Az "Általános adatok" fülön kezdődik az új karton a rögzítése a fejadatok, alapadatok megadásával, az alap adatok felvitele után nem aktiválódik automatikusan az eszköz.
A nyilvántartott kartonok egy adott csoportjának kiválasztására is lehetőség van, választható nézetek: Minden eszköz, Csak a Nem aktivált, Aktivált eszközök, Immateriáli javak, Nullára leírt (selejtezhető) eszközök, Kivezetett(eladott, selejt), Raktárból átvett eszközök.
Általános adatok
Használható funkcióbillentyűk
Ins-Új karton
A funkció hatására megnyílik a kartonrögzítő képernyő. Az így felvitt karton még nincs aktiválva. (A könyvelés modul használata során a program a beruházási számlára történő könyvelés esetén is felajánlja egy új karton felvitelének lehetőségét.)
Megjegyzés- Del-Karton törlése
Teljes karton törlése kezdeményezhető ezzel a funkcióval, törölni addig lehet amíg nincs forgalom a kartonon (nincs aktiválva sem).
- F3-Módosítás
A karton fej adatainak módosítása. Nem minden karton adat módosítható. Olyan adatok változtatására, melyeket a módosítás funkció után nem lehet végrehajtani csak a karton törlésével és új karton nyitásával van lehetőség.
- F4-Keresés
Többféle szempont szerinti gyors keresés a kartonok között.
Kartonszám, Eszköz főkönyvi szám, ÉCS szabály, Költséghely, Szállító, Aktiválás dátuma, Eredeti érték, Bizonylat szám valamint Szótöredékre való keresés, Gyári számra keresés.
- F5-Aktiválás
A karton amortizáció számításának megkezdéséhez szükség van az aktiválásra, amelynek hatására a forgalomban létrejön egy tétel. Ez után adhatóak meg egyéb forgalmi tételek, valamint a fejadatok már csak részben módosíthatók.
Az aktiváláskor meg kell adni a bruttó értékeket, valamint az időszaknál régebbi tárgyi eszközök és a beruházásnál az időszakban Fejlesztési tartalék igénybevétele esetén a megfelelő ÉCS értékeket is. Továbbá lehetőség van az idegen források kezelésére (Pl.: Pályázat)
Aktiválás
- F6-Leltárszámok
Azonnal átlépés lehetősége a leltárszámok menüpontba, ezzel is gyorsítható a tárgyi eszközök kezelése.
- F-10 Lista
A karton kezeléssel kapcsolatos listákkal egy külön fejezet foglalkozik.
Megadható szűrőfeltételek
- Szótöredék
A rendszerben szokásos szótöredék szűrés, mely lehetőséget ad az eszköz adatai közötti szűrésre. - Előre definiált szűrések
A szótöredék szűrés mellett látható rádiógomb csoporttal a következő előre definiált szűrések végezhetők a karton állományon.- Minden eszköz
- Csak a NEM aktivált eszközök
- Aktív eszközök
- Immateriális javak
- Nullára leírt (selejtezhető) eszközök
- Kivezetett (eladott, selejtezett) eszközök
Az adatmezők értelmezése
- Karton száma
A kartonszámok megadására többféle konvenció képzelhető el, pl.: évenkénti folyamatos sorszám (2000/003), vagy a karton eszközszámlájának száma összekombinálva egy sorszámmal (113001), esetleg egy mindentől független folyamatos sorszám. Amennyiben az első vagy a harmadik módszer van használatban, új karton nyitásakor a 'Karton száma' adatmezőn az [F2] billentyű segítségével lekérhető a következő kartonszám.
Megnevezés
A tárgyi eszköz neve. Az [F2] billentyű segítségével a befejezetlen beruházások főkönyvi számlájáról választható az éppen aktiválni kívánt tárgyi eszköz. Célszerű a főkönyvi számláról való kiválasztás, mert a fennmaradó főkönyvi tételek így láthatóak. Az ismert adatokat feltöltésre kerülnek a kartonra: megnevezés, szállító, eredeti érték, bizonylatszám, de ezek bármikor módosíthatók. Ennek részletesebb leírása található a Befejezetlen beruházások c. részben.- Aktiválás
Az aktiválás időpontja. - Csatolt dokumentumok
Lehetőség van az eszközhöz tartozó dokumentumok csatolására.
- Költséghely
Tárgyi eszköz kartonokat kötelezően költséghelyhez kell rendelnünk. Ennek megadására lehetőség van a költséghely törzskarbantartóban.
- ÉCS szabály
A már rögzített ÉCS szabályok közül kell választani a felhasználónak.
- Kontírozási szabályok
Megadható Szerviz | Paraméterek | Kontírozási szabályok, hogy milyen főkönyvi számra kerüljön a tárgyi eszköz a főkönyvi feladás során.
- Beérkezés
A szállítólevél, vagy a beérkező számla időpontja. - Bizonylatszám
A tárgyi eszköz vételi számlájának azonosítója, vagy a beérkező számla szám, vagy a pénztár bizonylat száma. - Gyártó
A gyártó partner kódja és neve. Kitöltése nem kötelező. - Gyári szám
A tárgyi eszköz gyártási száma. Kitöltése nem kötelező. Készletből átminősítés a gyári szám alapján történik. - KSH azonosító
Az egyedi tárgyi eszközhöz és Immateriális javakhoz tartozó VTSZ azonosító.
- Szállító
A szállító partner kódja és neve. Kitöltése nem kötelező. Szállító mező kitöltésére lehetőség van a rendszerbe felvitt partnertörzsből is választani. - Eredeti mennyiség
Az aktiváláskor nyilvántartott mennyiség.
- Aktuális mennyiség
Az aktiválási mennyiség változhat a csoportosan nyilvántartott (selejtezés, ráaktiválás), ezért a lehetséges változtatások eredményének nyilvántartására szolgál.
- Eredeti érték
Az aktiváláskor nyilvántartott érték.
- Maradványérték
Nagy értékű tárgyi eszközök esetén a törvényekben előírt becsült maradványérték összegét lehet megadni, ami hatással van az értékcsökkenés számítására. - Aktuális
Tárgyi eszköz aktuális értéke.
Számviteli leírási mód szerint
- Bruttó
A Számviteli ÉCS számítás szerinti bruttó érték.
- ÉCS
Régebbi karton felvitele esetén a felviteli időszakig megtörtént Számviteli ÉCS összege nyitóadatként megadható.
- Összesen
A Számviteli ÉCS számítás szerinti nettó érték, amit a felhasználó közvetlenül nem kezelhet.
Adótörvény leírási mód szerinti
- Bruttó
Az Adótörvény szerinti számítás bruttó értéke.
- ÉCS
Régebbi karton felvitele esetén a felviteli időszakig megtörtént Adótörvény szerinti ÉCS és felhasznált Fejlesztési tartalék összege nyitóadatként megadható.
- Összesen
A Adótörvény szerinti ÉCS számítás szerinti nettó érték, amit a felhasználó közvetlenül nem kezelhet.
- Egyéb 1, Egyéb 2 leírási mód szerinti
A tárgyi eszköz modul paraméterezése szerint használható számítási módok.Megadása a számviteli szerintihez hasonlóan történik. (Amennyiben nincs beállítva, képernyőn nem jelenik meg). Például, amennyiben devizában is megkívánjuk jeleníteni a tárgyi eszköz értékét.