1. Szerződéskönyv sorszámtartományának meghatározása
A Szerviz | Paraméterek | Sorszámtartományok menüpontban meg kell határozni azt a sorszámtartományt, amely alapján az adott szerződéskönyvben nyilvántartott szerződések száma kiosztásra kerül. Szerződéskönyvenként célszerű sorszámtartományt felvenni.
Beállítandó elnevezések, paraméterek:
Megnevezés: Devizában kezelt vevői szerződések
Folytonosság: évfüggő, ez esetben évenként ismétlődik a sorszám kiosztás, illetve folytonos, így a sorszám kiosztás folyamatos.
Előtag: pl.: a kialakítandó sorszám első négy karaktere, célszerű a sorszámot úgy kialakítani, hogy az segítse adott bizonylat azonosítását.
Utótag: a sorszám utolsó három karaktere határozható meg (például adott év utolsó két számjegye).
Sorszám hossza: ez a paraméter határozza meg sorszám kiosztásnál a kiosztandó számok karakterszámát. Ezért itt figyelembe kell venni, hogy egy adott évben milyen számú könyvelési bizonylatunk lesz. Abban az esetben, ha az előtag és az utótag is teljesen kitöltésre kerül a sorszám maximálisan 5 karakter lehet.
Következő sorszám: amennyiben év közben térünk át a program használatra és folytatni kívánjuk a már megkezdett sorszám kiosztást, itt meg lehet adni a kezdő sorszámot.
Figyelem2. Szerződéskönyv megnyitása
A Szerződés nyilvántartás | Szerződéskönyvek menüpontban meg kell nyitni a szerződéseket tároló úgy nevezett szerződéskönyveket. A hasonló szabályok alapján nyilvántartott szerződések kerülnek egy szerződéskönyvbe. A szerződéskönyv hasonlóan csoportosítja a szerződéseket, mint például a főkönyvi napló a könyvelési bizonylatokat. Szerződéskönyv felvételének módja:
Beállítandó elnevezések, paraméterek:
Szerződés könyv száma a szerződéskönyv három jegyű azonosítója, a kódot célszerű összhangban tartani a számlanaplók azonosítóival.
Megnevezés szerződéskönyv megnevezése ( például devizás szerződések)
Sorszámtartomány a szerződés számok képzéséhez használandó sorszám tartomány, felvétele az előzőpontban leírtak szerint.
Forintban kötött és számlázott szerződések nyilvántartása Nem
Devizában kötött és számlázott szerződések nyilvántartása Igen
Deviza-alapú, forintban számlázott szerződések nyilvántartása Nem
Tört havi érvénybelépés megengedett Igen | Nem
Amennyiben a szerződés kelt nem a hónap első napja, akkor a szerződés felvitelekor az érvénybelépéshez a keltet másolja át (tört havi), vagy a következő hónap első napja legyen az érvénybelépés dátuma.
Kamat generálás lehetséges érték: Igen | Nem
Igen esetén az következő időszakban kimenő számlákra automatikusan generálódik késedelmi kamat tétel.
Érvényes Igen | Nem ( új szerződések felvihetők-e)
Számlanapló (Ft) üresen
Számlanapló (Dev) devizás számla naplóra a hivatkozás, az itt rögzített naplóba készülnek el a devizás számlák.
Devizanem (Dev) nem kötelező, megkötés a szerződéskönyv devizanemére - más devizanem nem megengedett vevői szerződés rögzítéskor.
Zárószöveg adott szerződéskönyvből nyomtatott minden számlán megjelenő tetszőleges szöveg
Kamat cikk késedelmi kamat kezelés engedélyezése esetén rögzíteni kell késedelmi kamat cikket az automatizmus miatt.
3. Vevői szerződések rögzítése
A Szerződés nyilvántartás | Vevői szerződések nyilvántartása menüpontban kell nyilvántartásba venni a szerződéseket. A szerződés rögzítésének részletes leírása a Kezelési útmutató Szerződés nyilvántartás c. részében található meg.