A SUP® Integrált Számviteli Rendszer a következő év nyitását automatikusan végzi az aktuális üzleti évben bekönyvelt tételek alapján. A funkció a Főkönyv | Év zárás - nyitás menüpontból érhető el.
A következő év nyitásának lépései a következők:
1. Következő év technikai előkészítése
Elsőként a következő év technikai előkészítését kell végrehajtani. Ez a funkció olyan műveleteket hajt végre, melyek külön-külön is futtathatók lennének a megfelelő menüfunkciókat kiválasztva.
Itt a következő adatok előkészítése történik meg.
- Naptár: a következő naptári évet nyitja meg. A naptári adatok kezelése egyébként a Szerviz | Paraméterek | Naptár menüpontban érhetők el. A naptárban a hétvégék, munkaszüneti és ünnepnapok nyilvántartása történik meg.
- Üzleti év: a SUP® rendszer támogatja a naptári évtől eltérő üzleti év kezelését is, ezért a következő üzleti év számviteli és ÁFA időszakainak leosztását előre el kell végezni. Az időszakok beállításai a Szerviz | Paraméterek | Üzleti évek és időszakok menüpontban ellenőrizhetők.
- Sorszám tartomány: a gépi sorszámozású naplókhoz szükséges bizonylatszámok generálását végzi el. Célszerű olyan bizonylatszámokat használni, melyek ún. "évfüggők", tehát az üzleti év váltásával a sorszámozás újraindul. A sorszámokat javasolt ellátni évfüggő utótaggal, mely az aktuális üzleti évet is beépíti a sorszám képzése során. Pl.: 0001/10, ahol a "/10" az évfüggő utótag.
- ÁFA kódok: a SUP® rendszerben az ÁFA kódok érvényességi időtartama egy naptári év. Az évenkénti ÁFA bevallás nyomtatványok változásával évente új ÁFA kódok nyitása szükséges. Az általánosan használt ÁFA kódok a szoftverkövetés részeként automatikusan bekerülnek a rendszerbe. Itt csak azok az ÁFA kódok kerülnek átvitelre a következő évbe, amiket a felhasználók vittek fel a rendszerbe. Az adott naptári év ÁFA kódjait Szerviz | Paraméterek | ÁFA kódok menüpontban lehet megtekinteni.
- Szerződés elemek: a Szerződésnyilvántartás | Vevői szerződések nyilvántartása menüpontban rögzített szerződésekhez a következő üzleti év szerződés elemeket hozza létre.
Megjegyzés2. Könyvelés előkészítése évnyitásra
Ez a rész nem az általános könyveléstechnikai vonatkozású teendőkkel foglalkozik (pl.: átvezetési számlák ellenőrzése), hanem a SUP®rendszerrel kapcsolatos tennivalókat emeli ki.
- Befejezetlen beruházások ellenőrzése : a tárgyi eszközök modulban a még nem aktivált eszközöket fel kell venni, és elvégezni az ÉCS számítást az év végéig. Az így elszámolt ÉCS-t és egyéb tárgyi eszköz mozgásokat fel kell adni a főkönyvbe.
- Devizás pénzkészletek (pénzmozgások) értékelése : a SUP® rendszer támogatja a devizás bankszámlákon és valutapénztárakban tárolt pénzkészletek értékelését súlyozott átlag-árfolyam módszerével. Ez a funkció a Főkönyv | Deviza és valuta pénzkészletek értékelése menüpontból indítható. A készlet értékelés a könyvelési kartonokon forint értékének átszámolását végzi.
- Árfolyam különbözetek leírása : a SUP® rendszer jelenleg a partner típusú folyószámlák esetén (jellemzően: vevők, szállítók) támogatja az árfolyam-különbözetek automatikus könyvelését. A funkció a Pénzügy | Nyitott zárt folyószámlák menüpontban található. Használatához szükséges definiálni egy gépi sorszámozású ún. "Pénzügyi vegyes" naplót, melybe a rendszer automatikusan bizonylatokat generál.
- Devizás folyószámla tételek átértékelése : a SUP® rendszer szintén támogatja a partner típusú folyószámlák év végi automatikus átértékelését. A funkció a Pénzügy | Nyitott zárt folyószámlák menüpontból indítható.
- Kompenzálások végrehajtása : a SUP® rendszer támogatja vevők szállítók állományához kapcsolódó kompenzáló levél képzését, ill. az elfogadott kompenzáló levelek automatikus lekönyvelését. A funkció a Pénzügy | Kompenzálás menüpontból indítható.
- Nyitott folyószámlák kirendezése: mivel a nyitott folyószámlák tartalma teljesen tételesen kerül a következő év nyitó naplójába, ezért célszerű a folyószámlákat a "lehető legjobb állapotba hozni". Ez a gyakorlatban azt jelenti, minden folyószámlás főkönyvi számra el kell indítani az [F9-Rendez] funkciót, az aktuális főkönyvi szám minden folyószámlájára.
- Könyvelés konzisztencia vizsgálata : a Szerviz | Technikai funkciók | Adatbázis ellenőrzések menüpontban, az [F6-Minden ellenőrzés] funkcióval technikailag ellenőriztetni kell az adatbázist, és gondoskodni kell a hibák javításáról
- Elhatárolások és ÁFA átvezetések a következő évre : a meghatározott időre szóló elszámolásként számlázott (régi nevén: folyamatos teljesítés) tételek ÁFA-ját át kell könyvelni a következő üzleti évre.
- Egyéb zárlati tételek könyvelése : a SUP® rendszer zárlati tételeket nem könyvel, ezért ezeket a vegyes naplóban, vagy ez erre a célra szolgáló "záró" naplóban kell könyvelni.
Figyelem3. Előzetes nyitás
Az előzetes nyitás készítése a Főkönyv | Év zárás menüpontban az [Előzetes nyitónapló]oldalsó menüben kezdeményezhető. A funkció lényege, hogy az aktuális üzleti évből kiindulva a nyitó adatok bizonyos részeit átviszi a következő üzleti évbe. Lehetőség van pl: csak a "bank és pénztár egyenlegek" átnyitására (házi pénztár modul használata esetén szükséges), vagy a nyitott folyószámlák átnyitására (könnyebb a bankot rögzíteni).
Az előzetes nyitás a zárlati műveletek előrehaladtával többször is megismételhető.
4. Aktuális üzleti év végleges zárása
A Főkönyv | Év zárás menüpontban az [Év nyitás, tárgyév lezárása]oldalsó menüben kezdeményezhető. Lényegében hasonló, mintha az előzetes nyitásnál a "minden mérlegszámla" átnyitása módszer.
Az aktuális üzleti év tényleges lezárásához még a "Tárgyév végleges lezárása" c. jelölőnégyzetet is be kell kapcsolni.
5. Nyitó bizonylatszámok
A rendszer által létrehozott nyitó bizonylatok több csoportra bonthatók.
- Főkönyvi nyitó bizonylatok : a mérlegszámlák nyitó könyvelési bizonylatai F1, F2, F3, F4 bizonylatszámokon találhatók, számlaosztályonként. Minden főkönyvi szám nyitó egyenlege, mely nem folyószámlás, ezeken a bizonylatszámokon lesz megtalálható.
- Partner típusú folyószámlák : a partner típusú folyószámlás főkönyvi számok tételesen kerülnek átnyitásra a P3-xx és a P4-xx bizonylatszámokon. Ezért fontos, hogy a nyitott zárt folyószámlákon csak azok a tételek maradjanak nyitott állapotban, melyek valóban nem rendezhetők. Erre vonatkozóan az előző részben ismertetésre került lépéseket kell végrehajtani.
- Részletező típusú folyószámlák : a partner típusú folyószámlás főkönyvi számok folyószámlánként egy összegben ill. tételesen kerülnek átnyitásra, függően az adott főkönyvi szám "Rendezés" nevű tulajdonságától. A bizonylatszámok : R3-xx stb...
- Gyűjtők szétvezetése : csak akkor keletkeznek ilyen bizonylatok ( G1-xx ) , ha a nyitás indításakor a "gyűjtők szétvezetése" jelölőnégyzet is be volt kacsolva.
Csak speciális esetben szükséges - gyűjtők használata a mérlegszámlákon.
6. Nyitás rendezése
A SUP®rendszer által automatikusan létrehozott bizonylatok a megadott nyitó napló nyitó időszakába kerülnek. A nyitás végrehajtása után a következő üzleti évbe lépve a nyitás ellenőrizhető.
Mivel az (előzetes) évnyitás megismétlése az automatikusan generált bizonylatok törlésével és újraképzésével jár, ezért ezeken ill. ebben a naplóban semmilyen kézi könyvelés végzése nem javasolt!
A nyitó tételekhez kapcsolódó egyéb könyvelési tételeket a vegyes napló nyitó időszakába, vagy egy erre a célra létrehozott "110 - Nyitó rendező" elnevezésű (vegyes) naplóba javasolt tenni.