1. Számlázási alapadatok beállítása

A Szerviz | Paraméterek | Könyvelt cég általános adatai menüpontban meg kell határozni a következő adatokat, melyek a kimenő számlákon szerepelnek:
Teljes név
Adószám
Székhely cím adatok

2. Számlázási idegen nyelv beállítása

A Szerviz | Paraméterek | Könyvelt cég általános adatai | Pénzügyi paraméterek menüpontban meg kell határozni az idegen nyelvek definícióját. SUP^® rendszer egyszerre két idegen nyelvet tud kezelni, amiből a devizaszámla készítése során, a számlafej adatinál kiválasztható a használni kívánt idegen nyelv. Az idegen nyelveknél lévő választási lehetőséget a SUP.INI file-ban beállított nyelvek adják.

3. Kimenő számlák sorszám tartományának meghatározása

A Szerviz | Paraméterek | Sorszám tartományok menüpontban meg kell határozni azokat a sorszám tartományokat, melyek alapján a kimenő számlák naplói a számlaszámokat fogják képezni.

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Megnevezés   Olyan nevet érdemes kiosztani, amelyből következtetni lehet arra, hogy a sorszám tartomány milyen célt szolgál.
  Pl.: Devizás kimenőszámlák

• Kategória   Kötelezően a számlasorszám.

• Folytonosság   Célszerű évente újraindulóra (’Évfüggő’) választani.

• Előtag   Célszerű amennyiben nem csak devizás számla készül a rendszerben egy ’D’-vel jelölni a devizás számlák sorszámát.

• Utótag   Amennyiben szükség van más jelzést is adni a sorszámnak itt lehetőség van rá.

• Sorszám hossza   Összhangban kell lennie következő sorszám mezőkkel. Nem célszerű 7-8 karakternél hosszabbat megadni. Az évente megadott (újrainduló sorszám) elejébe érdemes belekombinálni az évszámot is. Pl.: 200001 (2000-ben), 210001 (2001-ben) vagy hasonló.

• Köv. sorszám   Abban az esetben ha bármiféle oka van, hogy a számozás ne 1-től kezdődjön, lehetőség van megadni a kívánt kezdő sorszámot.
  Évente újrainduló folytonosság esetén (’Évfüggő’), az [F8-Sorszámok] nyomógomb segítségével be kell állítani az induló (következő) sorszámokat minden évhez, lehetőleg 3-4 évre előre. A sorszám hosszának összhangban kell lennie a tartomány beállított hosszával.

4. Számlázáshoz szükséges főkönyvi számok meghatározása

A Vállalati törzsek | Főkönyvi számlatükör menüpontban a kimenő számlákkal kapcsolatban álló főkönyvi számokat fel kell venni. Alapvetően a következő főkönyvi számokra van szükség:

Árbevétel főkönyvi számok.

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Főkönyvi szám   94

• Megnevezés   Külföldi értékesítés árbevétele

• Típus   Könyvelési

• Rendezés   Nem

Külföldi vevők főkönyvi száma

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Főkönyvi szám   316

• Megnevezés   Külföldi követelések

• Típus   Könyvelési

• Folyószámla   Partner

• Második érték   Devizanem (a következő mező a ”Devizanem:” ezt NEM kell megadni)

• Rendezés   Igen

ÁFA főkönyvi számok

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Főkönyvi szám   4671

• Megnevezés   Fizetendő általános forgalmi adó

• Típus   Könyvelési

• Megjelölés   ÁFA gyűjtő számla

5. Könyvelési naplók beállítása

A kimenő számlák készítéséhez minimum két naplóra van szükség. - Elsőként definiálni kell egy banknaplót, amelyhez kapcsolódik a bankszámlaszám. - Majd fel kell vinni egy kimenő számla naplót, mely hivatkozik az előzőleg meghatározott banknaplóra. A számlafejben, a szállító adatai között megjelenő bankszámlaszám mezőben az így meghatározott bankszámlaszám fog megjelenni. A Vállalati törzsek | Főkönyvi naplók menüpontban lehet beállítani a szükséges paramétereket.

Banknapló

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

Általános adatok

• Naplószám   201

• Megnevezés   Bank

• Jelleg   Bank

Banknapló adatok

• Bank neve   A bankok listájából választandó

• Bankszámlaszám   Az előzőleg kiválasztott pénzintézetnél vezetett bankszámlaszám szabványos GIRO (8-8-8) formátumban

• SWIFT kód   A nemzetközi átutalási forgalomban az egyes bankokat jelöli

Kimenő számla napló

• Naplószám   402

• Megnevezés   Külföldi kimenő számlák (központ)

• Jelleg   Vevő

• ÁFA elszámolás   Igen

• Könyvelési időszak   Havi könyvelés

• Bizonylatszám adás módja   Gépi kimenő számla (Dev)

• Sorszám tartomány   Az előzőleg már meghatározott sorszám tartományt kell kiválasztani. Több számlanapló esetén javasolt több sorszámtartomány definiálása, összhangban a naplók számával.

• Főkönyvi szám   A főkönyvi szám törzsben előzőleg meghatározott ’vevő’ főkönyvi szám. Jellemző értéke ’316-Külföldi követelések’. Az elkészülő kimenő számlák ez alapján kapják meg a vevő főkönyvi számot.

Számlanapló adatok

• Banknapló hivatkozás   Vissza kell hivatkozni arra a banknaplóra, amelyik mögött levő bankszámlaszámot a kimenő számla naplóból készített számlán meg kell jeleníteni.

• Nyomtatási forma   A naplóból készülő kimenő számla nyomtatási formája.

• Példányszám   Az egy nyomtatási menetben készülő példányok száma. A4-es lapra készülő számlák esetén a kívánt példányok számát kell beírni, általában 2 vagy 3.

• Zárószöveg   Tetszőleges szöveg adható zárószövegként ami a számla alsó részén jelenik meg a nyomtatás során.

6. KSH azonosítók (SZJ,- VTSZ számok) felvitele

A Szerviz | Paraméterek | KSH azonosítók menüpontban, a cég tevékenységi körében meghatározott KSH kódokat (VTSZ, SZJ számokat) kell felvenni, és hozzá kell rendelni a KSH azonosítókhoz a megfelelő ÁFA csoportot. A jelenleg érvényben levő ÁFA kulcsok 25% - Magas ÁFA , 18% - Alacsony ÁFA. Csak a belföldi teljesítésű devizás számlák esetén van jelentősége.

7. Kontírozási szabályok meghatározása

A Szerviz | Paraméterek | Kontírozási szabályok menüpontban meg kell határozni azokat a szabályokat, hogy milyen (árbevétel) főkönyvi számra kell lekönyvelni azt a cikket, mely az itt definiált kontírozási szabályt használja.

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Szabály megnevezése   Az adott szabályra jellemző megnevezés. Általában összefüggésben van a használni kívánt árbevétel főkönyvi számmal. Pl.: Termék értékesítés, Szolgáltatások, Előleg

• Típus   Cikk

• Árbevétel számla (Exp)   pl.: 94 - Export értékesítés árbevétele

9. Cikkek, szolgáltatások felvitele

A Vállalati törzsek | Termékek - Cikkek menüpontban fel kell azokat a termékeket és szolgáltatásokat, melyek kimenő számlán szerepelhetnek.

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

• Cikkszám   Tetszőleges azonosító adat. Nem célszerű ékezetes karaktereket valamint szóköz karaktert használni!

• Megnevezés   Termék vagy szolgáltatás megnevezése. Mivel a számlakészítés közben átírható, olyan szöveget érdemes felvenni, mely a lehető legjobban hasonlít arra, amit majd a számla tételsorába várhatóan be kell írni.

• Jelleg   Szolgáltatás vagy termék

• Egységár   Jellemző egységár, nem kötelező megadni abban az esetben, ha csak a számla készítés során válik ismertté.

• Egységár (dev)   Egységár devizában

• Mennyiségi egység   Adott cikkhez kötődő mennyiségi egység. Kitöltése nem kötelező. Ha nincs megadva, akkor lesz lehetőség az ún. mennyiséghez nem kötődő szolgáltatások kezelésére.

• KSH azonosító   A cikk, szolgáltatás KSH azonosítója. Ezen keresztül sorolódik be a megfelelő ÁFA csoportba.

• Számla zárószöveg   Cikkhez rendelhető számla zárószöveg.

• Kontírozási szabály   Az előzetesen meghatározott szabály törzs megfelelő eleme. Az elkészülő kimenő számlák ez alapján kapják meg az árbevétel főkönyvi számot. (az előleget is)

 Figyelem

Az [F5] funkciógomb segítségével lehetőség van a cikktörzshöz gyűjtőket rendelni. Az itt beállított gyűjtők automatikusan megjelennek a kimenő számlára ráírt cikkeken.

10. Partnerek (vevők) felvitele

A Vállalati törzsek | Partnerek menüpontban célszerű előre felvenni legalább néhány rendszeresen használt partnert (vevőt).

Beállítandó elnevezések, paraméterek:

Általános adatok

• Rövid név, cím   A partner rövid neve, címe. A kimutatásokon, és a banki átutaláson ez jelenik meg. A kimenő számlán NEM ez íródik ki, mint vevő.

• Partner kód   Belső azonosító kód, a rövid név alapján a rendszer automatikusan osztja ki, de átírható.

Számlázási adatok

• Teljes név   A kimenő számlán ez fog megjelenni, mint vevő neve.

• Székhely adatok   A kimenő számlára kiírandó cím adatok. Hivatalosan a cég székhelyének (számlázási címének) adatai, irányítószám, város, utca sorrendben.

• Devizanem   A külföldi partnerre jellemző devizanemet lehet meghatározni.

Kimenő számla

• Fizetési mód   Az adott vevőre jellemező fizetési mód, megállapodás vagy egyéb szempont szerint.
• Határidő   Az adott vevőre jellemező fizetési határidő napokban számolva. Lehetőség van a naptári napban, valamint a munkanapban történő megadásra is, mely számítódhat a számla keltétől, vagy a teljesítés dátumától.

11. Számlázási nyomtató beállítása

Lehetőség van a kimenő számlák készítéséhez külön nyomtatót kijelölni. Ez különösen hasznos, ha a kimenő számlák leporellóra készülnek.
A Szerviz | Technikai funkciók | Rendszerinformációk menüpontban lehet kijelölni azt a nyomtatót, ahová a belföldi kimenő számlákat kell irányítani. Ezt munkahelyenként be kell állítani. Amennyiben nincs kijelölve, a számlák a Windows-ban beállított alap(értelmezett) nyomtatóra fognak készülni.