Általában összefüggésben van a használni kívánt árbevétel főkönyvi számmal.
  Pl.: Termék értékesítés, Szolgáltatások, Előleg

• Típus   Tárgyi eszköz

• Eszköz számla  pl.: 141 - Üzemi gépek berendezések, felszerelések

• Eszköz ÉCS számla  pl.: 1492 - Üzemi gépek berend., felsz. ÉCS

• Rendkívüli ÉCS Főkönyvi szám  Terven felüli ÉCS főkönyvi szám. Nem kötelező megadni, az üresen hagyása esetén a rendkívüli ÉCS is a normál ÉCS fők. számra lesz feladva.
  pl.: 148 – Üzemi gépek terven felüli ÉCS

 Megjegyzés

Az ’Eszköz számla’, ’Eszköz ÉCS számla’ és a ’Rendkívüli ÉCS főkönyvi szám adatok kitöltésénél a rendszer csak a számlatükör megfelelően megjelölt főkönyvi számait lehet választani!

6. Általános tárgyi eszközökkel kapcsolatos paraméterek beállítása

A Szerviz | Paraméterek | Könyvelt cég általános adatai menüpontban be kell állítani a tárgyi eszközökkel kapcsolatos paramétereket.

• Értékcsökkenési leírás időszaka  Az elszámolás időszakának beállítása: havi, negyedéves, éves, költségvetési, nincs leírás

• Minimális nettó érték  Az ennél kevesebb Nettó értéken szereplő kartonok teljes leírása nulláig (Javasolt a 0 érték)

• Utolsó értékcsökkenés dátuma  A korábbiakban már elszámolt amortizációs költség végső dátuma

• Főkönyvi feladás naplója  Vegyes amortizációs napló megadása. Pl.: 602

Értékcsökkenések megnevezései

• Számviteli   Számviteli

• Adótörvény szerinti   Adótörvény

• Egyéb 1   A kívánt szöveg, vagy üres ha nincs rá szükség

• Egyéb 2   A kívánt szöveg, vagy üres ha nincs rá szükség

7. Mozgásnemek meghatározása

A Tárgyi eszközök | Mozgásnemek menüpontban fel kell venni a tárgyi eszközök mozgásnemeit. A mozgásnemek kialakítása a számlatükörben meghatározott főkönyvi számokkal kell hogy összhangban legyen.
Jellemzően legalább a következő mozgásnemekre van szükség, de a minta alapján természetesen sokkal bővebb mozgásnem törzs is kialakítható. Egy mozgásnem csak akkor kerül feladásra a főkönyv felé, amennyiben a "Főkönyvi feladás" mező be van állítva.

7.1. Aktiválás

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Mozgáskód   100

• Mozgáskód   Aktiválás

• Főkönyvi szám   161 - Befejezetlen beruházások

• Mozgásnem jelleg   Aktiválás

7.2. Ráaktiválás - felújítás

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Mozgáskód   200

• Mozgáskód   Felújítás

• Főkönyvi szám   162 - Felújítások

• Mozgásnem jelleg   Felújítás

7.3. Terv szerinti ÉCS számítás

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Mozgáskód   300

• Mozgáskód   Terv szerint értékcsökkenés

• Főkönyvi szám   571 - Terv szerinti értékcsökkenés

• Mozgásnem jelleg   Értékcsökkenés

7.4. Azonnali ÉCS számítás

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Mozgáskód   301

• Mozgáskód   Azonnali értékcsökkenés

• Főkönyvi szám   573 - Azonnali értékcsökkenés

• Mozgásnem jelleg   Értékcsökkenés

7.5. Selejtezés

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Mozgáskód   400

• Mozgáskód   Selejtezés

• Főkönyvi szám   863 - Szokásos mértéket meghaladó csökkenés

• Mozgásnem jelleg   Selejtezés

7.6. Értékesítés

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Mozgáskód   500

• Mozgáskód   Értékesítés

• Főkönyvi szám   861 - Értékesített tárgyi eszközök immateriális javak nytsz. Értéke

• Mozgásnem jelleg   Értékesítés

8. ÉCS szabályok meghatározása

A Tárgyi eszközök | ÉCS szabályok menüpontban fel kell venni az adott cég tárgyi eszköz állományára vonatkozó értékcsökkenési szabályokat.
A következő néhány értékcsökkenési szabályt mintaként kell értelmezni.

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Écs. Kód   0001

• Megnevezés   Azonnali leírás, 33%-os leírás, stb.

• Leírási mód 
  - leírás nincs,
  - lineáris leírás,
  - degresszív leírás,
  - azonnali leírás, (kisértékű eszközök esetén használható),
  - 2 adóév alatti leírás, Használható, de ma már a törvények nem engedélyezik.

• KSH azonosító   Az ÉCS szabályhoz tartozó VTSZ/KSH azonosító. (Kartonok nyitásakor alapadatként szerepel)

• Mozgásnemek 
  Aktiválás: A Mozgásnem törzs karbantartó programban rögzített aktiválás jellegű mozgásnemek kódok közül a megfelelő.
  Értékcsökkenés: A Mozgásnem törzs karbantartó programban rögzített értékcsökkenés jellegű mozgásnemek kódok közül választható.

• Várható élettartam   Az eszköz számvitelileg elfogadott élettartama. Ha megadott éveket, akkor nem adhat meg százalékot, és viszont. Az eszköz adótörvény szerint elfogadott élettartama. Ha megadott éveket, akkor nem adhat meg százalékot, és viszont.

• Százalékok   A felajánlott százalékok módosíthatóak, az összegük 100%-nál több lehet, de kevesebb nem, pl: 33%-os kulcs esetén négy éven át 132%. Amennyiben a várható élettartalmon túl a további években is maradt nettó értéke az eszköznek (ráaktiválás miatt), akkor az utolsó évben megadott százalékot használja tovább a program.